Gerir o Seu Espaço de Coworking com Apps que Descreve: Reserva de Salas, Portal de Membros e Faturação

A Mythex permite a um operador de coworking criar as suas próprias ferramentas de gestão do espaço, descrevendo-as: um website com planos e passes diários, reserva de salas de reunião com saldos mensais de horas, um portal de membros para faturas, correio e convidados, um CRM desde o pedido de informação até ao escritório assinado, e uma fatura mensal com os extras. Cada uma é uma aplicação real com base de dados, publicada no seu próprio URL.

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O que um operador de coworking precisa do seu software

A receita é a ocupação. Precisa de saber que secretárias estão livres hoje, que escritórios privados terminam o contrato nos próximos três meses e que salas de reunião ficam vazias depois das três da tarde. Os membros esperam reservar uma sala pelo telemóvel sem colidir com ninguém, ver as horas de sala que ainda têm, registar um convidado antes de chegar e receber uma fatura única e clara. A receção trata dos cartões de acesso, das encomendas e dos visitantes; o gestor da comunidade organiza eventos e apresentações. Muitos espaços fazem isto com um calendário partilhado, uma folha de cálculo de membros e uma ferramenta de faturação que não sabe nada sobre excedentes de sala. O resultado são salas com dupla reserva, custos de impressão esquecidos e renovações de escritórios notadas tarde demais.

Salas reservadas à hora, sem reservas duplas
Horas de sala incluídas por plano, com excedentes faturados
Contas de empresa com vários membros numa só fatura
Pré-registo de convidados e notificação de encomendas
Datas de fim de contrato dos escritórios privados sinalizadas com antecedência
Ocupação e utilização das salas por hora

Reserva de salas de reunião que controla as horas de cada membro

Cada sala é um recurso reservável, com capacidade, equipamento e blocos horários. Os membros gastam primeiro as horas mensais do plano e veem o saldo enquanto reservam; depois disso, as horas extra são cobradas. Os convidados externos pagam uma tarifa pública. Um passe diário reserva uma secretária partilhada para uma data. As colisões são impossíveis, porque o bloco fica ocupado no momento em que alguém o reserva.

Crie a reserva de salas de reunião para o nosso espaço de coworking. As salas têm capacidade e blocos horários. Cada plano de adesão inclui horas mensais de sala; mostre o saldo do membro ao reservar e cobre as horas extra a uma tarifa definida. Os não membros podem reservar a uma tarifa pública, e os passes diários reservam uma secretária partilhada para uma data.

Um portal de membros para as pequenas coisas do dia a dia

Os membros entram para ver o seu plano, as faturas, os créditos de sala, as encomendas à espera na receção e os pedidos de manutenção abertos. Registam os convidados com antecedência, para que a receção tenha uma lista do dia e os visitantes sejam recebidos pelo nome. Os administradores de empresa veem todas as pessoas da sua conta.

Crie um portal de membros para um espaço de coworking. Os membros veem o seu plano, as faturas, as horas de sala por utilizar e as encomendas à espera. Podem registar convidados para uma data e enviar pedidos de manutenção. A receção vê os convidados previstos para hoje e marca as encomendas como recolhidas.

Um pipeline do pedido de informação à assinatura do escritório

Os potenciais clientes passam por pedido de informação, visita, dia de teste, proposta e assinatura, com a dimensão da equipa, o orçamento e a data de entrada registados em cada um. Os inquilinos de escritórios privados têm a data de fim de contrato registada, para que as conversas de renovação comecem meses antes, e não quando chega a comunicação de rescisão.

Crie um CRM para um espaço de coworking. Os potenciais clientes têm dimensão da equipa, orçamento, data de início desejada e origem, e passam por pedido de informação, visita, dia de teste, proposta e assinatura. Para os inquilinos atuais de escritórios privados, mostre as datas de fim de contrato nos próximos 120 dias.

Uma fatura mensal com todos os extras

A mensalidade, as horas extra de sala, as impressões e os passes diários para convidados entram na mesma fatura, com cálculo proporcional para entradas a meio do mês e mudanças de plano. Os depósitos dos escritórios privados são registados à parte e devolvidos no fim do contrato.

Crie a faturação mensal para um espaço de coworking. Cada fatura inclui a mensalidade, as horas extra de sala de reunião, as impressões e outros extras do mês, com cálculo proporcional para entradas a meio do mês ou mudanças de plano. Acompanhe os depósitos dos escritórios privados em separado e liste as faturas por pagar.

Um website que mostra o espaço quando está cheio

Compare os planos lado a lado, mostre fotografias reais a diferentes horas do dia, liste as comodidades como cabines telefónicas, cacifos, estacionamento e a política sobre animais, e ofereça uma marcação de visita e um dia de teste gratuito.

Crie um website para o nosso espaço de coworking com uma tabela comparativa de planos (secretária partilhada, secretária dedicada, escritório privado), galeria de fotografias, comodidades, mapa de localização e formulários para marcar uma visita ou um dia de teste gratuito.

Ocupação e utilização das salas num relance

A ocupação das secretárias e dos escritórios ao longo do tempo, a utilização das salas de reunião por sala e por hora, a receita por plano e por extras, e os escritórios que se aproximam da renovação. Se as salas estão cheias às dez e vazias depois das três, tem os números para experimentar preços fora de horas de ponta.

Crie um painel para um espaço de coworking que mostre a ocupação semanal de secretárias e escritórios, a utilização das salas de reunião por sala e hora do dia, a receita por plano e por extras, e os contratos de escritórios privados que terminam em breve.

Do calendário partilhado a um sistema de reservas

A maioria das colisões nas salas vem de um calendário partilhado que qualquer pessoa pode editar e ninguém controla. Comece por listar as suas salas, a capacidade de cada uma e as horas em que estão abertas, depois os seus planos e as horas de sala que cada um inclui. Importe os membros da sua folha de cálculo, com o plano e a empresa. Quando as reservas e os saldos estiverem numa só base de dados, a fatura pode ler os excedentes diretamente dela, em vez de alguém os contar no fim do mês.

Salas, capacidades e horários de abertura
Planos com as horas de sala incluídas e os preços
Membros e empresas importados a partir de CSV

Cartões de acesso, chaves e stock da cozinha

Registe cada cartão de acesso e chave no membro que o tem, para que quem sai entregue as coisas certas, e um cartão perdido possa ser encontrado e desativado depressa. A mesma aplicação de inventário pode guardar café, snacks e artigos de cozinha com níveis de reposição, e o mobiliário por sala para quando um escritório for reconfigurado.

Um prompt para começar

Crie uma aplicação de gestão para um espaço de coworking. Os membros pertencem a empresas e têm um plano (secretária partilhada, secretária dedicada ou escritório privado) com horas mensais de sala de reunião incluídas. Os membros reservam salas à hora sem colisões, veem as horas que ainda têm e registam convidados; a receção vê os convidados e as encomendas de hoje. Gere uma fatura mensal por empresa com a mensalidade, as horas extra de sala e as impressões, e mostre os contratos de escritórios privados que terminam nos próximos 120 dias.

Perguntas

Os membros podem reservar salas de reunião a partir do telemóvel?

Sim. As páginas de reserva funcionam em qualquer browser de telemóvel. No plano Pro pode também transformar a aplicação em aplicações para Android e iPhone que abrem a sua aplicação publicada.

Pode impedir reservas duplas?

Sim. Cada bloco de sala é guardado na base de dados no momento da reserva, por isso outro membro não consegue ficar com a mesma sala à mesma hora.

Posso vender passes diários?

Sim. Um passe diário pode reservar uma secretária partilhada para uma data e recolher os dados do visitante. Receber pagamentos com cartão exige uma conta própria num fornecedor de pagamentos, que liga pedindo no chat.

Pode ter vários membros de uma empresa na mesma fatura?

Sim. Peça contas de empresa, e a Mythex agrupa os membros sob uma empresa, junta a sua utilização numa só fatura mensal e permite ao administrador da empresa ver toda a equipa.

Preciso de saber programar?

Não. Descreve o seu espaço e os seus planos em linguagem simples e a Mythex cria a aplicação com uma pré-visualização em direto. Altera-a através do chat.

É gratuito?

O plano Free não precisa de cartão de crédito e inclui créditos diários e publicação. O Pro custa 25 $/mês e acrescenta edição de código, exportação, GitHub, domínios próprios e recargas de créditos.

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