Aluguer de Salas, Agenda de Atividades e Relatórios para Financiadores: Apps de Centros Comunitários Criadas com IA

A Mythex cria o software que um centro comunitário costuma remendar a partir de um formulário em papel, de um calendário partilhado e de uma folha de cálculo: um site com a agenda de atividades, aluguer de salas online com o tempo de preparação incluído, uma escala que indica o responsável pelas chaves de cada noite e os números de participação que os financiadores pedem. Descreva as salas e os programas no chat e publique quando estiver satisfeito.

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Com o que o software de um centro comunitário tem de lidar

Um centro comunitário é senhorio, sala de aula e espaço de eventos sob o mesmo teto, muitas vezes gerido por uma pequena equipa e por um grupo de voluntários em mudança. As salas são cedidas a clubes todas as semanas, a festas de aniversário aos sábados e a grupos religiosos aos domingos, cada um com uma tarifa diferente. As reservas chegam por formulário em papel na receção, por telefone e por email, e a agenda é um calendário que quatro pessoas editam. Os financiadores querem saber quantos residentes cada programa alcançou. Os voluntários precisam de saber quem abre hoje à noite. E tudo tem de funcionar para residentes que não se sentem à vontade online, o que significa texto grande, palavras simples e um número de telefone que continue a funcionar.

Aluguer de salas com tempo de preparação e de arrumação em cada reserva
Tarifas separadas para grupos comunitários, instituições de caridade e festas privadas
Reservas semanais recorrentes para clientes habituais
Uma escala com responsável pelas chaves e primeiros socorros indicados em cada sessão
Números de participação por programa para os relatórios de financiadores
Consentimentos e preferências de contacto registados por pessoa

Um site de atividades que os residentes conseguem ler

Comece pelo horário desta semana de aulas, clubes e atividades livres. Cada sala tem uma página com a lotação, fotografias da disposição, tarifas de aluguer e informação de acessibilidade: acesso sem degraus, sistema de indução auditiva, WC adaptado, estacionamento. Acrescente páginas sobre voluntariado e apoio ao centro. A equipa atualiza o horário a partir de um ecrã de administração, e não editando as páginas.

Crie um site para o nosso centro comunitário com um horário semanal de atividades que a equipa pode editar, uma página por sala com lotação, fotografias, tarifas de aluguer e informação de acessibilidade, uma página de voluntariado e um formulário de contacto. Use texto grande e legível.

Aluguer de salas online que acaba com o formulário em papel da receção

Os interessados escolhem uma sala, uma data e uma hora, e o sistema acrescenta os tempos de preparação e de arrumação para que uma festa nunca entre enquanto o grupo anterior ainda arruma as cadeiras. Os clubes regulares reservam um horário semanal uma só vez. A tarifa depende do tipo de aluguer, e os interessados aceitam as suas condições sobre horário de encerramento e ruído ao reservar.

Crie um sistema de reservas de salas para o nosso centro comunitário com 3 salas. Acrescente 15 minutos de preparação e arrumação em cada reserva, permita reservas semanais recorrentes, cobre tarifas horárias diferentes para grupos comunitários, instituições de caridade e festas privadas, e exija que os interessados aceitem as nossas condições.

Números de ocupação e participação para os relatórios dos financiadores

Veja a ocupação das salas por período do dia, a receita de aluguer dividida entre uso comunitário e privado, a participação por programa e as horas de voluntariado por mês. A maioria dos centros está cheia às noites de dias úteis e calma a meio da manhã, e o gráfico torna visível esse intervalo.

Crie um painel para o nosso centro comunitário com a ocupação por sala e por hora, a receita de aluguer dividida entre comunitário e privado, a participação por programa e por mês e as horas de voluntariado. Deixe-me filtrar por intervalo de datas e exportar para os relatórios dos financiadores.

Uma escala de equipa e voluntários com um responsável pelas chaves em cada noite

Os funcionários pagos e os voluntários estão na mesma escala, com funções como responsável pelas chaves, primeiros socorros e animador de jovens. Cada noite de aluguer mostra quem abre e quem fecha. O estado do registo criminal fica guardado para quem trabalha com jovens, e a escala avisa antes de um voluntário sem verificação válida ser colocado numa sessão de jovens.

Crie uma escala para a equipa e os voluntários do nosso centro comunitário. Cada turno precisa de um responsável pelas chaves e de um socorrista. Registe o estado do certificado de registo criminal e avise se alguém sem verificação válida for colocado num turno de um programa para jovens.

Um portal para clientes habituais e pais

Os clientes habituais entram para ver as reservas e as faturas, e carregam anualmente o seu seguro de responsabilidade civil, com um lembrete antes de caducar. Os pais veem as inscrições dos filhos no clube de jovens. Os voluntários veem os seus turnos e os registos de formação.

Crie um portal para o nosso centro comunitário onde os clientes habituais veem reservas e faturas e carregam o certificado de seguro com data de validade, e os pais veem as inscrições dos filhos no clube de jovens. Lembre-me 30 dias antes de qualquer seguro caducar.

Faturas mensais de aluguer e cauções reembolsáveis

Os clientes habituais recebem uma fatura por mês que cobre todas as suas sessões. As festas privadas pagam uma caução reembolsável que devolve após a verificação da sala. O aluguer gratuito ou com desconto para instituições parceiras também fica registado, para que possa mostrar o seu valor no relatório anual.

Crie uma app de faturação para o nosso centro comunitário: faturas mensais por cliente habitual com cada sessão listada, cauções reembolsáveis para festas privadas marcadas como devolvidas após a verificação da sala, e aluguer gratuito registado pelo seu valor normal.

Dados pessoais num centro comunitário

Os centros comunitários costumam recolher mais dados pessoais do que precisam: datas de nascimento, informações de saúde, origem étnica, moradas. Pergunte aos financiadores exatamente que números exigem e recolha apenas esses. Registe o consentimento e as preferências de contacto de cada pessoa, mantenha os registos das crianças visíveis apenas para a equipa que dirige os seus programas e decida durante quanto tempo guarda os dados depois de alguém sair. A Mythex pode criar funções de equipa e campos privados para isto. Verifique as regras locais de proteção de dados.

Recolha apenas o que os financiadores pedem
Dados das crianças visíveis apenas para a equipa do seu programa
Consentimento registado por pessoa, com a data

Da agenda em papel a uma app de reservas

Comece pelas salas e pelos clientes habituais. Introduza cada reserva semanal uma vez, ou importe a sua folha de cálculo, e o calendário preenche-se sozinho. Mantenha um número de telefone na página de reservas para os residentes que preferem ligar; a receção pode introduzir essas reservas no mesmo sistema. Ao fim de um mês, abra o gráfico de ocupação e procure as horas calmas.

Um prompt para começar

Crie uma app para o nosso centro comunitário. Residentes e grupos reservam uma das nossas 3 salas online, com 15 minutos de preparação e arrumação acrescentados, reservas semanais repetidas para os clubes e tarifas diferentes para grupos comunitários e festas privadas. Acrescente um horário público de atividades e uma página de administração onde a equipa vê todas as reservas e introduz as reservas telefónicas.

Perguntas

Os residentes podem reservar salas online sem telefonar?

Sim. Escolhem uma sala, uma data e uma hora, veem a tarifa para o seu tipo de aluguer e aceitam as suas condições. A equipa pode continuar a introduzir reservas por telefone e ao balcão no mesmo sistema, para que a agenda fique num só lugar.

Os clubes regulares podem reservar todas as semanas?

Sim. Uma reserva recorrente mantém a mesma sala e horário todas as semanas até uma data de fim. Pode saltar datas isoladas nas férias sem cancelar a série inteira.

Vai ajudar com os relatórios de subsídios?

Pode contar a participação por programa, as horas de voluntariado e a utilização das salas, e exportá-las por intervalo de datas. Recolha apenas os campos que o seu financiador pede e o relatório torna-se um filtro e uma exportação.

Os funcionários ou voluntários precisam de competências técnicas?

Não. A app constrói-se descrevendo-a em linguagem simples, e a utilização diária é clicar em formulários e listas. As alterações são feitas pedindo à Mythex no chat.

É grátis para um centro gerido por uma instituição de caridade?

O plano Free não precisa de cartão e inclui créditos diários e publicação. O Pro custa $25 por mês para domínio próprio, edição de código e mais créditos.

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