Gérez votre espace de cotravail avec des apps que vous décrivez : réservation de salles, portail des membres, facturation

Mythex permet à un exploitant d'espace de cotravail de construire ses propres outils de gestion en les décrivant : un site web avec forfaits et laissez-passer journaliers, une réservation de salles de réunion avec allocations mensuelles de crédits, un portail des membres pour les factures, le courrier et les invités, un CRM de la demande jusqu'au bureau signé, et une seule facture mensuelle avec les extras. Chacun est une vraie app avec base de données, publiée à votre propre adresse.

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Ce qu'un exploitant de cotravail attend d'un logiciel

Les revenus dépendent du taux d'occupation. Vous devez savoir quels postes sont libres aujourd'hui, quels bureaux privés arrivent à échéance dans les trois prochains mois et quelles salles de réunion restent vides après quinze heures. Les membres s'attendent à réserver une salle depuis leur téléphone sans conflit avec quiconque, à voir leurs heures de salle restantes, à inscrire un invité avant son arrivée et à recevoir une seule facture claire. La réception gère les cartes d'accès, les colis et les visiteurs; le responsable de la communauté organise les événements et les présentations. Beaucoup d'espaces fonctionnent avec un calendrier partagé, un tableur de membres et un outil de facturation qui ignore les dépassements de salle. Le résultat : des salles réservées en double, des frais d'impression oubliés et des renouvellements de bureaux remarqués trop tard.

Salles réservées à l'heure, sans double réservation
Allocations d'heures de salle par forfait, avec facturation des dépassements
Comptes d'entreprise avec plusieurs membres sur une seule facture
Préinscription des invités et avis de colis
Dates de fin des bureaux privés signalées à l'avance
Taux d'occupation et utilisation des salles par heure

Réservation de salles de réunion qui suit les heures de chaque membre

Chaque salle est une ressource réservable avec capacité, équipement et plages horaires. Les membres consomment d'abord l'allocation mensuelle de leur forfait et voient le solde pendant la réservation; ensuite, les heures supplémentaires sont facturées. Les visiteurs externes paient un tarif public. Un laissez-passer journalier réserve un poste flottant pour une date. Les conflits sont impossibles, car le créneau est pris dès qu'une personne le réserve.

Construis la réservation de salles de réunion pour notre espace de cotravail. Les salles ont une capacité et des plages horaires. Chaque forfait inclut des heures de salle mensuelles; affiche le solde restant du membre lors de la réservation et facture les heures supplémentaires à un tarif fixe. Les non-membres peuvent réserver au tarif public, et les laissez-passer journaliers réservent un poste flottant pour une date.

Un portail des membres pour les petites choses du quotidien

Les membres se connectent pour voir leur forfait, leurs factures, leurs crédits de salle, les colis qui attendent à la réception et leurs demandes d'entretien ouvertes. Ils inscrivent leurs invités à l'avance pour que la réception ait une liste pour la journée et que les visiteurs soient accueillis par leur nom. Les administrateurs d'entreprise voient toutes les personnes rattachées à leur compte.

Construis un portail des membres pour un espace de cotravail. Les membres voient leur forfait, leurs factures, leurs heures de salle restantes et les colis en attente. Ils peuvent inscrire des invités pour une date et soumettre des demandes d'entretien. La réception voit les invités attendus aujourd'hui et marque les colis récupérés.

Un parcours de la demande jusqu'au bureau signé

Les pistes passent de la demande à la visite, à la journée d'essai, à l'offre et à la signature, avec la taille de l'équipe, le budget et la date d'emménagement pour chacune. Les locataires de bureaux privés ont leur date de fin de bail, si bien que les discussions de renouvellement commencent des mois à l'avance plutôt qu'à la réception de l'avis.

Construis un CRM pour un espace de cotravail. Les pistes ont une taille d'équipe, un budget, une date de début souhaitée et une source, et passent de la demande à la visite, à la journée d'essai, à l'offre et à la signature. Pour les locataires actuels de bureaux privés, affiche les dates de fin de bail dans les 120 prochains jours.

Une seule facture mensuelle avec chaque extra

L'adhésion, les heures de salle supplémentaires, l'impression et les laissez-passer journaliers pour les invités figurent sur la même facture, avec un calcul au prorata pour les débuts en milieu de mois et les changements de forfait. Les dépôts pour les bureaux privés sont enregistrés séparément et remboursés à la fin du bail.

Construis la facturation mensuelle pour un espace de cotravail. Chaque facture comprend les frais d'adhésion, les heures de salle de réunion supplémentaires, l'impression et les autres extras du mois, calculés au prorata pour les débuts en milieu de mois ou les changements de forfait. Suis séparément les dépôts pour les bureaux privés et affiche les factures impayées.

Un site qui montre l'espace quand il est achalandé

Comparez les forfaits côte à côte, montrez de vraies photos à différents moments de la journée, listez les commodités comme les cabines téléphoniques, les casiers, le stationnement et la politique sur les animaux, et offrez une réservation de visite ainsi qu'une journée d'essai gratuite.

Construis un site web pour notre espace de cotravail avec un tableau comparatif des forfaits (poste flottant, poste attitré, bureau privé), une galerie de photos, les commodités, une carte de l'emplacement, et des formulaires pour réserver une visite ou une journée d'essai gratuite.

Taux d'occupation et utilisation des salles en un coup d'œil

Le taux d'occupation des postes et des bureaux dans le temps, l'utilisation des salles de réunion par salle et par heure, les revenus par forfait et par extra, et les bureaux qui arrivent à renouvellement. Si les salles sont pleines à dix heures et vides après quinze heures, vous avez les chiffres pour essayer une tarification hors pointe.

Construis un tableau de bord pour un espace de cotravail qui affiche le taux d'occupation des postes et des bureaux par semaine, l'utilisation des salles de réunion par salle et par heure, les revenus par forfait et par extra, et les baux de bureaux privés qui arrivent bientôt à échéance.

D'un calendrier partagé à un système de réservation

La plupart des conflits de salles viennent d'un calendrier partagé que tout le monde peut modifier et que personne ne possède. Commencez par lister vos salles, leur capacité et leurs heures d'ouverture, puis vos forfaits et les heures de salle que chacun inclut. Importez les membres à partir de votre tableur avec leur forfait et leur entreprise. Une fois que les réservations et les allocations sont dans une même base de données, la facture peut lire les dépassements directement, au lieu que quelqu'un les compte à la fin du mois.

Salles, capacités et heures d'ouverture
Forfaits avec heures de salle incluses et prix
Membres et entreprises importés à partir d'un CSV

Cartes d'accès, clés et fournitures de cuisine

Consignez chaque carte d'accès et chaque clé avec le membre qui les détient, pour que les personnes qui partent rendent les bons objets, et qu'une carte perdue puisse être retrouvée et désactivée rapidement. La même app d'inventaire peut contenir le café, les collations et les fournitures de cuisine avec seuils de réapprovisionnement, ainsi que le mobilier par salle pour quand un bureau est réaménagé.

Une consigne pour commencer

Construis une app de gestion pour un espace de cotravail. Les membres appartiennent à des entreprises et ont un forfait (poste flottant, poste attitré ou bureau privé) avec des heures de salle de réunion mensuelles incluses. Les membres réservent des salles à l'heure sans conflit, voient leurs heures restantes et inscrivent leurs invités; la réception voit les invités et les colis du jour. Génère une facture mensuelle par entreprise avec l'adhésion, les heures de salle supplémentaires et l'impression, et affiche les baux de bureaux privés qui arrivent à échéance dans les 120 prochains jours.

Questions

Les membres peuvent-ils réserver des salles de réunion depuis leur téléphone?

Oui. Les pages de réservation fonctionnent dans le navigateur de n'importe quel téléphone. Avec Pro, vous pouvez aussi transformer l'app en applis Android et iPhone qui ouvrent votre application publiée.

Peut-on empêcher les doubles réservations?

Oui. Chaque créneau de salle est enregistré dans la base de données au moment où il est réservé, si bien qu'un deuxième membre ne peut pas prendre la même salle à la même heure.

Puis-je vendre des laissez-passer journaliers?

Oui. Un laissez-passer journalier peut réserver un poste flottant pour une date et recueillir les coordonnées du visiteur. Les paiements par carte exigent un compte de fournisseur de paiement à vous, connecté en le demandant dans le clavardage.

Une entreprise peut-elle avoir plusieurs membres sur une seule facture?

Oui. Demandez des comptes d'entreprise : Mythex regroupe les membres sous une entreprise, ajoute leur utilisation à une seule facture mensuelle, et permet à un administrateur d'entreprise de voir toute l'équipe.

Dois-je savoir coder?

Non. Vous décrivez votre espace et vos forfaits en langage courant, et Mythex construit l'app avec un aperçu en direct. Vous la modifiez en clavardant.

Est-ce gratuit?

Le plan Free ne demande pas de carte de crédit et inclut des crédits quotidiens et la publication. Pro coûte 25 $ US par mois et ajoute l'édition de code, l'exportation, GitHub, des domaines personnalisés et des recharges de crédits.

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