Gestisci il tuo coworking con app che descrivi: prenotazione sale, portale soci, fatturazione

Mythex permette a un gestore di coworking di costruire i propri strumenti di gestione descrivendoli: un sito con piani e pass giornalieri, prenotazione delle sale riunioni con crediti mensili, un portale soci per fatture, posta e ospiti, un CRM dalla richiesta fino all'ufficio firmato, e un'unica fattura mensile con gli extra. Ognuno è un'app reale con un database, pubblicata su un URL tuo.

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Di che cosa ha bisogno un gestore di coworking dal software

Il ricavo dipende dall'occupazione. Devi sapere quali postazioni sono libere oggi, quali uffici privati scadono nei prossimi tre mesi e quali sale riunioni restano vuote dopo le tre del pomeriggio. I soci si aspettano di prenotare una sala dal telefono senza sovrapposizioni, di vedere le ore di sala che restano, di registrare un ospite prima che arrivi e di ricevere un'unica fattura chiara. La reception gestisce badge, pacchi e visitatori; il community manager organizza eventi e presentazioni. Molti spazi lavorano con un calendario condiviso, un foglio di calcolo dei soci e uno strumento di fatturazione che non sa nulla dello sforamento delle ore di sala. Il risultato sono sale prenotate due volte, addebiti per le stampe dimenticati e rinnovi degli uffici scoperti troppo tardi.

Sale prenotate a ore senza doppie prenotazioni
Ore di sala incluse per piano, con lo sforamento fatturato
Account aziendali con più soci sotto un'unica fattura
Registrazione preventiva degli ospiti e notifiche dei pacchi
Date di scadenza degli uffici privati segnalate in anticipo
Occupazione e uso delle sale per ora

Prenotazione delle sale che tiene traccia delle ore di ogni socio

Ogni sala è una risorsa prenotabile con capienza, attrezzature e slot orari. I soci consumano per primo il monte ore mensile del loro piano e ne vedono il saldo mentre prenotano; poi le ore extra vengono addebitate. Gli ospiti esterni pagano una tariffa pubblica. Un pass giornaliero riserva una postazione flessibile per una data. Le sovrapposizioni sono impossibili perché lo slot viene occupato nel momento stesso in cui qualcuno prenota.

Crea la prenotazione delle sale riunioni per il nostro coworking. Le sale hanno capienza e slot orari. Ogni piano di abbonamento include ore di sala mensili; mostra il saldo residuo del socio al momento della prenotazione e addebita le ore extra a una tariffa fissa. I non soci possono prenotare a una tariffa pubblica, e i pass giornalieri riservano una postazione flessibile per una data.

Un portale soci per le piccole cose di ogni giorno

I soci accedono per vedere il proprio piano, le fatture, i crediti sale, i pacchi in attesa alla reception e le richieste di manutenzione aperte. Registrano gli ospiti in anticipo così la reception ha un elenco per la giornata e i visitatori vengono accolti per nome. Gli amministratori aziendali vedono tutti quelli del proprio account.

Crea un portale soci per un coworking. I soci vedono il proprio piano, le fatture, le ore sala rimaste e i pacchi in attesa. Possono registrare ospiti per una data e inviare richieste di manutenzione. La reception vede gli ospiti attesi per oggi e segna i pacchi ritirati.

Una pipeline dalla richiesta all'ufficio firmato

I contatti passano da richiesta, visita, giornata di prova, offerta e firmato, con la dimensione del team, il budget e la data di ingresso annotati su ciascuno. Gli inquilini degli uffici privati hanno la data di fine del contratto, così le trattative di rinnovo iniziano mesi prima e non quando arriva la disdetta.

Crea un CRM per un coworking. I contatti hanno dimensione del team, budget, data di inizio desiderata e fonte, e passano da richiesta, visita, giornata di prova, offerta e firmato. Per gli inquilini degli uffici privati attuali, mostra le date di fine contratto nei prossimi 120 giorni.

Un'unica fattura mensile con ogni extra

Abbonamento, ore extra di sala, stampe e pass giornalieri per gli ospiti vanno sulla stessa fattura, con il calcolo proporzionale per gli ingressi a metà mese e i cambi di piano. I depositi degli uffici privati vengono registrati separatamente e restituiti alla fine del contratto.

Crea la fatturazione mensile per un coworking. Ogni fattura include la quota di abbonamento, le ore extra di sala, le stampe e gli altri extra del mese, calcolati in proporzione per gli ingressi a metà mese o i cambi di piano. Tieni traccia separatamente i depositi degli uffici privati ed elenca le fatture non pagate.

Un sito che mostra lo spazio quando è pieno di gente

Confronta i piani affiancati, mostra foto reali a diverse ore del giorno, elenca i servizi come cabine telefoniche, armadietti, parcheggio e la politica sugli animali, e offri la prenotazione di una visita e una giornata di prova gratuita.

Crea un sito web per il nostro coworking con una tabella di confronto dei piani (postazione flessibile, postazione fissa, ufficio privato), una galleria di foto, i servizi, una mappa della posizione e moduli per prenotare una visita o una giornata di prova gratuita.

Occupazione e uso delle sale a colpo d'occhio

Occupazione delle postazioni e degli uffici nel tempo, uso delle sale per sala e per ora, ricavi per piano e per extra, e gli uffici in scadenza di rinnovo. Se le sale sono piene alle dieci e vuote dopo le tre, hai i numeri per provare una tariffa per le ore di minor affluenza.

Crea una dashboard per un coworking che mostri l'occupazione di postazioni e uffici per settimana, l'utilizzo delle sale riunioni per sala e ora del giorno, i ricavi per piano e per extra, e i contratti degli uffici privati in scadenza a breve.

Dal calendario condiviso al sistema di prenotazione

La maggior parte delle sovrapposizioni nelle sale nasce da un calendario condiviso che chiunque può modificare e nessuno possiede. Inizia elencando le sale, la loro capienza e gli orari di apertura, poi i piani e le ore di sala incluse in ciascuno. Importa i soci dal foglio di calcolo con il loro piano e la loro azienda. Quando prenotazioni e monte ore vivono in un unico database, la fattura può leggere lo sforamento direttamente da lì invece che contare le registrazioni a fine mese.

Sale, capienze e orari di apertura
Piani con le ore di sala incluse e i prezzi
Soci e aziende importati da CSV

Tessere di accesso, chiavi e scorte della cucina

Registra ogni tessera d'accesso e ogni chiave insieme al socio che la possiede, così chi se ne va restituisce le cose giuste e una tessera smarrita si può trovare e disattivare in fretta. La stessa app di inventario può contenere caffè, snack e forniture della cucina con i livelli di riordino, e l'arredamento per sala quando un ufficio viene riconfigurato.

Un prompt da cui partire

Crea un'app di gestione per un coworking. I soci appartengono a un'azienda e hanno un piano (postazione flessibile, postazione fissa o ufficio privato) con le ore di sala mensili incluse. I soci prenotano le sale a ore senza sovrapposizioni, vedono le ore rimaste e registrano gli ospiti; la reception vede gli ospiti e i pacchi di oggi. Genera una fattura mensile per azienda con abbonamento, ore extra di sala e stampe, e mostra gli uffici privati con contratto in scadenza nei prossimi 120 giorni.

Domande

I soci possono prenotare le sale riunioni dal telefono?

Sì. Le pagine di prenotazione funzionano in qualsiasi browser del telefono. Con Pro puoi anche trasformare l'app in app per Android e iPhone che aprono la tua app pubblicata.

Può impedire le doppie prenotazioni?

Sì. Ogni slot di sala viene salvato nel database nel momento in cui viene prenotato, quindi un altro socio non può prendere la stessa sala nella stessa ora.

Posso vendere pass giornalieri?

Sì. Un pass giornaliero può riservare una postazione flessibile per una data e raccogliere i dati del visitatore. Accettare pagamenti con carta richiede un account presso un fornitore di pagamenti tuo, da collegare chiedendolo in chat.

Un'azienda può avere più soci su un'unica fattura?

Sì. Chiedi account aziendali e Mythex raggruppa i soci sotto un'azienda, somma i loro consumi in un'unica fattura mensile e permette all'amministratore aziendale di vedere l'intero team.

Devo saper programmare?

No. Descrivi il tuo spazio e i tuoi piani con parole semplici e Mythex costruisce l'app con un'anteprima in tempo reale. La modifichi in chat.

È gratuito?

Il piano Free non richiede carta di credito e include crediti giornalieri e la pubblicazione. Pro costa $25/mese e aggiunge la modifica del codice, l'esportazione, GitHub, i domini personalizzati e le ricariche di crediti.

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