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Rechnungs-App für Datenanalyse-Beratungen: Meilensteine, Retainer und Bestellnummern

Eine Rechnungs-App für eine Datenanalyse-Beratung sollte so abrechnen, wie die Aufträge verkauft werden: Meilensteine aus einem Statement of Work, monatliche Retainer mit verbrauchten Tagen gegen das Kontingent und Tagessatz-Arbeiten, jeweils mit der Bestellnummer, auf die Unternehmenskunden bestehen. Mythex baut diese App aus einer Beschreibung, mit PDF-Rechnungen, Angeboten, die sich in Rechnungen umwandeln, und einer Liste überfälliger Posten.

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Für wen es gedacht ist

Kleine Analytics- und BI-Beratungen sowie unabhängige Datenberater, die es leid sind, dass Rechnungen von Kreditoren-Abteilungen großer Kunden zurückkommen, und die am Monatsende den Retainer-Verbrauch von Hand ausrechnen.

Was du bauen kannst

Kundendatensätze mit Rechtsform, Rechnungsadresse, Bestellnummer und Kostenstelle, die auf jede Rechnung übernommen werden
Meilenstein-Rechnungen mit dem Anteil des SOW, der in jeder Phase fällig ist
Retainer-Rechnungen mit den verbrauchten Tagen gegenüber dem monatlichen Kontingent
Durchlaufposten für Lizenzen oder Tools, die im Auftrag des Kunden gekauft wurden
Angebote je Phase, die nach der Unterschrift zu Meilenstein-Rechnungen werden
Eine Liste bezahlt, offen und überfällig mit dem Betrag, der diesen Monat fällig ist

Was eine Beratungsrechnung enthalten muss

Kreditoren-Abteilungen großer Unternehmen weisen Rechnungen aus kleinen Gründen zurück: die falsche Rechtsform, eine fehlende Bestellnummer, keine Kostenstelle, ein Projektname, der nicht zur Bestellung passt. Jede Ablehnung verlängert den Zahlungszyklus. Hinterlegen Sie diese Angaben einmal im Kundendatensatz, prüfen Sie sie, wenn die Bestellung ausgestellt wird, und lassen Sie jede Rechnung sie übernehmen. Ergänzen Sie die SOW-Referenz und den Meilensteinnamen, damit der Freigebende die Rechnung dem Vertrag zuordnen kann, ohne Ihnen eine E-Mail zu schreiben.

Rechtsform und Rechnungsadresse des Kunden
Bestellnummer und Kostenstelle
SOW-Referenz und Meilensteinname
Zahlungsziele wie im Vertrag vereinbart

Meilensteine, Retainer und Tagessätze an einem Ort

Aufträge folgen selten nur einem Modell. Ein Pipeline-Umbau wird vielleicht zu 30 Prozent bei Unterschrift, zu 40 Prozent bei abgeschlossenem Aufbau und zu 30 Prozent bei der Übergabe abgerechnet, danach folgt ein monatlicher Support-Retainer. Legen Sie jeden Auftrag mit seinem Abrechnungsmodell an, dann weiß die App, was als Nächstes zu berechnen ist. Bei Retainern erfassen Sie die Tage während der Arbeit, und die Rechnung zeigt verbraucht, verbleibend und eventuelle Mehrstunden zum vereinbarten Satz.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Mischen Sie Durchlaufkosten nicht in Ihre Honorarpositionen. Eine Lizenz, die für den Kunden gekauft wurde, gehört auf eine eigene Zeile, oft ohne Aufschlag, damit die Buchhaltung sie kontieren kann. Stellen Sie keine Meilenstein-Rechnung, bevor die Abnahme erfolgt ist; erfassen Sie das Abnahmedatum und hängen Sie den Nachweis an. Und lassen Sie nicht zu, dass ungenutzte Retainer-Tage übertragen werden, außer der Vertrag sieht das vor, sonst wächst das Kontingent jeden Monat unbemerkt.

Durchlaufposten als eigene Zeilen
Abnahme vor einer Meilenstein-Rechnung erfasst
Übertragungsregeln im Retainer festgelegt

Was Sie zuerst eintragen sollten

Legen Sie Ihre aktuellen Kunden mit ihren Rechnungsangaben und laufenden Bestellnummern an, dann jeden offenen Auftrag mit Abrechnungsmodell und verbleibenden Meilensteinen. Importieren Sie frühere Rechnungen aus einer Tabelle, damit die Nummerierung dort weitergeht, wo sie aufgehört hat. Nach einem Monat zeigt die Liste offener Posten, wer spät zahlt. Das ist wichtig zu wissen, bevor Sie die Bedingungen für die nächste SOW zusagen.

So funktioniert es

Beschreibe in einfachen Worten, was du willst, oder starte mit einer Vorlage unten.
Sieh zu, wie Mythex es in einer Live-Vorschau baut, mit einer echten Datenbank dahinter.
Ändere alles im Chat: Texte, Layout, Felder, Funktionen.
Veröffentliche mit einem Klick unter einer öffentlichen URL und verbinde mit Pro deine eigene Domain.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine Rechnungs-App für meine Datenanalyse-Beratung. Kunden haben Rechtsform, Rechnungsadresse, Bestellnummer, Kostenstelle und Zahlungsziele. Jeder Auftrag wird nach Meilensteinen aus einer SOW, als monatlicher Retainer mit Tageskontingent oder nach Tagessatz abgerechnet. Rechnungen übernehmen die Kundendaten automatisch, listen Durchlaufkosten getrennt auf, lassen sich als PDF exportieren und zeigen bezahlt, offen oder überfällig. Angebote je Phase werden in Meilenstein-Rechnungen umgewandelt.

Fragen

Kann die App PDF-Rechnungen erstellen?

Ja. Jede Rechnung erhält ein druckbares PDF mit Ihrem Logo, der Bestellnummer des Kunden und den Angaben zu Meilenstein oder Retainer. Sie können es herunterladen oder selbst an eine E-Mail anhängen.

Berechnet sie Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer?

Sie sagen Mythex, welche Steuersätze Sie berechnen und wann sie gelten, zum Beispiel bei Kunden in anderen Ländern, und die App fügt sie der Rechnung hinzu. Prüfen Sie die Regeln mit Ihrer Steuerberatung; Mythex entscheidet nicht, welche Steuer Sie schulden.

Kann ich die verbrauchten Retainer-Tage erfassen?

Ja. Erfassen Sie Tage bei einem Auftrag, und die Retainer-Rechnung zeigt verbrauchte, verbleibende Tage und eventuelle Mehrstunden zum Satz, den Sie festgelegt haben.

Muss ich programmieren können?

Nein. Sie beschreiben Ihre Abrechnungsmodelle, und Mythex baut die App mit einer Live-Vorschau. Ein Feld wie die Kostenstelle hinzuzufügen, ist eine Chat-Nachricht.

Was kostet es?

Sie können im Free-Tarif ohne Karte bauen und veröffentlichen, mit täglichen Credits. Pro kostet $25/month für Code-Bearbeitung, Export, GitHub, eine eigene Domain und mehr Credits.

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