AIで作るコワーキングスペースの運営ソフト：会議室予約、会員ポータル、請求

Mythexを使えば、コワーキングの運営者は、説明するだけで独自の管理ツールを作成できます。料金プランとデイパスのあるウェブサイト、月ごとの利用時間枠がある会議室予約、請求書や郵便物、ゲストを確認できる会員ポータル、問い合わせから契約までの顧客管理、そして追加料金を含む1件の月次請求書です。どれも実際のデータベースを持つアプリで、ご自身のURLで公開されます。

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コワーキング運営者に必要なソフトウェア

売上は稼働率で決まります。今日どのデスクが空いているか、どの個室オフィスが3か月以内に契約終了を迎えるか、午後3時以降にどの会議室が空いているかを把握する必要があります。会員は、スマートフォンから会議室を予約し、ほかの人と重ならずに残りの利用時間を確認し、到着前にゲストを登録して、わかりやすい1枚の請求書を受け取りたいと考えています。受付は入館カード、荷物、来訪者を扱い、コミュニティマネージャーはイベントや紹介を担当します。多くの施設は、共有カレンダー、会員のスプレッドシート、会議室の超過利用を理解していない請求ツールで回しています。その結果、会議室のダブルブッキング、印刷料金の請求漏れ、オフィスの更新に気づくのが遅れるといったことが起こります。

会議室は時間単位で予約し、重複予約は起きない
プランごとの会議室利用時間の枠。超過分は請求する
1つの請求書にまとめられる、複数の会員を持つ法人アカウント
ゲストの事前登録と、荷物の到着通知
個室オフィスの契約終了日を早めに把握する
時間帯ごとの稼働率と会議室の利用状況

会員の利用時間を管理する会議室予約

各会議室は、定員、設備、時間単位の枠を持つ予約可能なリソースです。会員はプランに含まれる月間の時間を先に使い、予約時に残りの時間を確認できます。その後は超過分が請求されます。外部のゲストは一般料金で予約できます。デイパスは、日付を指定してフリーデスクを確保します。枠は予約された瞬間に埋まるため、重複予約は起こりません。

コワーキングスペースの会議室予約を作成してください。会議室には定員と時間単位の枠を設定します。各会員プランには月ごとの会議室利用時間を含め、予約時には会員の残り時間を表示し、超過時間は決まった料金で請求してください。会員以外は一般料金で予約でき、デイパスは日付を指定してフリーデスクを確保してください。

日々の小さな用事をまとめる会員ポータル

会員はログインして、プラン、請求書、残りの会議室利用時間、受付で預かっている荷物、未処理の修理依頼を確認できます。ゲストは事前に登録できるため、受付には当日の来訪者の一覧があり、来訪者は名前で迎えられます。法人の管理者は、自社のアカウントに紐づくすべての会員を確認できます。

コワーキングスペースの会員ポータルを作成してください。会員はプラン、請求書、残りの会議室利用時間、預かっている荷物を確認できるようにしてください。ゲストを日付指定で登録でき、設備の修理依頼を提出できるようにしてください。受付は本日来館予定のゲストを確認し、荷物の受け取りを記録できるようにしてください。

見学から契約までのパイプライン

見込み客は、問い合わせ、見学、体験利用、提示、契約と段階を進み、各段階で人数、予算、入居希望日を記録します。個室オフィスの入居者には契約終了日を記録するため、更新の話し合いは、解約の通知が届くずっと前の数か月前から始められます。

コワーキングスペース向けのCRMを作成してください。見込み客にはチーム人数、予算、希望の開始日、経路を登録し、問い合わせ、見学、体験利用、提示、契約の段階で管理してください。現在の個室オフィス入居者については、今後120日以内に契約が終了するものを表示してください。

追加料金をすべて含む1枚の月次請求書

会費、会議室の追加利用時間、印刷、デイパスのゲスト料金は、同じ請求書にまとめられ、月半ばの入居やプラン変更には日割りを適用します。個室オフィスの保証金は別に記録し、契約終了時に返還します。

コワーキングスペースの月次請求を作成してください。各請求書には会費、その月の会議室の追加利用時間、印刷やその他の追加料金を含め、月半ばの入居やプラン変更は日割りにしてください。個室オフィスの保証金は別に管理し、未払いの請求書を一覧にしてください。

混雑時の様子が伝わるウェブサイト

プランを並べて比較し、時間帯ごとの実際の写真を見せ、電話ブース、ロッカー、駐車場、ペットの方針などの設備を掲載します。見学の予約や、無料の体験利用の申し込みも受け付けます。

コワーキングスペースのウェブサイトを作成してください。プランの比較表（フリーデスク、固定デスク、個室オフィス）、写真ギャラリー、設備、所在地の地図、見学や無料体験利用を申し込むフォームを含めてください。

稼働率と会議室の利用状況がひと目で分かる

デスクと個室オフィスの稼働率の推移、会議室ごと・時間帯ごとの利用状況、プランと追加料金ごとの売上、間もなく更新を迎える個室オフィスを確認できます。午前10時には満室で午後3時以降は空いているなら、ピーク外の料金を試す根拠になります。

コワーキングスペースのダッシュボードを作成してください。デスクと個室オフィスの稼働率を週ごとに表示し、会議室の利用率を部屋ごと・時間帯ごとに、プランと追加料金ごとの売上を表示し、間もなく契約が終了する個室オフィスを表示してください。

共有カレンダーから予約システムへ

会議室の予約の重なりの多くは、誰でも編集できて誰も管理していない共有カレンダーから起こります。まず、会議室、定員、営業時間の一覧を作り、次にプランと、各プランに含まれる会議室の利用時間を整理してください。会員はプランと会社名つきでスプレッドシートから取り込みます。予約と利用枠が1つのデータベースにそろえば、請求書は超過分をそこから直接読み取れるため、月末に誰かが利用回数を数える必要はありません。

会議室、定員、営業時間
プラン、含まれる会議室の利用時間、料金
会員と会社をCSVから取り込む

入館カード、鍵、キッチンの備品

入館カードと鍵は、それを持つ会員ごとに記録し、退会者が正しく返却するようにし、紛失したカードも見つけて速やかに無効化できるようにします。同じ在庫アプリで、コーヒー、スナック、キッチン用品を発注点つきで管理でき、オフィスの模様替えに備えて部屋ごとの家具も管理できます。

ここから始められるプロンプト

コワーキングスペースの管理アプリを作成してください。会員は会社に所属し、プラン（フリーデスク、固定デスク、個室オフィス）と毎月の会議室の利用時間を持ちます。会員は会議室を時間単位で重複なく予約し、残りの時間を確認し、ゲストを登録できるようにしてください。受付は当日のゲストと荷物を確認できるようにしてください。会社ごとに、会費、会議室の追加利用時間、印刷料金を含む月次請求書を1枚作成し、今後120日以内に契約が終了する個室オフィスを表示してください。

よくある質問

会員はスマートフォンから会議室を予約できますか？

はい。予約ページは携帯ブラウザのどれでも動作します。Proでは、公開したアプリを開くAndroidとiPhoneのアプリにもできます。

重複予約を防げますか？

はい。各会議室の枠は予約された時点でデータベースに保存されるため、別の会員が同じ時間に同じ部屋を取ることはできません。

デイパスを販売できますか？

はい。デイパスは日付を指定してフリーデスクを確保し、来訪者の情報を登録できます。カード決済には、ご自身の決済サービスのアカウントが必要です。チャットで依頼して接続してください。

1つの会社の複数の会員を1枚の請求書にまとめられますか？

はい。法人アカウントを依頼すると、Mythexが会員を会社ごとにまとめ、利用料を1枚の月次請求書に加算し、会社の管理者がチーム全体を確認できるようにします。

コーディングの知識は必要ですか？

いいえ。スペースとプランを普段の言葉で説明すると、Mythexがプレビュー付きでアプリを作成します。変更もチャットで依頼できます。

無料で使えますか？

無料プランはクレジットカード不要で、1日のクレジットと公開機能が含まれます。Proは月額$25で、コードの編集、エクスポート、GitHub、独自ドメイン、クレジットの追加購入が利用できます。

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