Outils pour studio de design qui comptent les rondes de révision : portail, soumissions et facturation

Mythex permet à un studio de design de créer le côté client de son travail : un portail où les commentaires sont rattachés à une version et chaque ronde est numérotée, des soumissions avec options, des factures liées aux étapes du projet, et un site d'études de cas. Décrivez comment votre studio mène un projet et publiez-le avec une base de données et un stockage de fichiers.

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Ce qu'un studio de design perd entre le brief et la livraison

Le travail d'un studio va du brief à la recherche, aux concepts, aux révisions et aux fichiers finaux, et le problème vient rarement du design. Les commentaires arrivent par courriel, dans une application de clavardage et sous forme de commentaires sur trois fichiers différents, de sorte que personne ne sait à quelle ronde en est le projet. Une identité en trois rondes devient discrètement six rondes. Les fichiers finaux partent avant que la dernière facture soit payée, et le studio passe des semaines à la relancer. Les heures de forfait dérivent sans que personne le remarque avant la fin du mois. Le logiciel dont un studio a besoin concerne moins les tableaux de projets que les limites : un seul endroit pour les commentaires, un compte de rondes visible, des approbations par étape et des fichiers libérés au paiement.

Commentaires rattachés à une version et à une ronde précises
Approbation d'étape consignée avec le nom et la date
Fichiers finaux retenus jusqu'au paiement de la dernière facture
Soumissions précisant les rondes incluses et les droits d'utilisation
Heures de forfait consommées par rapport aux heures achetées
Soumissions comparées aux heures réelles par projet terminé

Un portail client où les rondes sont comptées

Chaque projet a son propre espace où les concepts sont publiés par version. Les clients laissent leurs commentaires sur une version, le numéro de ronde est consigné, et chaque étape comporte un bouton d'approbation qui enregistre qui a approuvé et quand. Les fichiers finaux modifiables apparaissent au téléchargement lorsque vous marquez la dernière facture comme payée.

Créez un portail client pour mon studio de design. Chaque client voit ses projets; chaque projet comporte des étapes (brief, concepts, révisions, illustration finale). Je téléverse des versions, les clients commentent une version, chaque ronde de commentaires est numérotée et affichée par rapport au nombre inclus, et les clients approuvent chaque étape. Les fichiers finaux se débloquent lorsque je marque la facture finale comme payée.

Des soumissions qui précisent la portée du travail

Des lignes par livrable (ensemble de logos, charte graphique, papeterie), avec les rondes de révision incluses, les droits d'utilisation et des options facultatives que le client peut cocher, comme des variantes d'emballage supplémentaires ou une trousse pour les médias sociaux. Une soumission acceptée devient un projet avec ses étapes.

Créez une appli de soumissions pour mon studio de design avec des lignes par livrable, les rondes de révision incluses par étape, les conditions d'utilisation et de licence, des options facultatives que le client peut cocher sur la page de soumission, et un bouton d'acceptation qui crée un projet avec des étapes et des honoraires.

Des factures qui suivent les étapes du projet

Un acompte avant le début du travail, un paiement par étape aux concepts, le solde à l'illustration finale. Les rondes supplémentaires sont facturées au taux convenu, les forfaits sont facturés mensuellement selon les heures utilisées, et les frais de licence sont séparés des honoraires de design.

Créez la facturation d'un studio de design : acompte, factures d'étape pour les concepts et l'illustration finale en pourcentage des honoraires du projet, rondes de révision supplémentaires facturées à un taux fixe, factures mensuelles de forfait indiquant les heures utilisées, et frais de licence sur des lignes distinctes.

Un CRM qui se souvient de ce dont chaque client aura besoin ensuite

Les prospects passent de la demande à la proposition puis à la signature, avec la fourchette budgétaire et le décideur consignés. Lorsqu'un projet se termine, consignez le besoin probable suivant (un site après une refonte d'image, un emballage après un lancement) avec une date de suivi.

Créez un CRM pour mon studio de design avec des prospects qui passent de la demande à la proposition puis à la signature, la fourchette budgétaire et le décideur par prospect, des dates de suivi sur les propositions ouvertes, les projets passés par client et un champ « prochain projet probable » avec une date de rappel.

Un site de studio construit autour d'études de cas

Cinq projets racontés en profondeur : le brief, les pistes écartées et le système final, avec de grandes images à chargement rapide. Les services sont décrits par leurs résultats, et le formulaire de demande demande la fourchette budgétaire, l'échéancier et les livrables.

Créez un site web pour mon studio de design avec des pages d'études de cas montrant le brief, les croquis du processus et le travail final, des services décrits par leurs résultats (refonte d'image, gamme d'emballages, direction artistique), une page à propos et un formulaire de demande demandant la fourchette budgétaire, l'échéancier et les livrables.

Les travaux que vous sous-évaluez

Comparez les heures soumises et les heures réelles sur chaque projet terminé par type, les rondes de révision utilisées par projet, les revenus de projets par rapport aux forfaits, et la capacité des designers pour le mois suivant.

Créez un tableau de bord pour mon studio de design qui montre les heures soumises par rapport aux heures réelles par projet terminé, regroupées par type de projet, les rondes de révision utilisées, la répartition des revenus entre projets et forfaits, et les heures réservées par designer pour le mois suivant.

Des commentaires dispersés à un seul portail

Commencez par votre prochain nouveau projet plutôt que par la migration des anciens. Dites au client, dès le lancement, que tous les commentaires passent par le portail et que les rondes y sont comptées. Publiez les premiers concepts, et lorsqu'un commentaire arrive par courriel, collez-le dans le portail sur la bonne version. Après un projet, l'habitude s'installe généralement.

Ce qu'il faut configurer en premier

Les étapes de vos projets et le nombre de rondes incluses dans chacune, votre acompte habituel et les pourcentages par étape, et deux ou trois études de cas passées pour le site web. Le reste, du répertoire des fournisseurs au tableau de bord de capacité, peut venir une fois que les projets passent par le portail.

Étapes et rondes incluses
Acompte et pourcentages par étape
Trois études de cas

Une consigne pour commencer

Créez une appli pour mon studio de design. Les clients se connectent à un portail par projet avec des étapes allant du brief à l'illustration finale, commentent les versions téléversées avec chaque ronde numérotée par rapport aux rondes incluses, et approuvent chaque étape. Les factures suivent les étapes avec un acompte au départ, et les fichiers finaux modifiables se débloquent seulement lorsque je marque la dernière facture payée.

Questions

Le portail peut-il retenir les fichiers finaux jusqu'au paiement de la facture?

Oui. Demandez que les téléchargements se débloquent lorsque vous marquez la facture payée. Le déblocage automatique à partir d'un paiement en ligne exige un fournisseur de paiement que vous connectez vous-même, comme Stripe.

Les clients peuvent-ils commenter directement les designs?

Les clients peuvent laisser leurs commentaires sur une version téléversée précise, et la ronde est consignée. Demandez des commentaires épinglés à des points d'une image si vous voulez des annotations directement sur l'illustration.

Cela remplacera-t-il mon outil de gestion de projet?

Ça peut le faire pour le travail destiné aux clients : étapes, commentaires, approbations et fichiers. Beaucoup de studios gardent des outils internes de tâches et utilisent le portail pour tout ce que voit le client.

Puis-je utiliser le domaine de mon studio?

Oui, avec le forfait Pro à 25 $ US par mois, vous pouvez publier le portail sur votre propre domaine, par exemple clients.votrestudio.com. Le forfait gratuit publie sur une adresse Mythex.

Dois-je coder?

Non. Vous décrivez le processus du studio dans le clavardage et Mythex le crée. Vous le modifiez de la même façon, par exemple en demandant « ajoute une section sur les droits d'utilisation à chaque soumission ».

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