Eine Gemeinderats-Website, die die Schriftführung aktuell halten kann

Mit Mythex kann eine Schriftführung eine Gemeinde-Website bauen, in der Tagesordnungen und Protokolle je Sitzung eingestellt werden statt als PDFs versteckt zu sein, ein Kalender für Dorfhalle und Sportplatz, den Bürger einsehen können, eine Mängelliste mit dem Stand der Weiterleitung an die übergeordnete Behörde und ein nicht öffentlicher Bereich für Ratsunterlagen. Beschreiben Sie es im Chat und veröffentlichen Sie es noch in derselben Woche.

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Eine Teilzeit-Schriftführung, ein Sitzungszyklus und eine alte Website

Die meisten Gemeinderäte haben eine Schriftführung, die ein paar Stunden pro Woche arbeitet. Die Arbeit folgt dem Sitzungszyklus: Eine Tagesordnung wird rechtzeitig veröffentlicht, Unterlagen gehen an die Ratsmitglieder, Protokolle werden entworfen und in der nächsten Sitzung genehmigt, und der Haushalt wird im Winter beschlossen. Dazwischen melden Bürger Schlaglöcher und illegale Müllablagerungen, die in die Zuständigkeit einer anderen Behörde fallen, fragen an, ob die Halle am Samstag frei ist, und wollen wissen, was mit der Beschwerde über den Fußweg im Frühjahr passiert ist. Die Website besteht oft aus einer Liste von PDFs, die ein früheres Ratsmitglied hochgeladen hat. Eine Gemeinde braucht eine Veröffentlichung, die Protokolle aufnimmt, Buchungen ohne E-Mail-Pingpong und eine Aufzeichnung jeder Mängelmeldung mit Aktenzeichen.

Tagesordnungen, Unterlagen und Protokolle nach Sitzung gegliedert
Öffentlicher Hallenkalender ohne Namensangaben
Mängelmeldungen mit Ort, Stand und Aktenzeichen der übergeordneten Behörde
Ratsbereich mit der jeweils aktuellen Fassung der Unterlagen
Nummerierte Rechnungen und Haushalt gegen Ist
Wegweiser für Bürger, wer wofür zuständig ist

Sitzungen als Seiten statt eines Haufens PDFs

Jede Sitzung bekommt eine Seite mit Datum, Ort, Tagesordnung und Unterlagen und, sobald genehmigt, dem Protokoll. Bürger finden die Märzsitzung über das Datum, nicht durch Raten eines Dateinamens. Eine übersichtliche Liste erklärt, welche Themen zur Gemeinde gehören und welche zum Kreis oder Land, mit Links, um sie an der richtigen Stelle zu melden.

Baue eine Website für unseren Gemeinderat. Jede Sitzung hat eine Seite mit Datum, Ort, Tagesordnung, Unterlagen und dem genehmigten Protokoll. Füge Seiten für die Ratsmitglieder, die Kontaktdaten der Schriftführung, den Haushalt und eine Liste „Wer ist wofür zuständig“ mit Links zum Kreis und zum Land hinzu.

Hallen- und Sportplatzbuchungen, die Bürger sehen können

Ein öffentlicher Kalender zeigt die belegten Zeiten ohne Namen, damit Bürger vorher nachsehen, bevor sie fragen. Anfragen kommen über ein Formular mit Zweck und erwarteter Personenzahl; die Schriftführung genehmigt sie und stellt den Mietvertrag aus.

Erstelle ein Buchungssystem für unsere Dorfhalle und den Sportplatz. Zeige einen öffentlichen Kalender mit belegten Zeiten, aber ohne Namen. Bürger beantragen einen Termin mit Zweck, Personenzahl und Kontaktdaten, und die Schriftführung genehmigt oder lehnt ab. Zeige die Mietpreise für Ortsansässige und Auswärtige.

Eine Mängelliste mit dem Aktenzeichen der anderen Behörde

Bürger melden ein Problem mit Ort und Foto. Die Schriftführung erfasst, ob die Gemeinde es bearbeitet oder weitergibt, und speichert das Aktenzeichen, das die übergeordnete Behörde vergibt. Monate später ist der Stand mit einer Suche abrufbar.

Erstelle eine Mängelverfolgung für einen Gemeinderat. Bürger melden einen Mangel mit Beschreibung, Ort und Foto. Die Schriftführung setzt den Status, die Zuständigkeit (Gemeinde, Kreis, Land) und das Aktenzeichen der übergeordneten Behörde. Bürger können den Stand mit ihrer Meldenummer abfragen.

Ein Ort für die Unterlagen der Ratsmitglieder

Ratsmitglieder melden sich an, um die Unterlagen für die nächste Sitzung zu lesen. Die Schriftführung lädt sie einmal hoch. Später gibt es keinen Zweifel, welcher Entwurf vor einer Abstimmung verteilt wurde.

Füge einen nicht öffentlichen Bereich für Ratsmitglieder hinzu, in dem die Schriftführung die Unterlagen je Sitzung hochlädt. Ratsmitglieder melden sich an, um die aktuelle Fassung zu lesen; ältere Fassungen bleiben mit Datum erhalten.

Haushalt gegen Ausgaben bei jeder Sitzung

Zeigen Sie jeden Haushaltsposten mit den bisherigen Ausgaben, damit der Rat die Lage monatlich sieht und Fragen der Bürger zu den Abgaben beantworten kann.

Baue ein Haushalts-Dashboard für einen Gemeinderat mit Haushaltsposten, bisherigen Ausgaben, Restbetrag und dem Anteil des verstrichenen Jahres. Es soll für Sitzungen druckbar sein.

Protokolle so führen, wie es Prüfer erwarten

Kleine Gemeinden werden anhand ihrer Unterlagen geprüft. Nummerieren Sie Rechnungen und Zahlungen fortlaufend, stornieren Sie statt zu löschen, und halten Sie genehmigte Protokolle nach der Veröffentlichung unverändert. Wird eine Korrektur nötig, veröffentlichen Sie sie als Vermerk mit Datum. Prüfen Sie, was Ihre örtlichen Transparenz- und Prüfungsregeln verlangen und wie lange etwas aufbewahrt werden muss.

Fortlaufende Nummerierung, keine Löschungen
Genehmigte Protokolle nach Veröffentlichung gesperrt
Veröffentlichungsdatum bei jedem Dokument

Sitzungen in den Dorfkalender aufnehmen

Tragen Sie die Gemeinderatssitzungen in denselben Kalender ein wie das Dorffest, die Müllsammelaktion und den Kaffeeklatsch. Bürger, die zu Gemeinschaftsveranstaltungen kommen, sehen dann, dass die Sitzungen offen für sie sind, und mehr von ihnen kommen.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine Website für unseren Gemeinderat. Jede Sitzung hat eine Seite mit Tagesordnung, Unterlagen und genehmigtem Protokoll. Bürger können einen öffentlichen Kalender für die Dorfhalle und den Sportplatz einsehen, Termine anfragen und lokale Mängel mit Foto und Ort melden. Die Schriftführung verfolgt den Status jedes Mangels und das Aktenzeichen des Kreises oder Landes. Ratsmitglieder melden sich in einem nicht öffentlichen Bereich für die Sitzungsunterlagen an.

Fragen

Kann die Schriftführung die Website ohne technische Hilfe aktualisieren?

Ja. Sie erhalten einen Verwaltungsbereich, in dem die Schriftführung Sitzungen anlegt und Dokumente hochlädt. Andere Änderungen beschreiben Sie im Chat.

Können Bürger die Dorfhalle online buchen?

Ja. Bürger sehen die freien Zeiten und senden eine Anfrage, die die Schriftführung genehmigt. Kartenzahlungen brauchen ein Konto bei einem Zahlungsanbieter, das die Gemeinde verbindet.

Erfüllt es die Barrierefreiheitsregeln für öffentliche Stellen?

Sie können barrierefreie Überschriften, Alternativtexte und gut lesbaren Kontrast anfragen und Dokumente als Webseiten statt nur als PDF. Prüfen Sie das Ergebnis anhand der Regeln, die für Ihre Gemeinde gelten.

Können wir unsere eigene Domain verwenden?

Ja, mit Pro für $25 pro Monat. Der kostenlose Tarif veröffentlicht unter einer Mythex-Adresse, was zum Ausprobieren reicht.

Brauchen Ratsmitglieder Konten?

Nur für den nicht öffentlichen Unterlagenbereich. Fragen Sie Zugänge für Ratsmitglieder an, und Mythex richtet sie ein.

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