事務担当者が更新し続けられる地域評議会のウェブサイト

Mythexを使えば、地域評議会の事務担当者は評議会のウェブサイトを自分でつくれます。議題と議事録はPDFに埋もれさせず、会議ごとに掲載します。住民が空き状況を確認できる公民館・グラウンドの予約カレンダー、上位の行政機関に送った内容を追跡する課題ログ、議員の資料を置く非公開エリアも作成できます。チャットで説明すれば、同じ週に公開できます。

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非常勤の事務担当者、会議のサイクル、古いウェブサイト

多くの地域評議会では、事務担当者が週に数時間だけ働いています。仕事は会議のサイクルに沿って進みます。議題を期限内に公開し、議員に資料を送り、次の会議で議事録を作成・承認し、冬には予算を決めます。その合間に、住民は別の行政機関の管轄である道路の穴や不法投棄を報告し、土曜日に公民館が空いているかを尋ね、春に出した遊歩道の苦情がどうなったかを知りたがります。ウェブサイトは、以前の議員がアップロードしたPDFの一覧であることがよくあります。評議会に必要なのは、議事録をそのまま公開できる仕組み、メールのやり取りに頼らない予約、そしてすべての課題と照会番号の記録です。

会議ごとにまとめた議題、資料、議事録
予約者の名前を出さない、公開の公民館カレンダー
場所、状況、外部の照会番号を付けた課題報告
資料の最新版を置く議員専用エリア
番号付きの請求書と、予算に対する実績
住民向けの「どの件を誰が担当するか」の案内

PDFの山ではなく、会議ごとのページ

会議ごとに、日付、議題、資料、そして承認後は議事録を掲載するページをつくります。住民は推測できないファイル名ではなく、日付から3月の会議を見つけられます。どの案件が地域評議会の所管で、どれが地区や県の所管かを、正しい窓口に報告できるリンク付きの一覧で示します。

地域評議会のウェブサイトをつくってください。会議ごとに、日付、会場、議題、関連資料、承認済みの議事録を掲載するページを用意してください。議員紹介、事務担当者の連絡先、予算のページを追加し、地区や県の議会へのリンク付きで「どの件を誰が担当するか」の一覧も作成してください。

住民が空き状況を確認できる公民館とグラウンドの予約

公開カレンダーには予約済みの時間を予約者の名前なしで表示するため、住民は問い合わせる前に空き状況を確認できます。申込みは利用目的と想定人数を書くフォームから届き、事務担当者が承認して利用契約書を発行します。

公民館とグラウンドの予約システムをつくってください。予約済みの時間を表示する公開カレンダーを作成し、名前は表示しないでください。住民は利用目的、人数、連絡先を入力して枠を申し込み、事務担当者が承認または不承認にできるようにしてください。住民と非住民の利用料金をそれぞれ表示してください。

他の行政機関の照会番号を付けた課題ログ

住民は場所と写真を添えて問題を報告します。事務担当者は、評議会が対応するか、他の機関に回すかを記録し、上位の行政機関から届いた照会番号を保存します。数か月後も、状況は検索すれば一瞬で分かります。

地域評議会の課題管理をつくってください。住民は説明、場所、写真を添えて問題を報告します。事務担当者は、状況、担当（評議会、地区、県）、外部機関の照会番号を設定できるようにしてください。住民は報告番号で状況を確認できるようにしてください。

議員の資料を一か所に

議員はログインして次回の会議の資料を見られます。事務担当者は一度アップロードするだけで済みます。後になって、投票前にどの草案が回覧されたかで迷うことはありません。

非公開の議員エリアを追加してください。事務担当者は会議ごとに資料をアップロードします。議員はログインして最新版を読めるようにし、古い版は日付付きで保存してください。

会議ごとの予算と支出

予算の各項目について、これまでの支出を表示します。評議会は毎月の状況を把握でき、住民から地方税（分担金）について質問されても答えられます。

地域評議会の予算ダッシュボードをつくってください。予算の項目、これまでの支出、残額、年度の経過率を表示してください。会議で印刷できるようにしてください。

監査人が期待する形で記録を残す

小さな評議会は、その記録によって審査されます。請求書と支払いには連番を振り、削除ではなく取り消しを行い、承認された議事録は公開後に変更しないでください。訂正が必要な場合は、日付を付けた注記として公開します。地域の透明性や監査の規則で何をどれだけの期間公開する必要があるかを確認してください。

連番を振り、削除はしない
承認された議事録は公開後に固定
すべての文書に公開日を記載

会議を村の行事カレンダーに載せる

評議会の会議を、夏祭り、清掃活動、井戸端の茶話会と同じカレンダーに載せてください。地域の行事に来る住民は、会議に誰でも参加できることが分かり、参加者も増えるでしょう。

ここから始められるプロンプト

地域評議会のウェブサイトをつくってください。会議ごとに、議題、資料、承認済みの議事録を掲載するページを用意してください。住民は公民館とグラウンドの公開カレンダーを見て予約を申し込み、写真と場所を添えて地域の問題を報告できるようにしてください。事務担当者は、各課題の状況と地区または県の照会番号を管理します。議員は会議資料を置く非公開エリアにログインできるようにしてください。

よくある質問

事務担当者は技術的な助けなしでサイトを更新できますか？

はい。事務担当者が会議を追加し、文書をアップロードできる管理画面を依頼できます。それ以外の変更は、チャットで説明すれば行えます。

住民は公民館をオンラインで予約できますか？

はい。住民は空いている時間を確認して申込みを送り、事務担当者が承認します。カード決済には、評議会が接続する決済サービスのアカウントが必要です。

公的機関に求められるアクセシビリティの基準に対応していますか？

読み上げに対応した見出し、代替テキスト、読みやすいコントラストを依頼できます。PDFだけでなく、文書をウェブページとして掲載することも可能です。結果は、評議会に適用される基準と照らし合わせて確認してください。

独自のドメインを使えますか？

はい。月額25ドルのProプランで使えます。無料プランではMythexのアドレスに公開されるため、試すには十分です。

議員はアカウントが必要ですか？

必要なのは非公開の資料エリアだけです。議員用のログインを依頼すれば、Mythexが作成します。

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