Kyläneuvoston verkkosivu, jonka sihteeri pystyy pitämään ajan tasalla

Mythexillä kyläneuvoston sihteeri voi rakentaa neuvoston verkkosivun, jossa esityslistat ja pöytäkirjat lisätään kokouskohtaisesti sen sijaan, että ne piilotettaisiin PDF-tiedostoina, kylätalon ja kenttien varauskalenterin, jonka asukkaat voivat tarkistaa, ilmoitusrekisterin, joka seuraa, mitä on viety suuremmalle viranomaiselle, sekä yksityisen alueen valtuutettujen asiakirjoille. Kuvaile se chatissa ja julkaise saman viikon aikana.

Aloita rakentaminen ilmaiseksi

Osa-aikainen sihteeri, kokouskierto ja vanha verkkosivu

Useimmissa kyläneuvostoissa on yksi sihteeri, joka työskentelee muutaman tunnin viikossa. Työ seuraa kokouskiertoa: esityslista julkaistaan ajoissa, asiakirjat lähetetään valtuutetuille, pöytäkirja laaditaan ja hyväksytään seuraavassa kokouksessa, ja talousarvio asetetaan talvella. Välissä asukkaat ilmoittavat kuoppista ja roskaamisesta, jotka kuuluvat toiselle viranomaiselle, kysyvät, onko sali vapaa lauantaina, ja haluavat tietää, mitä keväällä tehdylle jalkakäytävävalitukselle tapahtui. Verkkosivu on usein lista PDF-tiedostoja, jotka entinen valtuutettu lataili. Neuvosto tarvitsee julkaisemisen, joka kulkee kokousten mukana, varaukset ilman sähköposti-ping-pongia ja kirjanpidon jokaisesta ilmoituksesta ja viitenumerosta.

Esityslistat, asiakirjat ja pöytäkirjat ryhmiteltynä kokouksittain
Julkinen salikalenteri ilman nimiä
Ilmoitukset sijainnin, tilan ja ulkopuolisen viitenumeron kanssa
Valtuutettujen alue, jossa on asiakirjojen ajantasainen versio
Numeroidut laskut ja talousarvio suhteessa toteumaan
Opas asukkaille, joka kertoo, kuka hoitaa mitäkin

Kokoukset sivuina, ei PDF-kasana

Jokaisella kokouksella on sivu päivämäärineen, esityslistoineen, asiakirjoineen ja hyväksytyn pöytäkirjan. Asukkaat löytävät maaliskuun kokouksen päivämäärän perusteella eivätkä arvaa tiedostonimeä. Selkeä lista kertoo, mitkä asiat kuuluvat kylälle ja mitkä kunnalle tai maakunnalle, ja linkit ohjaavat ilmoittamaan niistä oikeaan paikkaan.

Rakenna kyläneuvostollemme verkkosivu. Jokaisella kokouksella on sivu, jossa on päivämäärä, paikka, esityslista, liitteet ja hyväksytty pöytäkirja. Lisää sivut valtuutetuille, sihteerin yhteystiedot, talousarvio ja ”kuka hoitaa mitäkin” -lista, joka linkittää kunnan ja maakunnan viranomaisiin.

Kylätalon ja kenttien varaukset, jotka asukkaat näkevät

Julkinen kalenteri näyttää varatut ajat ilman nimiä, joten asukkaat tarkistavat ennen kysymistä. Pyynnöt tulevat lomakkeella, jossa kerrotaan tarkoitus ja odotettu osallistujamäärä. Sihteeri hyväksyy ne ja antaa vuokrasopimuksen.

Tee varausjärjestelmä kylätalollemme ja kentällemme. Näytä julkinen kalenteri varatuista ajoista ilman nimiä. Asukkaat pyytävät vuoroa tarkoituksella, määrällä ja yhteystiedoilla, ja sihteeri hyväksyy tai hylkää pyynnön. Näytä vuokrat asukkaille ja muille.

Ilmoitusrekisteri, jossa on toisen viranomaisen viitenumero

Asukas ilmoittaa ongelmasta sijainnin ja kuvan kanssa. Sihteeri kirjaa, hoitaako kylä asian vai välittääkö se eteenpäin, ja tallentaa suuremman viranomaisen antaman viitenumeron. Kuukausien kuluttua tilanne on yhden haun päässä.

Luo kyläneuvostolle ilmoitusseuranta. Asukas ilmoittaa ongelman kuvauksella, sijainnilla ja kuvalla. Sihteeri asettaa tilan, vastuutahon (kylä, kunta, maakunta) ja ulkopuolisen viranomaisen viitenumeron, ja asukkaat voivat tarkistaa tilanteen ilmoitusnumerollaan.

Yksi paikka valtuutettujen asiakirjoille

Valtuutetut kirjautuvat sisään nähdäkseen seuraavan kokouksen asiakirjat, ja sihteeri lataa ne kerran. Myöhemmin ei ole epäselvyyttä siitä, mikä luonnos oli jaettu ennen äänestystä.

Lisää yksityinen valtuutettujen alue, jossa sihteeri lataa asiakirjat kokouksittain. Valtuutetut kirjautuvat lukemaan ajantasaisen version, ja vanhemmat versiot säilytetään päivämäärin.

Talousarvio suhteessa menoihin jokaisessa kokouksessa

Näytä jokainen talousarvioerä ja sen tähänastiset menot, jotta neuvosto näkee tilanteen kuukausittain ja voi vastata asukkaiden kysymyksiin kunnan rahoituksesta.

Rakenna kyläneuvostolle talousarviokojelauta: talousarvioerät, tähänastiset menot, jäljellä oleva summa ja vuodesta kulunut prosentti. Tee siitä tulostettava kokouksia varten.

Pidä kirjanpito tavalla, jota tilintarkastajat odottavat

Pienten neuvostojen tietoja tarkastellaan. Numeroi laskut ja maksut järjestyksessä, peruuta sen sijaan että poistaisit, ja pidä hyväksytyt pöytäkirjat muuttumattomina julkaisun jälkeen. Jos tarvitaan korjaus, julkaise se päivätyllä huomautuksella. Tarkista, mitä paikallinen julkisuus- ja tarkastussääntö edellyttää julkaisemaan ja kuinka kauan.

Peräkkäinen numerointi, ei poistoja
Hyväksytyt pöytäkirjat lukittu julkaisun jälkeen
Julkaisupäivä jokaisessa asiakirjassa

Lisää kokoukset kylän kalenteriin

Listaa neuvoston kokoukset samaan kalenteriin kylän juhlan, roskienkeruun ja kahvihetken kanssa. Asukkaat, jotka tulevat yhteisötapahtumiin, näkevät, että kokoukset ovat myös heille avoimia, ja useammat tulevat paikalle.

Lähtökohtana oleva kehote

Rakenna verkkosivu kyläneuvostollemme. Jokaisella kokouksella on sivu esityslistalla, asiakirjoilla ja hyväksytyllä pöytäkirjalla. Asukkaat näkevät julkisen kylätalon ja kentän kalenterin ja voivat pyytää varauksia sekä ilmoittaa paikallisista ongelmista kuvalla ja sijainnilla. Sihteeri seuraa jokaisen ilmoituksen tilaa ja kunnan tai maakunnan viitenumeroa. Valtuutetut kirjautuvat yksityiselle alueelle kokousasiakirjoja varten.

Kysymykset

Voiko sihteeri päivittää sivun ilman teknistä apua?

Kyllä. Pyydä ylläpitonäkymä, jossa sihteeri lisää kokouksia ja lataa asiakirjoja, ja muut muutokset voi kuvailla chatissa.

Voivatko asukkaat varata kylätalon verkossa?

Kyllä. Asukkaat näkevät vapaat ajat ja lähettävät pyynnön, jonka sihteeri hyväksyy. Korttimaksut vaativat maksupalveluntarjoajan tilin, jonka neuvosto yhdistää.

Vastaako se julkisten toimijoiden saavutettavuusvaatimuksia?

Voit pyytää saavutettavat otsikot, kuvien vaihtoehtoiset tekstit ja luettavan kontrastin sekä asiakirjat verkkosivuina pelkkien PDF-tiedostojen sijaan. Tarkista tulos neuvostollesi sovellettavien saavutettavuusvaatimusten mukaan.

Voimmeko käyttää omaa verkkotunnusta?

Kyllä, Pro-tilauksella hintaan $25 kuukaudessa. Free-tilaus julkaisee Mythex-osoitteeseen, mikä riittää kokeiluun.

Tarvitsevatko valtuutetut tunnukset?

Vain yksityiselle asiakirja-alueelle. Pyydä valtuutettujen tunnukset, ja Mythex rakentaa ne.

Lisää tapoja rakentaa tekoälyllä

Mythex · Pricing · Rakenna mitä tahansa tekoälyllä · Verkkosivu- ja sovellusmallipohjat · Mythex vertailussa · Tekoälysovellusten rakentamisen sanasto · Ilmaiset työkalut tekoälysovellusten rakentamiseen · English