En webbplats för parish council som sekreteraren kan hålla uppdaterad

Med Mythex kan en sekreterare bygga en webbplats för rådet där dagordningar och protokoll läggs upp per möte i stället för att gömmas som PDF-filer, en kalender för bokning av samlingslokal och idrottsplats som invånarna kan kontrollera, en ärendelogg som följer vad som skickats vidare till den högre myndigheten och ett privat område för ledamöternas underlag. Beskriv det i chatten och publicera samma vecka.

Börja bygga gratis

En deltidssekreterare, en mötescykel och en gammal webbplats

De flesta parish councils har en sekreterare som arbetar några timmar i veckan. Arbetet följer mötescykeln: en dagordning publiceras i tid, underlag skickas till ledamöterna, protokollet skrivs och godkänns på nästa möte, och budgeten fastställs på vintern. Däremellan rapporterar invånare hål i vägen och olagligt sopnedkastning som hör till en annan myndighet, frågar om lokalen är ledig på lördag och vill veta vad som hände med klagomålet om gångstigen i våras. Webbplatsen är ofta en lista med PDF-filer som en tidigare ledamot laddade upp. Ett råd behöver publicering som hanterar protokoll, bokningar utan e-posttennis och en logg över varje ärende och referens.

Dagordningar, underlag och protokoll grupperade per möte
En offentlig kalender för samlingslokalen utan namn synliga
Ärenderapporter med plats, status och extern referens
Ett ledamotsområde med den aktuella versionen av underlagen
Numrerade fakturor och budget jämfört med utfall
En guide för invånare om vem som hanterar vad

Möten som sidor, inte en hög med PDF-filer

Varje möte får en sida med datum, dagordning, underlag och, när de är godkända, protokollet. Invånare hittar mötet i mars via datum, inte genom att gissa ett filnamn. En enkel lista förklarar vilka ärenden som hör till byn och vilka som hör till kommunen eller länet, med länkar för att anmäla dem på rätt ställe.

Bygg en webbplats för vårt parish council. Varje möte har en sida med datum, plats, dagordning, underlag och godkända protokoll. Lägg till sidor för ledamöterna, sekreterarens kontaktuppgifter, budgeten och en lista ”vem som hanterar vad” med länkar till distrikts- och länsrådet.

Bokning av samlingslokal och idrottsplats som invånarna kan se

En offentlig kalender visar bokade tider utan namn, så att invånarna kan kontrollera innan de frågar. Förfrågningar kommer in via ett formulär med syfte och förväntat antal, och sekreteraren godkänner dem och utfärdar hyresavtalet.

Gör ett bokningssystem för vår samlingslokal och idrottsplats. Visa en offentlig kalender med bokade tider men inga namn. Invånare begär en tid med syfte, antal och kontaktuppgifter, och sekreteraren godkänner eller avslår. Visa hyresavgifter för invånare och icke-invånare.

En ärendelogg med referensen från den andra myndigheten

Invånare rapporterar ett problem med plats och foto. Sekreteraren registrerar om rådet hanterar det eller skickar vidare det, och sparar referensnumret som den högre myndigheten ger. Månader senare är statusen ett sökord bort.

Skapa en ärendehanterare för ett parish council. Invånare rapporterar ett ärende med beskrivning, plats och foto. Sekreteraren sätter status, ansvarig (byn, distriktet, länet) och den externa myndighetens referensnummer, och invånare kan kontrollera status med sitt rapportnummer.

En plats för ledamöternas underlag

Ledamöter loggar in för att se underlagen till nästa möte, och sekreteraren laddar upp en gång. Senare råder ingen tvekan om vilket utkast som skickades ut före en omröstning.

Lägg till ett privat ledamotsområde där sekreteraren laddar upp underlag per möte. Ledamöter loggar in för att läsa den aktuella versionen, och äldre versioner sparas med datum.

Budget mot utgifter vid varje möte

Visa varje budgetpost med utgifter hittills, så att rådet ser läget varje månad och kan svara på invånarnas frågor om skatten.

Bygg en budgetöversikt för ett parish council med budgetposter, utgifter hittills, återstående belopp och andel av året som gått. Gör den utskriftsbar för möten.

För register på det sätt revisorer förväntar sig

Små råd granskas utifrån sina register. Numrera fakturor och betalningar i följd, makulera i stället för att radera, och håll godkända protokoll oförändrade när de publiceras. Om du behöver en rättelse publicerar du den som en anteckning med datum. Kontrollera vad dina lokala regler om insyn och revision kräver att du publicerar och hur länge.

Löpande numrering, inga raderingar
Godkända protokoll låsta när de publicerats
Publiceringsdatum på varje dokument

Lägg mötena i bykalendern

Lista rådets möten i samma kalender som byfesten, skräpplockningen och kaffemorgonen. Invånare som kommer till gemenskapsevenemang ser att mötena är öppna för dem, och fler kommer.

En prompt att utgå från

Bygg en webbplats för vårt parish council. Varje möte har en sida med dagordning, underlag och godkända protokoll. Invånare kan se en offentlig kalender för samlingslokalen och idrottsplatsen och begära bokningar, och rapportera lokala ärenden med foto och plats. Sekreteraren följer varje ärendes status och referensen från distrikts- eller länsrådet. Ledamöter loggar in i ett privat område för mötesunderlag.

Frågor

Kan sekreteraren uppdatera webbplatsen utan teknisk hjälp?

Ja. Be om ett adminområde där sekreteraren lägger till möten och laddar upp dokument, och övriga ändringar kan beskrivas i chatten.

Kan invånare boka samlingslokalen online?

Ja. Invånare ser lediga tider och skickar en förfrågan, och sekreteraren godkänner den. Kortbetalningar kräver ett betalningsleverantörskonto som rådet kopplar.

Uppfyller det tillgänglighetskrav för offentliga organ?

Du kan be om tillgängliga rubriker, alternativtext och läsbar kontrast, och dokument som webbsidor i stället för enbart PDF-filer. Kontrollera resultatet mot de tillgänglighetsregler som gäller för ditt råd.

Kan vi använda vår egen domän?

Ja, på Pro för 25 USD i månaden. Gratisplanen publicerar till en Mythex-adress, vilket fungerar bra för att prova.

Behöver ledamöterna konton?

Endast för området med privata underlag. Be om inloggningar för ledamöter så bygger Mythex dem.

Fler sätt att bygga med AI

Mythex · Pricing · Bygg vad som helst med AI · Mallar för webbplatser och appar · Mythex jämfört · Ordlista för apputveckling med AI · Gratis verktyg för apputveckling med AI · English