서기가 직접 최신 상태로 관리하는 패리시 카운슬 웹사이트

Mythex로 패리시 카운슬(마을 의회) 서기는 안건과 회의록을 PDF로 묻어 두지 않고 회의별로 추가하는 의회 웹사이트, 주민이 확인할 수 있는 회관과 운동장 예약 일정, 상위 기관에 넘긴 내용을 추적하는 민원 기록, 의원 자료를 위한 비공개 공간을 만들 수 있습니다. 채팅으로 설명하고 같은 주에 게시하세요.

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시간제 서기, 회의 주기, 오래된 웹사이트

대부분의 패리시 카운슬에는 일주일에 몇 시간만 일하는 서기 한 명이 있습니다. 업무는 회의 주기를 따릅니다. 제때 게시되는 안건, 의원에게 보내는 자료, 다음 회의에서 초안이 작성되고 승인되는 회의록, 겨울에 정해지는 예산. 그 사이에 주민들은 다른 기관이 담당하는 도로 파임과 불법 투기를 신고하고, 토요일에 회관이 비어 있는지 묻고, 봄에 접수한 보행로 민원이 어떻게 되었는지 알고 싶어 합니다. 웹사이트는 전 의원이 올린 PDF 목록인 경우가 많습니다. 카운슬에는 회의록을 담을 수 있는 게시 기능, 이메일을 주고받지 않아도 되는 예약, 모든 민원과 참조 번호의 기록이 필요합니다.

회의별로 묶인 안건, 자료, 회의록
이름은 표시하지 않는 공개 회관 일정
위치, 상태, 외부 참조 번호가 있는 민원 보고
최신 버전의 자료를 볼 수 있는 의원 전용 공간
번호가 매겨진 청구서와 예산 대비 실제 지출
주민을 위한 담당 업무 안내

PDF 더미가 아니라 페이지로 된 회의

회의마다 날짜, 안건, 자료, 그리고 승인되면 회의록이 담긴 페이지를 만듭니다. 주민은 파일 이름을 추측하는 대신 날짜로 3월 회의를 찾을 수 있습니다. 간단한 목록으로 어떤 사안이 마을 소관이고 어떤 사안이 지역이나 광역 기관 소관인지 설명하고, 올바른 곳에 신고할 수 있도록 링크를 둡니다.

우리 패리시 카운슬을 위한 웹사이트를 만들어 줘. 각 회의는 날짜, 장소, 안건, 참고 자료, 승인된 회의록이 담긴 페이지를 가져야 해. 의원, 서기 연락처, 예산 페이지와, 지역 및 광역 의회로 연결되는 '담당 업무 안내' 목록도 추가해 줘.

주민이 직접 확인할 수 있는 회관과 운동장 예약

공개 일정에는 이름 없이 예약된 시간만 보여 주므로, 주민은 문의하기 전에 먼저 확인할 수 있습니다. 신청은 용도와 예상 인원을 적는 양식으로 들어오고, 서기가 승인한 뒤 대여 계약서를 발급합니다.

우리 마을 회관과 운동장을 위한 예약 시스템을 만들어 줘. 예약된 시간은 보이지만 이름은 없는 공개 일정을 보여 줘. 주민은 용도, 인원, 연락처와 함께 시간대를 신청하고, 서기가 승인하거나 거절해. 주민과 비주민의 대여 요금을 각각 보여 줘.

상위 카운슬에서 받은 참조 번호가 붙은 민원 기록

주민은 위치와 사진과 함께 문제를 신고합니다. 서기는 패리시가 직접 처리하는지 다른 기관에 넘기는지 기록하고, 상위 기관이 준 참조 번호를 저장합니다. 몇 달 뒤에도 상태는 검색 한 번이면 알 수 있습니다.

패리시 카운슬을 위한 민원 추적 기능을 만들어 줘. 주민은 설명, 위치, 사진과 함께 문제를 신고해. 서기는 상태, 담당(패리시, 지역, 광역)과 외부 기관의 참조 번호를 설정하고, 주민은 신고 번호로 상태를 확인할 수 있어야 해.

의원 자료를 한곳에

서기가 한 번만 업로드하면 의원들은 로그인해서 다음 회의 자료를 봅니다. 표결 전에 어떤 초안이 배포되었는지에 대해 나중에 의문이 생기지 않습니다.

서기가 회의별 자료를 업로드하는 비공개 의원 공간을 추가해 줘. 의원은 로그인해서 최신 버전을 읽고, 이전 버전은 날짜와 함께 보관되어야 해.

매 회의마다 보는 예산 대비 지출

예산 항목별로 지금까지의 지출을 보여 주어, 카운슬이 매달 상황을 파악하고 지방세 부과금(precept)에 대한 주민 질문에 답할 수 있게 합니다.

패리시 카운슬을 위한 예산 대시보드를 만들어 줘. 예산 항목, 지금까지의 지출, 남은 금액, 연도 경과 비율을 보여 줘. 회의에서 출력할 수 있어야 해.

감사관이 기대하는 방식으로 기록 관리하기

작은 카운슬은 기록으로 검토받습니다. 청구서와 결제는 순서대로 번호를 매기고, 삭제하지 말고 취소하며, 승인된 회의록은 게시된 후 변경하지 마세요. 정정이 필요하면 날짜와 함께 메모로 게시하세요. 지역의 투명성 및 감사 규정이 무엇을 얼마 동안 게시하도록 요구하는지 확인하세요.

순차 번호 매기기, 삭제 없음
게시된 승인 회의록은 잠금 처리
모든 문서에 게시 날짜 표시

마을 일정에 회의 넣기

카운슬 회의를 마을 축제, 쓰레기 줍기 행사, 커피 모임과 같은 일정표에 올리세요. 지역 행사에 오는 주민은 회의가 자신에게도 열려 있다는 것을 알게 되고, 더 많은 사람이 참석하게 됩니다.

시작용 프롬프트

우리 패리시 카운슬을 위한 웹사이트를 만들어 줘. 회의마다 안건, 자료, 승인된 회의록이 담긴 페이지가 있어야 해. 주민은 마을 회관과 운동장의 공개 일정을 보고 예약을 신청할 수 있고, 사진과 위치와 함께 지역 문제를 신고할 수 있어야 해. 서기는 각 민원의 상태와 지역 또는 광역 카운슬의 참조 번호를 추적해. 의원은 회의 자료를 위한 비공개 공간에 로그인해.

자주 묻는 질문

서기가 기술 지원 없이 사이트를 업데이트할 수 있나요?

네. 서기가 회의를 추가하고 문서를 업로드할 수 있는 관리자 공간을 요청하세요. 그 밖의 변경은 채팅으로 설명하면 됩니다.

주민이 마을 회관을 온라인으로 예약할 수 있나요?

네. 주민은 비어 있는 시간을 보고 신청을 보내며, 서기가 승인합니다. 카드 결제를 하려면 카운슬이 연결하는 결제 제공업체 계정이 필요합니다.

공공기관의 접근성 규정을 충족하나요?

접근 가능한 제목, 대체 텍스트, 읽기 쉬운 명암 대비를 요청할 수 있으며, PDF뿐 아니라 웹페이지 형태의 문서도 만들 수 있습니다. 결과는 카운슬에 적용되는 접근성 규정과 대조해 확인하세요.

우리만의 도메인을 쓸 수 있나요?

네. 월 $25의 Pro에서 가능합니다. 무료 요금제는 Mythex 주소로 게시되며, 시험해 보기에는 충분합니다.

의원에게 계정이 필요한가요?

비공개 자료 공간에만 필요합니다. 의원 로그인을 요청하면 Mythex가 만들어 줍니다.

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