書記官可以持續更新的教區議會網站

用 Mythex，教區書記官可以建立議會網站：議程與會議紀錄依每次會議分別發佈，而不是埋在 PDF 檔案裡；居民可以查看的會館與球場預約行事曆；追蹤問題是否已轉交上級機關的問題紀錄；以及議員文件的私人專區。用聊天描述需求，同一週就能發佈。

兼職書記官、會議週期與一個舊網站

多數教區議會只有一位每週工作幾個小時的書記官。工作依照會議週期進行：議程要及時發佈，文件要寄給議員，會議紀錄需要起草，並在下一次會議通過，預算則在冬季訂定。在這之間，居民會回報屬於其他機關的坑洞與非法棄置垃圾，詢問週六會館是否有空，也想知道春天提出的步道投訴後來怎麼了。網站往往只是前任議員上傳的一堆 PDF。議會需要的是能快速發佈會議紀錄的工具、不必透過電子郵件來回就能預約的系統，以及每項問題與參考編號的完整紀錄。

議程、文件與會議紀錄依會議分類
公開的會館行事曆，不顯示任何姓名
問題回報附地點、狀態與外部參考編號
議員專區提供最新版本的文件
附編號的發票與預算對實際支出比較
居民可查閱的業務分工指南

每次會議都是一個頁面，而不是一堆 PDF

每次會議都有自己的頁面，包含日期、議程、相關文件，以及在通過後公布的會議紀錄。居民可以依日期找到三月份的會議，不必猜檔案名稱。頁面上會以清單說明哪些事務屬於教區、哪些屬於區或縣，並附上在正確管道提出回報的連結。

幫我們的教區議會做一個網站。每次會議都有一個頁面，包含日期、地點、議程、附件文件與已通過的會議紀錄。另外加入議員介紹、書記官聯絡方式、預算頁面，以及一份「業務分工」清單，連結到區議會與縣議會。

居民可以查看的會館與球場預約

公開行事曆只顯示已預約的時段，不顯示任何姓名，因此居民在詢問前就能先查看。申請時透過表單填寫用途與預計人數，由書記官核准並開立租用合約。

幫我們的村會館與運動場做一套預約系統。公開行事曆要顯示已預約的時段，但不顯示姓名。居民提出申請時需填寫用途、人數與聯絡資料，由書記官核准或拒絕。顯示居民與非居民的租用費用。

附上其他議會參考編號的問題紀錄

居民回報問題時，附上地點與照片。書記官記錄該問題是由教區處理，還是轉交其他機關，並保存上級機關給的參考編號。幾個月後，只要搜尋一次就能查到最新狀態。

為教區議會建立問題追蹤系統。居民回報問題時要填寫說明、地點與照片。書記官設定狀態、負責單位（教區、區或縣）以及外部機關的參考編號，居民可以用回報編號查詢處理狀態。

議員文件的單一存放處

議員登入後就能看到下一次會議的文件，文件只需書記官上傳一次。之後也不會有人懷疑，表決前傳閱的是哪一版草稿。

新增一個私人議員專區，由書記官依會議上傳文件。議員登入後可以閱讀目前版本，較舊的版本則依日期保留。

每次會議都能看到預算與支出的對照

顯示每個預算項目的累計支出，讓議會每月都能掌握狀況，並回答居民對教區稅的提問。

為教區議會製作預算儀表板，包含預算項目、累計支出、剩餘金額，以及本年度已過的百分比。版面要能列印，方便會議使用。

依照審計人員期待的方式保存紀錄

小型議會的紀錄經常會被審查。發票與付款要依序編號，更正時要作廢而不是刪除，並且已發佈的會議紀錄發佈後不得更動。如需更正，請以附日期的附註方式發佈。請確認當地的資訊公開與審計規定要求你公布哪些內容，以及保存期限多長。

依序編號，不刪除紀錄
會議紀錄通過並發佈後即鎖定
每份文件都標示發佈日期

把會議放進村莊行事曆

把議會會議與村慶、清掃活動及咖啡早餐會放在同一份行事曆中。參加社區活動的居民會看到議會會議對他們開放，也會有更多人前來參加。

可以開始使用的提示詞

幫我們的教區議會做一個網站。每次會議都有一個頁面，包含議程、文件與已通過的會議紀錄。居民可以查看村會館與運動場的公開行事曆並提出預約，也可以附上照片與地點回報地方問題。書記官追蹤每項問題的狀態，以及區議會或縣議會給的參考編號。議員登入後可以進入私人專區查看會議文件。

常見問題

書記官不需要技術協助也能更新網站嗎？

可以。你可以申請一個管理頁面，讓書記官新增會議並上傳文件；其他修改則可以直接在聊天中描述。

居民可以線上預約村會館嗎？

可以。居民可以看到可用的時段並送出申請，由書記官核准。信用卡付款則需要議會自己連接付款服務商的帳號。

它符合公共機構的無障礙規定嗎？

你可以要求使用無障礙標題、替代文字與易讀的對比度，也可以要求把文件以網頁形式呈現，而不只是 PDF。請依照適用於你議會的無障礙規定檢查最終結果。

我們可以使用自己的網域嗎？

可以，使用 Pro 方案每月 $25。免費方案會發佈到 Mythex 的網址，適合先試用。

議員需要帳號嗎？

只有私人文件專區需要。請申請議員登入帳號，Mythex 會幫你建立。