Jeugdclubsoftware voor aanmeldingen, toestemming, uitjes en verslagen voor subsidiegevers

Mythex bouwt het aanwezigheidsregister, de toestemmingsregistratie, de inschrijvingen voor uitjes en de verslagen voor subsidiegevers die een jeugdclub nodig heeft, op basis van een gewone beschrijving van je sessies. Jongeren melden zich per sessie één keer aan, ouders houden noodcontacten en toestemmingen zelf up-to-date, en het kwartaalverslag over het aantal unieke jongeren dat bereikt is, wordt een gefilterde export in plaats van een weekend met papieren lijsten.

Begin gratis met bouwen

Wat een jeugdclub van zijn software nodig heeft

Subsidie hangt af van cijfers die pijnlijk moeilijk te maken zijn. Subsidiegevers vragen om het totale aantal aanwezigheden en het aantal unieke jongeren, per leeftijdsgroep en per maand, en de enige bron is een stapel papieren aanmeldlijsten met bijnamen en onleesbaar handschrift. Toestemmingsformulieren staan in een map die een jaar verouderd is op het moment dat de minibus vertrekt voor een uitje. Vrijwilligers ruilen diensten in een groepschat en niemand merkt dat er bij de sessie geen EHBO'er is. Begeleidingsnotities en zorgen over veiligheid moeten blijven bij de paar medewerkers die ze nodig hebben. Een club heeft één dossier per jongere nodig, digitale aanmeldingen, actuele toestemming en medische gegevens per uitje, een rooster dat de verhouding controleert, en verslagen die nooit iemand individueel blootstellen.

Digitale aanmelding per sessie, geteld per leeftijdsgroep
Unieke jongeren bereikt, apart van het totale aantal bezoeken
Ouders die noodcontacten, medische notities en toestemming voor foto's bijwerken
Inschrijving voor uitjes met verse toestemming voor elk uitje
Roosters die waarschuwen bij ontbrekende EHBO'ers of een te lage verhouding volwassenen
Begeleidings- en veiligheidsnotities beperkt tot aangewezen medewerkers

Verslagen voor subsidiegevers op basis van digitale aanmeldingen

Elke aanmelding wordt geteld per sessie, leeftijdsgroep en maand. Het dashboard toont het totale aantal aanwezigheden en het aantal unieke jongeren naast elkaar, vat de resultaten samen die je bijhoudt, zoals behaalde kwalificaties of behaalde begeleidingsdoelen, en toont demografische gegevens alleen als totalen. Filter op subsidieperiode en exporteer, en het verslag waar een weekend voor nodig was, is in enkele minuten klaar.

Bouw een rapportagedashboard voor mijn jeugdclub. Toon op basis van de aanmeldingen per sessie het totale aantal aanwezigheden en het aantal unieke jongeren per sessie, leeftijdsgroep en maand, resultaten zoals behaalde begeleidingsdoelen en behaalde kwalificaties, en demografische uitsplitsingen alleen als totalen, nooit namen. Filter op datumbereik voor de rapportageperiode van elke subsidiegever en exporteer naar CSV.

Een ouderlogin voor toestemming en medische gegevens

Ouders houden noodcontacten, medische notities, dieetwensen en toestemming voor foto's zelf actueel, en elke wijziging wordt vastgelegd met wie die heeft gemaakt en wanneer. Oudere leden zien alleen de sessies en uitjes waarvoor ze zijn ingeschreven en niets over anderen. Begeleidings- en veiligheidsnotities staan in een gebied alleen voor medewerkers dat gezinnen nooit zien.

Maak een portaal voor mijn jeugdclub. Ouders loggen in om de noodcontacten, medische notities, dieetwensen en foto-toestemming van hun kind bij te werken, en elke wijziging wordt vastgelegd per gebruiker en tijd. Jongeren ouder dan 13 kunnen hun eigen sessies en uitjes zien. Bewaar begeleidings- en veiligheidsnotities in een gebied alleen voor medewerkers, beperkt tot aangewezen medewerkers.

Inschrijving voor uitjes en toernooien met de toestemming van vandaag

Elk uitje vraagt om toestemming en actuele medische informatie voor dat specifieke uitje, in plaats van te vertrouwen op het formulier van vorig jaar. De inschrijving sluit wanneer de bus vol is of wanneer de limiet voor de begeleidersverhouding is bereikt, welke van de twee eerst komt. Sporttoernooien leggen teams, spelers en de volwassene per team vast die verantwoordelijk is.

Bouw inschrijving voor uitjes en evenementen voor mijn jeugdclub. Elk uitje verzamelt ouderlijke toestemming en actuele medische informatie voor dat specifieke uitje, en sluit wanneer de capaciteit of de limiet voor de verhouding volwassenen en jongeren is bereikt. Toernooien leggen teams, spelers en de verantwoordelijke volwassene vast. Geef de uitjesleider een printbare lijst met medische notities.

Een rooster dat verhouding en EHBO controleert

Jeugdwerkers en vrijwilligers worden per sessie ingeroosterd met hun rol voor die avond. Het rooster vergelijkt de verwachte aanwezigheid met de volwassenen die dienst hebben en waarschuwt wanneer een sessie onder de vereiste verhouding zakt of geen opgeleide EHBO'er heeft. Vakantieprogramma's voegen overdagdiensten toe volgens een ander patroon.

Maak een rooster voor de jeugdwerkers en vrijwilligers van mijn jeugdclub per sessie met een rol voor elk. Waarschuw me wanneer een sessie geen opgeleide EHBO'er heeft of te weinig volwassenen voor de verwachte aanwezigheid bij een verhouding die ik instel, en voeg een apart overdagpatroon toe voor vakantieprogramma's.

Subsidiegevers, vrijwilligers en verwijzende partners op één plek

Subsidiegevers worden bijgehouden met het subsidiebedrag, wat is beloofd en elke rapportagedeadline, ingevoerd op de dag dat de subsidie wordt toegekend. Vrijwilligers hebben datums van de screening en voltooide trainingen. Scholen en andere verwijzende partners worden vastgelegd met afgesproken werkwijzen.

Bouw een CRM voor mijn jeugdclub dat subsidiegevers bijhoudt (subsidiebedrag, beloofde resultaten, rapportagedeadlines met een herinnering 30 dagen vooraf), vrijwilligers (datum en vervaldatum van de screening, voltooide training, geholpen sessies) en verwijzende partners zoals scholen.

Een website voor jongeren en ouders tegelijk

Sessies vermeld per leeftijdsgroep, met inloopavonden duidelijk aangegeven, een ouderpagina over inschrijving, toezicht en ophalen aan het eind van de avond, de aangewezen veiligheidscoördinator goed vindbaar, en vakantieprogramma's met data en de vermelding of plekken gratis of gesubsidieerd zijn.

Maak een website voor mijn jeugdclub met sessietijden per leeftijdsgroep, inloopavonden apart gemarkeerd van geboekte sessies, een ouderpagina over inschrijving, toestemming, toezicht en ophalen, de veiligheidscoördinator en hoe je een zorg meldt, en een pagina over vakantieprogramma's met data en kosten.

Kindergegevens en veiligheid

Een jeugdclub bewaart gevoelige informatie over minderjarigen: medische notities, contactgegevens van gezinnen en soms zorgen over veiligheid. Bepaal vóór het bouwen wie wat mag lezen, en zeg dat dan duidelijk in je prompt: ouders zien hun eigen kind, jongeren zien hun eigen sessies, vrijwilligers zien het register en de medische notities alleen voor die avond, en veiligheidsdossiers zijn beperkt tot de aangewezen coördinator. Vraag om wijzigingslogboeken op de toestemmings- en medische velden. Mythex maakt een app niet vanzelf conform de regels voor kindergegevens, dus controleer welke regels waar je actief bent van toepassing zijn en volg je veiligheidsbeleid.

Rollen afgesproken vóór het bouwen
Veiligheidsnotities beperkt tot aangewezen medewerkers
Foto-toestemming gecontroleerd vóór het publiceren van een afbeelding

Gesubsidieerde plekken zonder label

Uitjes en vakantiedagen bevatten vaak plekken tegen volle prijs, verminderde prijs en gratis. Leg de subsidie vast in een veld alleen voor medewerkers, factureer gezinnen alleen voor wat ze verschuldigd zijn, en rapporteer de subsidietotalen aan subsidiegevers zonder namen. Geen enkele jongere mag kunnen zien wie hulp heeft gekregen.

Een prompt om mee te beginnen

Bouw een app voor mijn jeugdclub. Jongeren melden zich aan bij elke sessie, en de app telt het totale aantal aanwezigheden en het aantal unieke jongeren per leeftijdsgroep en maand voor verslagen voor subsidiegevers. Ouders loggen in om noodcontacten, medische notities en foto-toestemming actueel te houden, uitjes vragen voor elk uitje verse toestemming, en het vrijwilligersrooster waarschuwt me wanneer een sessie geen EHBO'er heeft of te weinig volwassenen.

Veelgestelde vragen

Kunnen jongeren zich digitaal aanmelden bij sessies?

Ja. Een tablet bij de deur kan een aanmeldscherm tonen, en elke aanmelding is gekoppeld aan het dossier van de jongere. Dat maakt tellingen van unieke aanwezigheid mogelijk.

Kan het verslagen maken voor subsidiegevers?

Ja. Vraag om totalen en unieke jongeren per sessie, leeftijdsgroep en periode, plus de resultaten die je bijhoudt, geëxporteerd als CSV. Verslagen kunnen demografische gegevens als totalen zonder namen tonen.

Kunnen ouders online toestemming geven?

Ja. Ouders kunnen in een portaal toestemming vastleggen voor foto's en voor elk uitje, en elke wijziging wordt vastgelegd. Controleer je eigen veiligheidsbeleid om te zien wanneer ondertekende papieren formulieren nog nodig zijn.

Is het veilig voor kindergegevens?

Mythex geeft je logins, rollen en een echte database, en jij bepaalt wie wat ziet. Het is niet gecertificeerd voor een specifieke regeling voor kindergegevens, dus controleer de regels waar je actief bent.

Is er een gratis abonnement voor een kleine stichting?

Het gratis abonnement heeft geen creditcard nodig en geeft dagelijkse credits om te bouwen en te publiceren. Pro kost $25 per maand voor meer credits, codebewerking en een eigen domein.

Hebben we iemand nodig die kan programmeren?

Nee. Medewerkers beschrijven wat ze nodig hebben in gewone woorden en passen het aan via de chat.

Meer manieren om met AI te bouwen

Mythex · Pricing · Bouw alles met AI · Website- en app-templates · Mythex vergeleken · Woordenlijst voor apps bouwen met AI · Gratis tools voor apps bouwen met AI · English