Logiciel pour club de jeunes : émargement, consentements, sorties et bilans pour les financeurs

Mythex crée le registre de présence, les dossiers de consentement, les inscriptions aux sorties et les bilans pour financeurs dont un club de jeunes a besoin, à partir d'une description simple de vos séances. Les jeunes émargent une fois par séance, les parents tiennent eux-mêmes à jour les contacts d'urgence et les consentements, et le bilan trimestriel sur le nombre de jeunes uniques touchés devient un export filtré plutôt qu'un week-end passé sur des feuilles papier.

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Ce dont un club de jeunes a besoin de son logiciel

Le financement dépend de chiffres difficiles à produire. Les financeurs demandent le nombre total de présences et le nombre de jeunes uniques, par tranche d'âge et par mois, et la seule source est une pile de feuilles d'émargement papier avec des surnoms et une écriture illisible. Les formulaires de consentement sont dans un dossier périmé d'un an au moment où le minibus part en sortie. Les bénévoles échangent leurs créneaux dans un groupe de discussion, et personne ne remarque que la séance n'a pas de secouriste. Les notes de tutorat et les signalements de protection de l'enfance doivent rester entre les quelques personnels qui en ont besoin. Un club a besoin d'une fiche par jeune, d'émargements numériques, de consentements à jour et de données médicales pour chaque sortie, d'un planning qui vérifie les taux d'encadrement, et de bilans qui n'exposent jamais une personne en particulier.

Émargement numérique par séance, compté par tranche d'âge
Jeunes uniques touchés, distincts du total des présences
Parents qui mettent à jour les contacts d'urgence, les notes médicales et le consentement photo
Inscription aux sorties avec consentement renouvelé pour chaque déplacement
Plannings qui signalent l'absence de secouriste ou un encadrement adulte insuffisant
Notes de tutorat et de protection limitées au personnel désigné

Bilans pour financeurs à partir des émargements numériques

Chaque émargement est compté par séance, tranche d'âge et mois. Le tableau de bord présente côte à côte le total des présences et les jeunes uniques, résume les résultats que vous suivez, comme les qualifications obtenues ou les objectifs de tutorat atteints, et n'affiche la démographie que sous forme de totaux. Filtrez par période de subvention et exportez : le bilan qui prenait un week-end se fait en quelques minutes.

Créez un tableau de bord de bilan pour mon club de jeunes. À partir des émargements, affichez le total des présences et le nombre de jeunes uniques par séance, tranche d'âge et mois, les résultats comme les objectifs de tutorat atteints et les qualifications obtenues, et la répartition démographique sous forme de totaux uniquement, jamais de noms. Filtrez par période pour chaque période de bilan des financeurs et exportez en CSV.

Un espace parent pour les consentements et les données médicales

Les parents tiennent à jour les contacts d'urgence, les notes médicales, les besoins alimentaires et le consentement photo, et chaque modification est consignée avec son auteur et l'heure. Les membres de plus de 13 ans voient les séances et sorties auxquelles ils sont inscrits, et rien au sujet des autres. Les notes de tutorat et de protection se trouvent dans un espace réservé au personnel que les familles ne voient jamais.

Créez un espace pour mon club de jeunes. Les parents se connectent pour mettre à jour les contacts d'urgence, les notes médicales, les besoins alimentaires et le consentement photo de leur enfant, chaque modification étant consignée avec l'utilisateur et l'heure. Les jeunes de plus de 13 ans peuvent voir leurs propres séances et sorties. Conservez les notes de tutorat et de protection dans un espace réservé au personnel désigné.

Inscriptions aux sorties et tournois avec consentement du jour

Chaque sortie demande le consentement et les informations médicales à jour pour ce déplacement précis, plutôt que de se fier au formulaire de l'an dernier. Les inscriptions se ferment lorsque le car est plein ou lorsque le taux d'encadrement adulte est atteint, selon la première éventualité. Les tournois sportifs enregistrent les équipes, les joueurs et l'adulte responsable de chaque équipe.

Créez les inscriptions aux sorties et événements de mon club de jeunes. Chaque sortie recueille le consentement parental et les informations médicales à jour pour ce déplacement précis, et se ferme lorsque la capacité ou la limite de taux d'encadrement adulte-jeune est atteinte. Les tournois enregistrent les équipes, les joueurs et l'adulte responsable. Donnez au responsable de sortie une liste imprimable avec les notes médicales.

Un planning qui contrôle les taux d'encadrement et les secours

Les animateurs et bénévoles sont planifiés par séance avec leur rôle pour la soirée. Le planning compare la présence attendue aux adultes en service et alerte lorsqu'une séance passe sous le taux d'encadrement requis ou n'a pas de secouriste formé. Les programmes de vacances ajoutent des services en journée selon un autre modèle.

Créez un planning pour les animateurs et bénévoles de mon club de jeunes, par séance avec un rôle pour chacun. Alertez-moi lorsqu'une séance n'a pas de secouriste formé ou trop peu d'adultes pour la présence attendue, selon un taux que je fixe, et ajoutez un modèle de journée séparé pour les programmes de vacances.

Financeurs, bénévoles et partenaires orienteurs au même endroit

Les financeurs sont suivis avec le montant de la subvention, ce qui a été promis et chaque échéance de bilan, saisis le jour où la subvention est accordée. Les bénévoles ont leurs dates de contrôle d'antécédents et les formations suivies. Les écoles et autres partenaires orienteurs sont enregistrés avec les modes de travail convenus.

Créez un CRM pour mon club de jeunes suivant les financeurs (montant de la subvention, résultats promis, dates d'échéance des bilans avec rappel 30 jours avant), les bénévoles (date et échéance du contrôle d'antécédents, formations suivies, séances assurées) et les partenaires orienteurs comme les écoles.

Un site pour les jeunes et les parents à la fois

Des séances listées par tranche d'âge avec les soirées libres clairement signalées, une page pour les parents sur l'inscription, l'encadrement et la récupération en fin de soirée, le référent protection de l'enfance facile à trouver, et les programmes de vacances avec leurs dates et l'indication des places gratuites ou subventionnées.

Créez un site web pour mon club de jeunes avec les horaires des séances par tranche d'âge, les soirées libres signalées séparément des séances sur inscription, une page pour les parents sur l'inscription, le consentement, l'encadrement et la récupération, le référent protection de l'enfance et la façon de signaler une inquiétude, et une page de programme de vacances avec dates et tarifs.

Données des enfants et protection de l'enfance

Un club de jeunes détient des informations sensibles sur des mineurs : notes médicales, contacts familiaux et parfois signalements de protection. Décidez qui peut lire quoi avant de construire, puis dites-le clairement dans votre demande : les parents voient leur propre enfant, les jeunes voient leurs propres séances, les bénévoles voient l'émargement et les notes médicales de la soirée uniquement, et les dossiers de protection sont limités au référent désigné. Demandez un journal des modifications sur les champs de consentement et médicaux. Mythex ne rend pas une application conforme aux règles sur les données des enfants à lui seul ; vérifiez ce qui s'applique là où vous opérez et suivez votre politique de protection de l'enfance.

Rôles convenus avant la construction
Notes de protection limitées au personnel désigné
Consentement photo vérifié avant toute publication d'image

Places subventionnées sans étiquette

Les sorties et les journées de vacances mêlent souvent des places plein tarif, réduites et gratuites. Enregistrez la subvention dans un champ réservé au personnel, facturez aux familles uniquement ce qu'elles doivent, et communiquez aux financeurs les totaux des subventions sans noms. Aucun jeune ne doit pouvoir dire qui a bénéficié d'une aide.

Un prompt pour démarrer

Créez une application pour mon club de jeunes. Les jeunes émargent à chaque séance, et l'application compte le total des présences et les jeunes uniques par tranche d'âge et par mois pour les bilans des financeurs. Les parents se connectent pour tenir à jour les contacts d'urgence, les notes médicales et le consentement photo ; les sorties recueillent un consentement neuf pour chaque déplacement, et le planning des bénévoles m'alerte lorsqu'une séance n'a pas de secouriste ou pas assez d'adultes.

Questions

Les jeunes peuvent-ils émarger numériquement aux séances ?

Oui. Une tablette à l'entrée peut afficher un écran d'émargement, et chaque émargement est lié à la fiche du jeune. C'est ce qui rend possibles les comptes de présence uniques.

Peut-elle produire des bilans pour les financeurs ?

Oui. Demandez les totaux et les jeunes uniques par séance, tranche d'âge et période, ainsi que les résultats que vous suivez, exportés en CSV. Les bilans peuvent présenter la démographie sous forme de totaux sans noms.

Les parents peuvent-ils donner leur consentement en ligne ?

Oui. Les parents peuvent enregistrer leur consentement pour les photos et pour chaque sortie dans un espace dédié, et chaque modification est consignée. Vérifiez votre politique de protection de l'enfance pour savoir quand les formulaires papier signés sont encore nécessaires.

Est-ce sûr pour les données des enfants ?

Mythex vous donne des identifiants, des rôles et une vraie base de données, et c'est vous qui décidez qui voit quoi. Elle n'est certifiée pour aucune réglementation spécifique sur les données des enfants ; vérifiez donc les règles applicables là où vous opérez.

Y a-t-il un forfait gratuit pour une petite association ?

Le forfait Free ne demande pas de carte bancaire et donne des crédits quotidiens pour créer et publier. Pro coûte $25/month pour davantage de crédits, la modification du code et un domaine personnalisé.

Faut-il quelqu'un qui sait coder ?

Non. Le personnel décrit ce qu'il lui faut en termes simples et le modifie en discutant dans le chat.

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