Web obecního zastupitelstva, který může tajemník udržovat aktuální

Mythex umožní tajemníkovi obce postavit web zastupitelstva, kde se programy a zápisy přidávají ke každému jednání, a ne schovávají v PDF, kalendář rezervací sálu a hřiště, který mohou obyvatelé zkontrolovat, evidenci podnětů, která sleduje, co bylo předáno vyššímu úřadu, a soukromou sekci pro podklady zastupitelů. Popište to v chatu a publikujte ještě týž týden.

Začněte stavět zdarma

Neúplný úvazek tajemníka, cyklus jednání a zastaralý web

Většina obecních úřadů má jednoho tajemníka, který pracuje pár hodin týdně. Práce se řídí cyklem jednání: program zveřejněný včas, podklady odeslané zastupitelům, zápis připravený a schválený na dalším jednání a rozpočet schvalovaný na podzim. Mezitím obyvatelé hlásí výmoly a černé skládky, které patří jinému úřadu, ptají se, jestli je sál v sobotu volný, a chtějí vědět, co se stalo se stížností na pěšinu z jara. Web bývá často seznam PDF nahraných bývalým zastupitelem. Obec potřebuje publikování, které zvládne zápisy, rezervace bez e-mailového přehazování a záznam každé závady a čísla jednací.

Programy, podklady a zápisy seskupené podle jednání
Veřejný kalendář sálu bez zobrazení jmen
Hlášení závad s místem, stavem a odkazem na vnější úřad
Sekce zastupitelů s aktuální verzí podkladů
Očíslované faktury a rozpočet proti skutečnosti
Průvodce, kdo co řeší, pro obyvatele

Jednání jako stránky, ne hromada PDF

Každé jednání má stránku s datem, programem, podklady a po schválení i zápisem. Obyvatelé najdou jednání z března podle data, ne hádáním názvu souboru. Přehledný seznam vysvětluje, které věci patří obci a které okresu nebo kraji, s odkazy, kam je nahlásit.

Vytvořte web pro naše obecní zastupitelstvo. Každé jednání má stránku s datem, místem, programem, podklady a schválenými zápisy. Přidejte stránky pro zastupitele, kontakt na tajemníka, rozpočet a seznam „kdo co řeší“ s odkazy na okresní a krajský úřad.

Rezervace obecního sálu a hřiště, které obyvatelé vidí

Veřejný kalendář ukazuje obsazené časy bez jmen, takže se obyvatelé podívají dřív, než se zeptají. Žádosti přicházejí přes formulář s účelem a očekávaným počtem lidí a tajemník je schválí a vystaví smlouvu o pronájmu.

Vytvořte rezervační systém pro obecní sál a hřiště. Zobrazte veřejný kalendář s obsazenými časy bez jmen. Obyvatelé žádají o termín s účelem, počtem osob a kontaktem a tajemník žádost schválí nebo zamítne. Ukažte poplatky za pronájem pro obyvatele a pro nečleny.

Evidence závad s číslem jednacím z jiného úřadu

Obyvatel nahlásí problém s místem a fotkou. Tajemník zapíše, zda ho řeší obec, nebo jej předává dál, a uloží číslo jednací, které dá vyšší úřad. Po měsících je stav na jedno hledání.

Vytvořte evidenci závad pro obecní zastupitelstvo. Obyvatel nahlásí závadu s popisem, místem a fotkou. Tajemník nastaví stav, zodpovědnost (obec, okres, kraj) a číslo jednací vnějšího úřadu a obyvatelé mohou zkontrolovat stav podle čísla svého hlášení.

Jedno místo pro podklady zastupitelů

Zastupitelé se přihlásí a vidí podklady na příští jednání, které tajemník nahrává jednou. Později není pochyb o tom, který návrh byl rozeslán před hlasováním.

Přidejte soukromou sekci pro zastupitele, kde tajemník nahrává podklady ke každému jednání. Zastupitelé se přihlásí a čtou aktuální verzi, starší verze se uchovávají s daty.

Rozpočet proti výdajům na každém jednání

Zobrazte každou rozpočtovou položku s výdaji k dnešnímu dni, aby zastupitelstvo vidělo stav každý měsíc a mohlo odpovědět na dotazy obyvatel k obecnímu poplatku.

Vytvořte přehled rozpočtu pro obecní zastupitelstvo s rozpočtovými položkami, výdaji k dnešnímu dni, zbývající částkou a procentem uplynulého roku. Přehled musí jít vytisknout na jednání.

Veďte záznamy tak, jak je auditoři očekávají

Malé obce se kontrolují podle jejich záznamů. Faktury a platby číslujte po řadě, rušte je, nemažte, a schválené zápisy po zveřejnění neměňte. Když je potřeba oprava, zveřejněte ji jako poznámku s datem. Zkontrolujte, co vaše místní pravidla pro transparentnost a audit vyžadují zveřejňovat a jak dlouho.

Průběžné číslování, žádné mazání
Schválené zápisy zamčené po zveřejnění
Datum zveřejnění u každého dokumentu

Dejte jednání do obecního kalendáře

Zařaďte jednání zastupitelstva do stejného kalendáře jako pouť, úklid obce a kávové setkání. Obyvatelé, kteří přijdou na komunitní akce, uvidí, že jednání jsou pro ně otevřená, a přijde jich víc.

Prompt, ze kterého začít

Vytvořte web pro naše obecní zastupitelstvo. Každé jednání má stránku s programem, podklady a schválenými zápisy. Obyvatelé vidí veřejný kalendář obecního sálu a hřiště a mohou žádat o rezervace a nahlašovat místní závady s fotkou a místem. Tajemník sleduje stav každé závady a číslo jednací okresního nebo krajského úřadu. Zastupitelé se přihlásí do soukromé sekce s podklady k jednání.

Otázky

Může tajemník aktualizovat web bez technické pomoci?

Ano. Požádejte o administrační sekci, kde tajemník přidává jednání a nahrává dokumenty, a jakoukoli jinou změnu lze popsat v chatu.

Můžou obyvatelé rezervovat obecní sál online?

Ano. Obyvatelé vidí volné termíny a pošlou žádost, kterou tajemník schválí. Platby kartou vyžadují účet u platebního poskytovatele, který obec připojí.

Splňuje to pravidla přístupnosti pro veřejné instituce?

Můžete požádat o přístupné nadpisy, alternativní texty a čitelný kontrast a o dokumenty jako webové stránky, ne jen PDF. Výsledek ověřte podle pravidel přístupnosti, která se na vaši obec vztahují.

Můžeme použít vlastní doménu?

Ano, ve verzi Pro za $25 měsíčně. Bezplatný tarif publikuje na adrese Mythexu, což stačí na vyzkoušení.

Potřebují zastupitelé účty?

Jen pro soukromou sekci s podklady. Požádejte o přihlášení pro zastupitele a Mythex je vytvoří.

Další způsoby, jak stavět s AI

Mythex · Pricing · Vytvořte cokoli s AI · Šablony webů a aplikací · Mythex v porovnání · Slovník tvorby aplikací s AI · Bezplatné nástroje pro tvorbu aplikací s AI · English