Gérez votre espace de coworking avec des applications que vous décrivez : réservation de salles, espace membres, facturation

Mythex permet à l'exploitant d'un espace de coworking de créer ses propres outils de gestion en les décrivant : un site avec forfaits et passes journée, une réservation de salles de réunion avec quotas mensuels d'heures, un espace membres pour les factures, le courrier et les invités, un CRM de la demande jusqu'à la signature d'un bureau, et une facture mensuelle unique avec les extras. Chacun est une vraie application avec sa base de données, publiée à votre propre adresse.

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Ce dont un exploitant de coworking a besoin en matière de logiciel

Le chiffre d'affaires dépend du taux d'occupation. Vous devez savoir quels postes sont libres aujourd'hui, quels bureaux privés arrivent à échéance dans les trois prochains mois et quelles salles de réunion restent vides après quinze heures. Les membres attendent de réserver une salle depuis leur téléphone sans conflit, de voir leurs heures de salle restantes, d'enregistrer un invité avant son arrivée et de recevoir une facture claire. L'accueil gère les badges d'accès, les colis et les visiteurs ; le responsable de la communauté organise les événements et les mises en relation. Beaucoup d'espaces fonctionnent avec un agenda partagé, un tableur de membres et un outil de facturation qui ignore les dépassements de salle. Le résultat : des salles réservées en double, des frais d'impression oubliés et des renouvellements de bureaux remarqués trop tard.

Salles réservées à l'heure, sans double réservation
Quotas d'heures de salle par forfait, avec facturation des dépassements
Comptes entreprise avec plusieurs membres sur une même facture
Pré-enregistrement des invités et notifications de colis
Dates de fin de bail des bureaux privés signalées à l'avance
Taux d'occupation et utilisation des salles par heure

Réservation de salles de réunion qui suit les heures de chaque membre

Chaque salle est une ressource réservable avec sa capacité, son équipement et ses créneaux horaires. Les membres consomment d'abord le quota mensuel de leur forfait et voient le solde pendant leur réservation ; au-delà, les heures supplémentaires sont facturées. Les visiteurs externes paient un tarif public. Un passe journée réserve un poste en flex pour une date donnée. Les conflits sont impossibles, car le créneau est bloqué dès qu'une personne le réserve.

Créez la réservation de salles de réunion pour notre espace de coworking. Les salles ont une capacité et des créneaux horaires. Chaque forfait inclut des heures de salle mensuelles ; affichez le solde restant du membre lors de la réservation et facturez les heures supplémentaires à un tarif fixe. Les non-membres peuvent réserver au tarif public, et les passes journée réservent un poste flex pour une date.

Un espace membres pour les petites choses du quotidien

Les membres se connectent pour voir leur forfait, leurs factures, leurs crédits de salle, les colis en attente à l'accueil et leurs demandes de maintenance en cours. Ils enregistrent leurs invités à l'avance pour que l'accueil dispose d'une liste pour la journée et que les visiteurs soient accueillis par leur nom. Les administrateurs d'entreprise voient tous les membres rattachés à leur compte.

Créez un espace membres pour un espace de coworking. Les membres voient leur forfait, leurs factures, leurs heures de salle restantes et les colis en attente. Ils peuvent enregistrer des invités pour une date et envoyer des demandes de maintenance. L'accueil voit les invités attendus du jour et marque les colis comme récupérés.

Un parcours de la demande jusqu'à la signature d'un bureau

Les prospects passent de la demande à la visite, puis à la journée d'essai, à l'offre et à la signature, avec la taille de l'équipe, le budget et la date d'entrée sur chaque fiche. Les locataires de bureaux privés ont leur date de fin de bail, si bien que les discussions de renouvellement commencent des mois à l'avance et non à réception du congé.

Créez un CRM pour un espace de coworking. Les prospects ont une taille d'équipe, un budget, une date de début souhaitée et une source, et passent de la demande à la visite, à la journée d'essai, à l'offre et à la signature. Pour les locataires de bureaux privés actuels, affichez les dates de fin de bail dans les 120 prochains jours.

Une seule facture mensuelle avec tous les extras

L'adhésion, les heures supplémentaires de salle, l'impression et les passes journée pour les invités figurent sur la même facture, avec un calcul au prorata pour les entrées en cours de mois et les changements de forfait. Les dépôts de garantie des bureaux privés sont enregistrés séparément et restitués à la fin du bail.

Créez la facturation mensuelle pour un espace de coworking. Chaque facture comprend les frais d'adhésion, les heures supplémentaires de salle, l'impression et les autres extras du mois, calculés au prorata pour les entrées en cours de mois ou les changements de forfait. Suivez séparément les dépôts de garantie des bureaux privés et listez les factures impayées.

Un site qui montre l'espace quand il est animé

Comparez les forfaits côte à côte, montrez de vraies photos à différents moments de la journée, listez les services comme les cabines téléphoniques, les casiers, le parking et la politique concernant les animaux, et proposez la réservation d'une visite et une journée d'essai gratuite.

Créez un site pour notre espace de coworking avec un tableau comparatif des forfaits (poste flex, poste fixe, bureau privé), une galerie photo, les services, une carte d'accès et des formulaires pour réserver une visite ou une journée d'essai gratuite.

Taux d'occupation et utilisation des salles en un coup d'œil

Le taux d'occupation des postes et des bureaux dans le temps, l'utilisation des salles par salle et par heure, le chiffre d'affaires par forfait et par extra, et les bureaux arrivant à renouvellement. Si les salles sont pleines à dix heures et vides après quinze heures, vous disposez des chiffres pour tester une tarification en heures creuses.

Créez un tableau de bord pour un espace de coworking affichant le taux d'occupation des postes et des bureaux par semaine, l'utilisation des salles de réunion par salle et par heure, le chiffre d'affaires par forfait et par extra, et les baux de bureaux privés qui arrivent bientôt à échéance.

D'un agenda partagé à un système de réservation

La plupart des conflits de salles viennent d'un agenda partagé que tout le monde peut modifier et que personne ne gère. Commencez par lister vos salles, leur capacité et leurs heures d'ouverture, puis vos forfaits et les heures de salle que chacun inclut. Importez vos membres depuis votre tableur avec leur forfait et leur entreprise. Une fois que les réservations et les quotas sont dans une seule base de données, la facture peut lire les dépassements directement, au lieu que quelqu'un les compte en fin de mois.

Salles, capacités et heures d'ouverture
Forfaits avec heures de salle incluses et tarifs
Membres et entreprises importés depuis un CSV

Badges d'accès, clés et stock de la cuisine

Enregistrez chaque badge d'accès et chaque clé au nom du membre qui le détient, pour que les personnes qui partent rendent les bons objets et qu'une carte perdue puisse être retrouvée et désactivée rapidement. La même application d'inventaire peut gérer le café, les snacks et les fournitures de cuisine avec leurs seuils de réapprovisionnement, ainsi que le mobilier par salle pour les réaménagements de bureaux.

Un prompt pour démarrer

Créez une application de gestion pour un espace de coworking. Les membres appartiennent à des entreprises et ont un forfait (poste flex, poste fixe ou bureau privé) incluant des heures de salle de réunion mensuelles. Les membres réservent des salles à l'heure sans conflit, voient leurs heures restantes et enregistrent leurs invités ; l'accueil voit les invités et les colis du jour. Générez une facture mensuelle par entreprise avec l'adhésion, les heures supplémentaires de salle et l'impression, et affichez les baux de bureaux privés qui arrivent à échéance dans les 120 prochains jours.

Questions

Les membres peuvent-ils réserver des salles de réunion depuis leur téléphone ?

Oui. Les pages de réservation fonctionnent dans le navigateur de n'importe quel téléphone. Avec Pro, vous pouvez aussi transformer l'application en applications Android et iPhone qui ouvrent votre application publiée.

Peut-on empêcher les doubles réservations ?

Oui. Chaque créneau de salle est enregistré dans la base de données dès qu'il est réservé, donc un second membre ne peut pas prendre la même salle à la même heure.

Puis-je vendre des passes journée ?

Oui. Un passe journée peut réserver un poste flex pour une date et recueillir les coordonnées du visiteur. L'encaissement par carte nécessite votre propre compte chez un prestataire de paiement, que vous connectez en le demandant dans le chat.

Une entreprise peut-elle avoir plusieurs membres sur une seule facture ?

Oui. Demandez des comptes entreprise : Mythex regroupe les membres sous une entreprise, ajoute leur consommation à une facture mensuelle unique, et permet à l'administrateur de l'entreprise de voir toute l'équipe.

Faut-il savoir coder ?

Non. Vous décrivez votre espace et vos forfaits en langage courant et Mythex crée l'application avec un aperçu en direct. Vous la modifiez en discutant dans le chat.

Est-ce gratuit ?

Le forfait Gratuit ne demande pas de carte bancaire et comprend des crédits quotidiens et la publication. Pro coûte 25 $ par mois et ajoute l'édition du code, l'export, GitHub, des domaines personnalisés et des recharges de crédits.

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