Un site de conseil municipal que le secrétaire de mairie peut tenir à jour

Avec Mythex, un secrétaire de mairie peut créer un site où les ordres du jour et les comptes rendus sont ajoutés par réunion plutôt qu'enfouis dans des PDF, un calendrier de réservation de la salle et du terrain que les habitants peuvent consulter, un registre des signalements qui suit ce qui a été transmis à l'échelon supérieur, et un espace privé pour les dossiers des élus. Décrivez-le dans le chat et publiez-le la même semaine.

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Un secrétaire à temps partiel, un cycle de réunions et un vieux site

La plupart des conseils municipaux n'ont qu'un secrétaire qui travaille quelques heures par semaine. Le travail suit le cycle des réunions : un ordre du jour publié à temps, les dossiers envoyés aux élus, un compte rendu rédigé puis approuvé à la réunion suivante, et le budget voté en hiver. Entre-temps, les habitants signalent des nids-de-poule et des dépôts sauvages qui relèvent d'une autre collectivité, demandent si la salle est libre le samedi, et veulent savoir ce qu'est devenue la plainte de l'été dernier concernant le sentier. Le site est souvent une liste de PDF mise en ligne par un ancien élu. Un conseil a besoin d'une publication qui gère les comptes rendus, de réservations sans allers-retours de courriels et d'un registre de chaque signalement et de chaque référence.

Ordres du jour, dossiers et comptes rendus regroupés par réunion
Un calendrier public de la salle sans afficher de noms
Signalements avec localisation, statut et référence de l'autorité compétente
Un espace pour les élus avec la version à jour des dossiers
Factures numérotées et budget réalisé par rapport au prévu
Un guide « qui s'occupe de quoi » pour les habitants

Les réunions sous forme de pages, pas une pile de PDF

Chaque réunion a sa page avec la date, l'ordre du jour, les dossiers et, une fois approuvé, le compte rendu. Les habitants retrouvent la réunion de mars par sa date, sans deviner un nom de fichier. Une liste simple indique quelles compétences relèvent de la commune et lesquelles de l'intercommunalité ou du département, avec des liens pour les signaler au bon endroit.

Crée un site pour notre conseil municipal. Chaque réunion a une page avec la date, le lieu, l'ordre du jour, les documents annexes et le compte rendu approuvé. Ajoute des pages pour les élus, les coordonnées du secrétaire, le budget et une liste « qui s'occupe de quoi » avec des liens vers l'intercommunalité et le département.

Des réservations de salle et de terrain que les habitants peuvent voir

Un calendrier public montre les créneaux réservés sans les noms, pour que les habitants vérifient avant de demander. Les demandes arrivent par un formulaire avec l'objet et le nombre de personnes prévu, et le secrétaire valide la demande et édite le contrat de location.

Crée un système de réservation pour notre salle des fêtes et notre terrain communal. Affiche un calendrier public avec les créneaux réservés mais sans les noms. Les habitants demandent un créneau avec l'objet, le nombre de personnes et leurs coordonnées, et le secrétaire accepte ou refuse. Affiche les tarifs de location pour les habitants et pour les non-habitants.

Un registre des signalements avec la référence de l'autre collectivité

Les habitants signalent un problème avec sa localisation et une photo. Le secrétaire note si la commune s'en occupe ou la transmet, et enregistre le numéro de référence donné par l'autorité compétente. Des mois plus tard, le statut tient en une recherche.

Crée un suivi des signalements pour un conseil municipal. Les habitants signalent un problème avec une description, une localisation et une photo. Le secrétaire définit le statut, le responsable (commune, intercommunalité, département) et le numéro de référence de l'autorité extérieure, et les habitants peuvent consulter le statut avec leur numéro de signalement.

Un seul endroit pour les dossiers des élus

Les élus se connectent pour consulter les dossiers de la prochaine réunion, le secrétaire ne les téléversant qu'une fois. Plus tard, il n'y a aucun doute sur la version du projet qui a circulé avant un vote.

Ajoute un espace privé pour les élus où le secrétaire téléverse les dossiers par réunion. Les élus se connectent pour lire la version en vigueur, et les anciennes versions sont conservées avec leur date.

Budget et dépenses à chaque réunion

Affichez chaque poste budgétaire avec les dépenses à ce jour, pour que le conseil voie la situation chaque mois et puisse répondre aux questions des habitants sur les impôts locaux.

Crée un tableau de bord budgétaire pour un conseil municipal avec les postes budgétaires, les dépenses à ce jour, le montant restant et le pourcentage de l'année écoulée. Rends-le imprimable pour les réunions.

Tenez les registres comme les auditeurs l'attendent

Les petites collectivités sont contrôlées sur leurs registres. Numérotez les factures et les paiements dans l'ordre, annulez plutôt que supprimer, et gardez les comptes rendus approuvés inchangés une fois publiés. Si une correction est nécessaire, publiez-la sous forme de note datée. Vérifiez ce que vos règles locales de transparence et de contrôle imposent de publier, et pendant combien de temps.

Numérotation séquentielle, aucune suppression
Comptes rendus approuvés verrouillés une fois publiés
Date de publication sur chaque document

Inscrivez les réunions dans l'agenda du village

Placez les réunions du conseil dans le même calendrier que la fête du village, la collecte des déchets et le café-rencontre. Les habitants qui viennent aux événements communautaires voient que les réunions leur sont ouvertes, et davantage d'entre eux viennent.

Un prompt pour démarrer

Crée un site pour notre conseil municipal. Chaque réunion a une page avec l'ordre du jour, les dossiers et le compte rendu approuvé. Les habitants peuvent consulter un calendrier public de la salle des fêtes et du terrain et demander une réservation, et signaler des problèmes locaux avec une photo et une localisation. Le secrétaire suit le statut de chaque signalement et la référence de l'intercommunalité ou du département. Les élus se connectent à un espace privé pour les dossiers de réunion.

Questions

Le secrétaire peut-il mettre à jour le site sans aide technique ?

Oui. Demandez un espace d'administration où le secrétaire ajoute les réunions et téléverse les documents, et toute autre modification peut être décrite dans le chat.

Les habitants peuvent-ils réserver la salle des fêtes en ligne ?

Oui. Les habitants voient les créneaux libres et envoient une demande, que le secrétaire valide. Les paiements par carte nécessitent un compte chez un prestataire de paiement que la commune connecte.

Est-ce conforme aux règles d'accessibilité des organismes publics ?

Vous pouvez demander des titres accessibles, des textes alternatifs et un contraste lisible, et des documents présentés comme des pages web plutôt que seulement en PDF. Vérifiez le résultat au regard des règles d'accessibilité applicables à votre collectivité.

Pouvons-nous utiliser notre propre domaine ?

Oui, avec Pro à 25 $ par mois. Le plan Free publie à une adresse Mythex, ce qui convient pour essayer.

Les élus ont-ils besoin de comptes ?

Seulement pour l'espace privé des dossiers. Demandez des accès pour les élus et Mythex les crée.

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