书记员能够随时更新的教区议会网站

借助 Mythex，教区书记员可以搭建议会网站：议程和纪要按每次会议发布，而不是埋在 PDF 文件里；居民可以查看的会堂和运动场预订日历；记录上报给上级机构事项的问题日志；以及供议员使用的私密文件区。用聊天描述需求，当周即可发布。

兼职书记员、会议周期和一个陈旧的网站

大多数教区议会只有一名每周工作几个小时的书记员。工作依循会议周期进行：按时发布议程，将材料发送给议员，起草纪要并在下次会议上批准，以及在冬季制定预算。在此之间，居民需要报告属于其他机构管辖的坑洼和非法倾倒垃圾，询问周六会堂是否空闲，还想知道春季提交的步道投诉后来怎样了。议会网站往往只是前任议员上传的一堆 PDF。议会需要的是能够发布纪要的工具、无需反复邮件往来的预订功能，以及每个问题和每个编号的完整记录。

议程、材料和纪要按会议分组
公开的会堂日历不显示姓名
问题报告包含地点、状态和外部编号
议员专区提供文件的当前版本
编号发票以及预算与实际对比
为居民提供的“各事项由谁负责”指南

以页面形式呈现的会议，而不是一堆 PDF

每次会议都有一个页面，包含日期、议程、材料，以及经批准后的纪要。居民可以按日期找到三月的会议，而不必猜测文件名。一份简单的清单说明哪些事项属于教区，哪些属于区或郡议会，并附有链接，指引居民在正确的地方提交报告。

为我们的教区议会做一个网站。每次会议都有一个页面，包括日期、地点、议程、辅助文件以及已批准的纪要。另外添加议员页面、书记员联系方式页面、预算页面，以及一个“各事项由谁负责”的列表，链接到区议会和郡议会。

居民可以查看的会堂和运动场预订

公开日历显示已被预订的时段但不显示姓名，居民在询问之前即可先行查看。申请通过表单提交，需填写用途和预计人数；书记员批准后签发租用协议。

为我们的村会堂和运动场做一个预订系统。显示公开日历，标明已预订的时段但不显示姓名。居民填写用途、人数和联系方式申请时段，书记员批准或拒绝。分别显示居民和非居民的租用费用。

附有其他议会编号的问题日志

居民附上地点和照片报告问题。书记员记录该事项是由教区处理还是转交上级，并保存上级机构给出的编号。数月之后，只需一次搜索即可查到当前状态。

为教区议会做一个问题追踪系统。居民提交问题时需填写描述、地点和照片。书记员设置状态、负责方（教区、区、郡）以及外部机构的编号，居民可以凭报告编号查询状态。

议员文件的统一存放处

议员登录后即可查看下次会议的文件，书记员只需上传一次。之后不会再对投票前传阅的是哪一稿产生任何疑问。

添加一个议员私密专区，书记员按会议上传文件。议员登录后阅读当前版本，旧版本会按日期保留。

每次会议都能看到预算与支出对比

按预算科目显示截至目前的支出，让议会每月都能掌握情况，并回答居民关于地方税附加费的问题。

为教区议会做一个预算仪表盘，包括预算科目、截至目前的支出、剩余金额，以及全年已过去的百分比。确保可以打印，以便用于会议。

按审计人员期望的方式保存记录

小型议会的记录会受到审查。发票和付款要按顺序编号，作废而不删除，已发布的批准纪要发布后不得更改。如需更正，应以带日期的注释形式发布。请核对你所在地区关于信息公开和审计的规定要求，以及公开的期限。

顺序编号，不做删除
批准的纪要发布后锁定
每份文件都标注发布日期

将会议列入村庄日历

把议会会议与村庄节日、清理垃圾活动和晨间咖啡会放在同一个日历中。前来参加社区活动的居民会看到会议对他们开放，也会有更多人前来参加。

可直接使用的起始提示词

为我们的教区议会做一个网站。每次会议都有一个包含议程、材料和已批准纪要的页面。居民可以查看村会堂和运动场的公开日历并申请预订，还可以附上照片和地点报告本地问题。书记员跟踪每个问题的状态以及区或郡议会给出的编号。议员登录私密专区查看会议材料。

常见问题

书记员无需技术帮助就能更新网站吗？

可以。请求提供一个管理区域，书记员可以在其中添加会议并上传文件，其他修改也可以通过聊天描述完成。

居民可以在线预订村会堂吗？

可以。居民可以看到空闲时段并提交申请，书记员批准即可。刷卡付款需要议会连接自己的支付服务商账户。

它符合公共机构的无障碍规定吗？

你可以要求使用无障碍标题、替代文本和易读的对比度，并要求将文件以网页形式呈现，而不仅仅是 PDF。请对照适用于你们议会的无障碍规定检查结果。

我们可以使用自己的域名吗？

可以，Pro 版每月 $25。免费版发布到 Mythex 地址，用来试用完全够用。

议员需要账号吗？

只有使用私密文件专区时才需要。请求提供议员登录账号，Mythex 会为你搭建。