Sekreterin Güncel Tutabileceği Bir Köy Meclisi Sitesi

Mythex ile bir köy sekreteri; gündem ve tutanakların PDF'lerde gömülmek yerine toplantı bazında eklendiği bir meclis sitesi, sakinlerin kontrol edebileceği bir salon ve saha rezervasyon takvimi, üst yönetime iletilen konuları izleyen bir sorun kaydı ve meclis üyelerinin evrakları için özel bir alan kurabilir. Sohbette tarif edin ve aynı hafta yayınlayın.

Ücretsiz yapmaya başla

Yarı zamanlı bir sekreter, toplantı döngüsü ve eski bir site

Çoğu köy meclisinde haftada birkaç saat çalışan tek bir sekreter vardır. İş toplantı döngüsünü izler: gündemin zamanında yayınlanması, evrakların meclis üyelerine gönderilmesi, tutanakların taslağının hazırlanıp bir sonraki toplantıda onaylanması ve kış aylarında bütçenin belirlenmesi. Bunların arasında sakinler, başka bir yönetimin sorumluluğundaki çukurları ve kaçak çöpü bildirir, cumartesi salonun boş olup olmadığını sorar ve bahar aylarındaki yaya yolu şikâyetinin ne olduğunu öğrenmek ister. Site çoğu zaman eski bir meclis üyesinin yüklediği PDF listesidir. Bir meclisin; tutanakları işleyen bir yayına, e-posta trafiği olmadan rezervasyona ve her sorunun ve referansının kaydına ihtiyacı vardır.

Gündem, evrak ve tutanaklar toplantıya göre gruplanır
İsimlerin gösterilmediği herkese açık salon takvimi
Konum, durum ve dış referansla sorun bildirimleri
Evrakların güncel sürümüne sahip meclis üyeleri alanı
Numaralı faturalar ve bütçe ile gerçekleşen karşılaştırması
Sakinler için kimin neyle ilgilendiğini gösteren rehber

PDF yığını yerine sayfa olarak toplantılar

Her toplantının bir sayfası vardır: tarihi, gündemi, evrakları ve onaylandığında tutanağı. Sakinler Mart toplantısını dosya adı tahmin etmeden tarihe göre bulur. Sade bir liste, hangi konuların köye, hangilerinin ilçeye ya da ile ait olduğunu açıklar ve bunları doğru yerde bildirmek için bağlantılar verir.

Köy meclisimiz için bir web sitesi yapın. Her toplantının tarih, yer, gündem, destekleyici belgeler ve onaylanmış tutanak içeren bir sayfası olsun. Meclis üyeleri, sekreterin iletişim bilgisi, bütçe ve ilçe ile il yönetimlerine bağlantılı 'kim neyle ilgilenir' listesi için sayfalar ekleyin.

Sakinlerin görebildiği salon ve saha rezervasyonları

Herkese açık bir takvim, rezerve edilmiş saatleri isim göstermeden gösterir; böylece sakinler sormadan önce kontrol eder. Talepler amacı ve beklenen katılımcı sayısıyla bir formdan gelir; sekreter onaylar ya da reddeder ve kiralama sözleşmesini düzenler.

Köy salonumuz ve oyun sahamız için bir rezervasyon sistemi yapın. Rezerve edilmiş saatleri isim göstermeden içeren herkese açık bir takvim olsun. Sakinler amacı, katılımcı sayısı ve iletişim bilgisiyle bir slot talep etsin; sekreter onaylayabilsin ya da reddedebilsin. Sakinler ve sakin olmayanlar için kiralama ücretlerini gösterin.

Diğer yönetimdeki referans numarasıyla bir sorun kaydı

Sakinler konumu ve fotoğrafı olan bir sorunu bildirir. Sekreter, sorunun köy tarafından mı çözüleceğini yoksa üst yönetime mi aktarılacağını kaydeder ve üst yönetimin verdiği referans numarasını saklar. Aylar sonra durum tek aramayla bulunur.

Bir köy meclisi için bir sorun takip sistemi yapın. Sakinler açıklama, konum ve fotoğrafla bir sorun bildirsin. Sekreter durumu, sorumluyu (köy, ilçe, il) ve dış makamın referans numarasını belirlesin; sakinler bildirim numaralarıyla durumu kontrol edebilsin.

Meclis üyelerinin evrakları için tek bir yer

Meclis üyeleri bir sonraki toplantının evraklarını görmek için giriş yapar; sekreter bir kez yükler. Bir oylamadan önce hangi taslağın dağıtıldığı konusunda sonradan bir şüphe kalmaz.

Meclis üyelerine özel bir alan ekleyin. Sekreter her toplantı için evrakları yüklesin. Meclis üyeleri güncel sürümü okumak için giriş yapsın; eski sürümler tarihleriyle saklansın.

Her toplantıda bütçe ve harcama

Her bütçe kalemini bugüne kadarki harcamasıyla gösterin; böylece meclis durumu aylık olarak görür ve sakinlerin bütçe ile yerel vergi talebi (precept) sorularını yanıtlayabilir.

Bir köy meclisi için bütçe kalemleri, bugüne kadarki harcamalar, kalan tutar ve yılın geçen yüzdesi olan bir bütçe paneli yapın. Toplantılarda yazdırılabilir olsun.

Kayıtları denetçilerin beklediği gibi tutun

Küçük meclisler kayıtlarına göre denetlenir. Faturaları ve ödemeleri sıra numarasıyla numaralandırın, silmek yerine iptal edin ve onaylanmış tutanakları yayınlandıktan sonra değiştirmeyin. Bir düzeltme gerekirse tarihli bir not olarak yayınlayın. Yerel şeffaflık ve denetim kurallarınızın neyi ve ne kadar süre yayınlamanızı gerektirdiğini kontrol edin.

Sıralı numaralandırma, silme yok
Yayınlanan onaylı tutanaklar kilitlenir
Her belgede yayın tarihi

Meclis toplantılarını köy takvimine koyun

Meclis toplantılarını şenlik, çöp toplama etkinliği ve kahve sohbetiyle aynı takvimde listeleyin. Köy etkinliklerine gelen sakinler, toplantıların da açık olduğunu görür ve daha çoğu katılır.

Başlangıç için bir istem

Köy meclisimiz için bir web sitesi kurun. Her toplantının gündem, evrak ve onaylı tutanak içeren bir sayfası olsun. Sakinler köy salonu ve oyun sahası için herkese açık bir takvimi görsün ve rezervasyon talep etsin; yerel sorunları fotoğraf ve konumla bildirsin. Sekreter her sorunun durumunu ve ilçe ya da il yönetiminden gelen referansı takip etsin. Meclis üyeleri toplantı evrakları için özel bir alana giriş yapsın.

Sorular

Sekreter teknik yardım almadan siteyi güncelleyebilir mi?

Evet. Sekreterin toplantı ekleyip belge yükleyebileceği bir yönetim alanı isteyin; diğer değişiklikler sohbette tarif edilebilir.

Sakinler köy salonunu çevrimiçi rezerve edebilir mi?

Evet. Sakinler boş saatleri görür ve talepte bulunur; sekreter onaylar. Kart ödemeleri için meclisin bağladığı bir ödeme sağlayıcı hesabı gerekir.

Kamu kuruluşları için erişilebilirlik kurallarına uygun mu?

Erişilebilir başlıklar, alternatif metin ve okunabilir kontrast isteyebilirsiniz; belgeleri yalnızca PDF olarak değil web sayfası olarak da isteyin. Sonucu meclisinize uygulanan erişilebilirlik kurallarıyla karşılaştırın.

Kendi alan adımızı kullanabilir miyiz?

Evet, ayda 25 $ olan Pro planda. Free plan bir Mythex adresinde yayınlar; denemek için yeterlidir.

Meclis üyelerinin hesaba ihtiyacı var mı?

Yalnızca özel evrak alanı için. Meclis üyesi girişleri isteyin, Mythex bunları kursun.

Yapay zekayla uygulama yapmanın diğer yolları

Mythex · Pricing · Yapay zekayla her şeyi yapın · Web sitesi ve uygulama şablonları · Mythex karşılaştırmaları · Yapay zekayla uygulama geliştirme sözlüğü · Yapay zekayla uygulama geliştirme için ücretsiz araçlar · English