施設の貸出、イベント情報、助成金報告をAIで：コミュニティセンター向けアプリ

Mythexを使えば、コミュニティセンターが紙の申込書、共有カレンダー、スプレッドシートを組み合わせて作りがちなソフトを、ひとつにまとめられます。催し物情報のサイト、準備時間を組み込んだオンラインの施設予約、毎晩の鍵当番を示す勤務表、助成金の提出に必要な参加人数の集計です。部屋とプログラムをチャットで説明し、見た目が整ったら公開してください。

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コミュニティセンターのソフトが扱うべきこと

コミュニティセンターは、一つの建物の中で、大家、教室、イベント会場を兼ねています。運営は少人数の職員と、入れ替わりのあるボランティアが担っています。部屋は毎週クラブに貸し出され、土曜日には誕生日パーティー、日曜日には宗教団体の集まりに使われ、それぞれ料金が違います。予約は受付の紙の申込書、電話、メールで入り、予定表は四人が編集するカレンダーです。助成金の提供元は、各プログラムが何人の住民に届いたかを知りたがります。ボランティアは、今夜誰が開けて誰が閉めるかを知る必要があります。そして、これらすべてはオンラインに慣れていない住民にも使えなければなりません。大きな文字、平易な言葉、今も使える電話番号が必要です。

各予約の前後に、準備と片付けの時間を置いた施設の貸出
地域団体、慈善団体、個人のパーティーで分けた料金
定期的に借りる利用者のための毎週の繰り返し予約
毎回のセッションに鍵当番と救急対応者を決める勤務表
助成金の報告に使う、プログラムごとの参加人数
一人ひとりの同意と連絡の希望の記録

住民が読みやすい催し物情報サイト

今週の教室、クラブ、ふらっと参加できる集まりの時間割から始めましょう。各部屋のページには、定員、配置の写真、利用料金、バリアフリーの情報（段差のない入口、補聴器対応のループ、車いす対応のトイレ、駐車場）を載せます。ボランティアとセンターの支援についてのページも加えてください。時間割は、職員が管理画面から更新でき、ページを直接編集する必要がないようにします。

コミュニティセンターのウェブサイトを作ってください。職員が編集できる週間の催し物時間割、定員、写真、利用料金、バリアフリー情報を載せた部屋ごとのページ、ボランティアのページ、問い合わせフォームが必要です。文字は大きく読みやすくしてください。

受付の紙の申込みをなくすオンライン施設予約

利用者は部屋と日付と時間を選び、システムが準備と片付けの時間を自動で加えるので、前の団体が椅子を片付けている最中に次の団体が入ってくることはありません。定期的に使うクラブは、毎週の枠を一度予約するだけで済みます。料金は利用の種類によって変わり、利用者は予約時に閉館時間と騒音についての規約に同意します。

コミュニティセンターの部屋予約システムを作ってください。部屋は3つあり、各予約の前後に15分の準備と片付けの時間を加えてください。毎週の繰り返し予約を可能にし、地域団体、慈善団体、個人利用で異なる時間料金を設定し、利用者には規約への同意を求めてください。

助成金の報告に使う利用率と参加の数字

時間帯ごとの部屋の利用率、地域利用と個人利用に分けた利用料収入、プログラムごとの月別の出席者数、ボランティアの月間の活動時間を確認できます。多くのセンターは平日の夜に満員で、午前中の中ごろは静かです。その差がグラフで見えるようになります。

コミュニティセンターのダッシュボードを作ってください。部屋と時間ごとの利用率、地域利用と個人利用に分けた利用料収入、プログラムごとの月別の出席者数、ボランティアの活動時間を表示してください。日付の範囲で絞り込み、助成金の報告用に書き出せるようにしてください。

毎晩、鍵当番がいる職員とボランティアの勤務表

有給の職員とボランティアは、鍵当番、救急対応者、青少年担当などの役割を持つ一つの勤務表に入ります。夜の利用ごとに、誰が開けて誰が閉めるかが表示されます。若い人と関わる人の身元確認の状況も記録し、確認が済んでいないボランティアを青少年向けのシフトに入れようとすると、事前に警告が出るようにします。

コミュニティセンターの職員とボランティアの勤務表を作ってください。各シフトには鍵当番と救急対応者が必要です。身元確認の状況を記録し、有効な確認のない人が青少年プログラムのシフトに入れられたら警告してください。

定期利用者と保護者のためのポータル

定期的に借りる利用者はログインして、今後の予約と請求書を確認し、毎年、施設賠償責任保険の証明書をアップロードできます。期限が切れる前には、通知が届きます。保護者は子どもの青少年クラブへの登録状況を確認できます。ボランティアは自分のシフトと研修の記録を確認できます。

コミュニティセンターのポータルを作ってください。定期利用者は予約と請求書を確認でき、期限の日付つきの保険証明書をアップロードできます。保護者は子どもの青少年クラブへの登録を確認できます。保険の期限が切れる30日前には、私に通知してください。

月次の利用請求書と返金できる保証金

定期利用者には、すべての利用をまとめた請求書を月に一枚出します。個人のパーティーは返金可能な保証金を払い、部屋の確認が済んだら返金します。提携する慈善団体への無料または割引の貸出も記録し、年次報告書でその価値を示せるようにします。

コミュニティセンターの請求アプリを作ってください。定期利用者ごとに、すべての利用を載せた月次の請求書を出します。個人パーティーの返金可能な保証金は、部屋の確認後に返金済みとして印を付けられるようにし、無料の貸出は通常の価格と合わせて記録してください。

コミュニティセンターにおける個人データ

コミュニティセンターは、必要以上の個人データを集めがちです。生年月日、健康状態、民族、自宅の住所などです。助成金の提供元がどの数字を求めているのかを正確に確認し、必要なものだけを集めてください。同意と連絡の希望は一人ひとりに記録し、子どもの記録は、そのプログラムを担当する職員だけが見られるようにします。利用者が去った後にデータをどのくらいの期間保管するかも決めてください。Mythexでは、そのための職員の役割と非公開の項目を作れます。お住まいの地域のデータ保護の規則も確認してください。

助成金の提供元が求めるものだけを集める
子どもの情報は、そのプログラムの担当職員だけが見られるようにする
同意は、日付とともに一人ひとりに記録する

紙の予定表から、予約アプリへ

まずは部屋と定期利用者から始めましょう。毎週の予約は一度入力するか、スプレッドシートを取り込めば、カレンダーが自動で埋まります。電話で予約したい住民のために、予約ページには電話番号を残しておきましょう。受付のスタッフは、電話での予約も同じシステムに入力できます。一か月たったら利用率のグラフを開き、空いている時間帯を探してください。

ここから始められるプロンプト

コミュニティセンターのアプリを作ってください。住民や団体は、準備と片付けの15分を加えた3つの部屋のうち一つをオンラインで予約でき、クラブ向けの毎週の繰り返し予約と、地域利用と個人利用で異なる料金を設定します。公開の催し物時間割と、スタッフがすべての予約を見て電話の予約を入力できる管理画面を追加してください。

よくある質問

住民は電話をかけずに部屋をオンラインで予約できますか？

はい。部屋、日付、時間を選び、利用の種類に応じた料金を確認し、規約に同意します。スタッフは、電話や来館での予約も同じシステムに入力できるので、予定表は一か所にまとまります。

定期的に使うクラブは毎週予約できますか？

はい。繰り返し予約は、終了日までの各週に同じ部屋と時間を押さえます。休暇のために個別の日だけを飛ばすことができ、シリーズ全体をキャンセルする必要はありません。

助成金の報告に役立ちますか？

プログラムごとの出席者数、ボランティアの活動時間、部屋の利用状況を数えて、日付の範囲で書き出せます。助成金の提供元が求める項目だけを集めれば、報告は絞り込みと書き出しだけで済みます。

職員やボランティアに技術的な知識は必要ですか？

いいえ。アプリは平易な言葉で説明して作られ、日々の利用は、フォームや一覧をクリックするだけです。変更はチャットでMythexに依頼します。

慈善団体が運営するセンターでも無料ですか？

無料プランはカードが不要で、毎日のクレジットと公開機能が含まれます。Proは月額25ドルで、独自ドメイン、コードの編集、より多くのクレジットが加わります。

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