ऐसी पैरिश काउंसिल वेबसाइट जिसे क्लर्क अपडेट रख सके

Mythex से पैरिश क्लर्क ऐसी काउंसिल वेबसाइट बना सकता है जिसमें एजेंडा और कार्यवृत्त पीडीएफ़ में दबे रहने की जगह हर बैठक के हिसाब से जुड़ें, एक हॉल और खेल मैदान बुकिंग कैलेंडर जिसे निवासी देख सकें, एक इश्यू लॉग जो बताए कि बड़े प्राधिकरण को क्या भेजा गया, और पार्षदों के पेपर के लिए एक निजी क्षेत्र। इसे चैट में बताएं और उसी हफ़्ते प्रकाशित करें।

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अंशकालिक क्लर्क, बैठकों का चक्र और पुरानी वेबसाइट

ज़्यादातर पैरिश काउंसिल में एक क्लर्क होता है जो हफ़्ते में कुछ घंटे काम करता है। काम बैठकों के चक्र पर चलता है: समय पर छपने वाला एजेंडा, पार्षदों को भेजे गए पेपर, अगली बैठक में मंज़ूर होने वाला कार्यवृत्त का मसौदा, और सर्दियों में तय होने वाला बजट। इस बीच निवासी गड्ढों और अवैध कचरे की शिकायत करते हैं जो किसी दूसरी संस्था की ज़िम्मेदारी हैं, पूछते हैं कि शनिवार को हॉल खाली है या नहीं, और जानना चाहते हैं कि बसंत की फ़ुटपाथ शिकायत का क्या हुआ। वेबसाइट अक्सर पूर्व पार्षद की अपलोड की हुई पीडीएफ़ की सूची होती है। काउंसिल को ऐसा प्रकाशन चाहिए जो कार्यवृत्त संभाले, ऐसी बुकिंग जिसमें ईमेल की भागदौड़ न हो, और हर इश्यू व संदर्भ का रिकॉर्ड।

बैठक के अनुसार समूहित एजेंडा, पेपर और कार्यवृत्त
सार्वजनिक हॉल कैलेंडर जिसमें किसी का नाम न दिखे
स्थान, स्थिति और बाहरी संदर्भ के साथ इश्यू रिपोर्ट
पार्षदों का क्षेत्र जिसमें पेपर का नवीनतम संस्करण हो
क्रमांकित इनवॉइस और बजट बनाम वास्तविक खर्च
निवासियों के लिए गाइड कि कौन क्या संभालता है

बैठकें पीडीएफ़ के ढेर की जगह पन्नों के रूप में

हर बैठक का एक पन्ना होता है जिसमें तारीख, एजेंडा, पेपर और मंज़ूरी के बाद कार्यवृत्त होते हैं। निवासी मार्च की बैठक तारीख से ढूंढते हैं, फ़ाइल का नाम अंदाज़े से नहीं। एक सादी सूची बताती है कि कौन से मामले पैरिश के हैं और कौन से ज़िले या काउंटी के, और सही जगह पर रिपोर्ट करने के लिंक भी।

हमारी पैरिश काउंसिल के लिए एक वेबसाइट बनाएं। हर बैठक का एक पन्ना हो जिसमें तारीख, स्थान, एजेंडा, सहायक दस्तावेज़ और मंज़ूर कार्यवृत्त हों। पार्षदों, क्लर्क के संपर्क, बजट और एक 'कौन क्या संभालता है' सूची के लिए पन्ने जोड़ें, जो ज़िला और काउंटी काउंसिल से लिंक करे।

हॉल और खेल मैदान की बुकिंग जो निवासी देख सकें

एक सार्वजनिक कैलेंडर बुक किए गए समय बिना नाम के दिखाता है, ताकि निवासी पूछने से पहले देख लें। अनुरोध उद्देश्य और अनुमानित संख्या वाले फ़ॉर्म से आते हैं, और क्लर्क उन्हें मंज़ूर या अस्वीकार करता है और किराया समझौता जारी करता है।

हमारे गांव के हॉल और खेल मैदान के लिए बुकिंग सिस्टम बनाएं। एक सार्वजनिक कैलेंडर दिखाए जिसमें बुक किए गए समय हों पर नाम न हों। निवासी उद्देश्य, संख्या और संपर्क विवरण के साथ स्लॉट मांगें, और क्लर्क मंज़ूर या अस्वीकार करे। निवासियों और गैर-निवासियों के लिए किराया दिखाएं।

दूसरी काउंसिल के संदर्भ वाला इश्यू लॉग

निवासी स्थान और फ़ोटो के साथ कोई समस्या बताते हैं। क्लर्क दर्ज करता है कि समस्या पैरिश संभालती है या आगे भेजी जाती है, और बड़े प्राधिकरण द्वारा दिया गया संदर्भ नंबर सहेजता है। महीनों बाद स्थिति एक खोज की दूरी पर होती है।

एक पैरिश काउंसिल के लिए इश्यू ट्रैकर बनाएं। निवासी विवरण, स्थान और फ़ोटो के साथ समस्या बताएं। क्लर्क स्थिति, ज़िम्मेदार (पैरिश, ज़िला, काउंटी) और बाहरी प्राधिकरण का संदर्भ नंबर डाले, और निवासी अपनी रिपोर्ट नंबर से स्थिति जांच सकें।

पार्षदों के पेपर के लिए एक ही जगह

पार्षद अगली बैठक के पेपर देखने के लिए लॉग इन करते हैं, और क्लर्क एक ही बार अपलोड करता है। बाद में इस पर कोई शक नहीं रहता कि मत देने से पहले कौन सा मसौदा भेजा गया था।

एक निजी पार्षद क्षेत्र जोड़ें जहाँ क्लर्क हर बैठक के लिए पेपर अपलोड करे। पार्षद लॉग इन करके पेपर का नवीनतम संस्करण पढ़ें, और पुराने संस्करण तारीखों के साथ रखे जाएं।

हर बैठक में हर बजट शीर्ष पर खर्च बनाम बजट

हर बजट शीर्ष को आज तक के खर्च के साथ दिखाएं, ताकि काउंसिल हर महीने स्थिति देख सके और निवासियों के प्रीसेप्ट के सवालों के जवाब दे सके।

एक पैरिश काउंसिल के लिए बजट डैशबोर्ड बनाएं, जिसमें बजट शीर्ष, आज तक का खर्च, शेष राशि और साल का कितना प्रतिशत बीत चुका है, यह दिखे। इसे बैठकों के लिए प्रिंट करने योग्य बनाएं।

रिकॉर्ड वैसे रखें जैसे ऑडिटर अपेक्षा करते हैं

छोटी काउंसिल की समीक्षा उनके रिकॉर्ड से होती है। इनवॉइस और भुगतान क्रम से नंबर दें, हटाने की जगह रद्द करें, और प्रकाशित होने के बाद मंज़ूर कार्यवृत्त को बिना बदलाव रखें। अगर कोई सुधार ज़रूरी हो, तो उसे तारीख के साथ नोट के रूप में प्रकाशित करें। जांच लें कि आपके स्थानीय पारदर्शिता और ऑडिट नियमों के तहत क्या प्रकाशित करना ज़रूरी है और कितने समय तक।

क्रमिक नंबर, कोई हटाना नहीं
प्रकाशित होने के बाद मंज़ूर कार्यवृत्त लॉक
हर दस्तावेज़ पर प्रकाशन की तारीख

गांव के कैलेंडर में बैठकें डालें

काउंसिल की बैठकें उसी कैलेंडर में रखें जिसमें मेला, सफ़ाई अभियान और कॉफ़ी मॉर्निंग हों। जो निवासी सामुदायिक कार्यक्रमों में आते हैं, वे देखते हैं कि बैठकें उनके लिए भी खुली हैं, और उनमें से ज़्यादा लोग आते हैं।

शुरुआत के लिए एक प्रॉम्प्ट

हमारी पैरिश काउंसिल के लिए एक वेबसाइट बनाएं। हर बैठक का एक पन्ना हो जिसमें एजेंडा, पेपर और मंज़ूर कार्यवृत्त हों। निवासी हॉल और खेल मैदान का सार्वजनिक कैलेंडर देख सकें और बुकिंग का अनुरोध कर सकें, और फ़ोटो व स्थान के साथ स्थानीय समस्याएं बता सकें। क्लर्क हर समस्या की स्थिति और ज़िला या काउंटी काउंसिल का संदर्भ दर्ज करे। पार्षद पेपर के लिए एक निजी क्षेत्र में लॉग इन करें।

सवाल

क्या क्लर्क तकनीकी मदद के बिना साइट अपडेट कर सकता है?

हाँ। एक एडमिन क्षेत्र मांगें जहाँ क्लर्क बैठकें जोड़े और दस्तावेज़ अपलोड करे, और कोई और बदलाव चैट में बताया जा सकता है।

क्या निवासी हॉल ऑनलाइन बुक कर सकते हैं?

हाँ। निवासी खाली समय देखकर अनुरोध भेजते हैं, और क्लर्क उसे मंज़ूर करता है। कार्ड भुगतान के लिए काउंसिल द्वारा जोड़ा गया पेमेंट प्रदाता खाता चाहिए।

क्या यह सार्वजनिक निकायों के लिए पहुंच नियमों पर खरा उतरता है?

आप सुलभ शीर्षक, वैकल्पिक पाठ और पढ़ने योग्य कंट्रास्ट मांग सकते हैं, और सिर्फ़ पीडीएफ़ की जगह वेब पन्नों के रूप में दस्तावेज़ भी। परिणाम को अपनी काउंसिल पर लागू पहुंच नियमों से जांचें।

क्या हम अपना डोमेन इस्तेमाल कर सकते हैं?

हाँ, Pro पर $25 प्रति माह में। Free प्लान Mythex के पते पर प्रकाशित करता है, जो आज़माने के लिए ठीक है।

क्या पार्षदों को खाते चाहिए?

सिर्फ़ निजी पेपर क्षेत्र के लिए। पार्षद लॉगिन मांगें और Mythex उन्हें बना देगा।

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