Een website voor de dorpsraad die de secretaris actueel kan houden

Met Mythex bouwt een dorpssecretaris een website voor de raad waarop agenda's en notulen per vergadering worden toegevoegd in plaats van als pdf begraven, een kalender van het dorpshuis en sportveld die inwoners kunnen controleren, een meldingenregister dat bijhoudt wat er naar de gemeente of provincie is doorgegeven, en een afgeschermd deel voor de stukken van raadsleden. Beschrijf het in de chat en publiceer het dezelfde week.

Begin gratis met bouwen

Een parttime secretaris, een vergadercyclus en een oude website

De meeste dorpsraden hebben één secretaris die een paar uur per week werkt. Het werk volgt de vergadercyclus: een agenda die op tijd wordt gepubliceerd, stukken die naar de raadsleden gaan, notulen die worden opgesteld en op de volgende vergadering worden vastgesteld, en de begroting die in de winter wordt vastgesteld. Daartussen melden inwoners kuilen in de weg en illegaal gedumpt afval dat bij een andere overheid hoort, vragen ze of het dorpshuis op zaterdag vrij is, en willen ze weten wat er is gebeurd met de klacht over het voetpad van het voorjaar. De website is vaak een lijst van pdf's die door een oud-raadslid zijn geüpload. Een raad heeft publicatie nodig die notulen aankan, boekingen zonder eindeloos e-mailen, en een register van elke melding en elke referentie.

Agenda's, stukken en notulen gegroepeerd per vergadering
Een openbare kalender van het dorpshuis zonder namen
Meldingen met locatie, status en externe referentie
Een deel voor raadsleden met de actuele versie van de stukken
Genummerde facturen en begroting tegenover werkelijke uitgaven
Een wegwijzer voor inwoners over wie wat afhandelt

Vergaderingen als pagina's, geen stapel pdf's

Elke vergadering krijgt een pagina met de datum, de agenda, de stukken en, zodra ze zijn vastgesteld, de notulen. Inwoners vinden de vergadering van maart op datum, zonder een bestandsnaam te raden. Een eenvoudige lijst legt uit welke zaken van de dorpsraad zijn en welke van de gemeente of provincie, met links om ze op de juiste plek te melden.

Bouw een website voor onze dorpsraad. Elke vergadering heeft een pagina met datum, locatie, agenda, ondersteunende documenten en goedgekeurde notulen. Voeg pagina's toe voor raadsleden, het contact van de secretaris, de begroting en een overzicht 'wie doet wat' met links naar de gemeente en de provincie.

Boekingen van dorpshuis en sportveld die inwoners kunnen zien

Een openbare kalender toont geboekte tijden zonder namen, zodat inwoners controleren voordat ze vragen. Aanvragen komen binnen via een formulier met het doel en het verwachte aantal personen, en de secretaris keurt ze goed en stelt de huurovereenkomst op.

Maak een boekingssysteem voor ons dorpshuis en sportveld. Toon een openbare kalender met geboekte tijden maar zonder namen. Inwoners vragen een tijdslot aan met doel, aantal personen en contactgegevens, en de secretaris keurt goed of wijst af. Toon de huurprijzen voor inwoners en niet-inwoners.

Een meldingenregister met de referentie van de andere overheid

Inwoners melden een probleem met een locatie en een foto. De secretaris legt vast of de dorpsraad het afhandelt of doorgeeft, en bewaart het referentienummer dat de grotere overheid geeft. Maanden later is de status met één zoekopdracht terug te vinden.

Maak een meldingenregister voor een dorpsraad. Inwoners melden een probleem met omschrijving, locatie en foto. De secretaris stelt de status in, de eigenaar (dorpsraad, gemeente, provincie) en het referentienummer van de externe overheid, en inwoners kunnen de status controleren met hun meldingsnummer.

Eén plek voor de stukken van raadsleden

Raadsleden loggen in om de stukken voor de volgende vergadering te lezen, en de secretaris uploadt ze één keer. Later bestaat er geen twijfel meer over welke concept-versie vóór een stemming is rondgestuurd.

Voeg een afgeschermd deel voor raadsleden toe waar de secretaris per vergadering stukken uploadt. Raadsleden loggen in om de actuele versie te lezen, en oudere versies blijven met datum bewaard.

Begroting tegenover uitgaven bij elke vergadering

Toon elke begrotingspost met de uitgaven tot nu toe, zodat de raad elke maand de stand ziet en vragen van inwoners over de precept kan beantwoorden.

Bouw een begrotingsdashboard voor een dorpsraad met begrotingsposten, uitgaven tot nu toe, het resterende bedrag en het percentage van het jaar dat verstreken is. Maak het afdrukbaar voor vergaderingen.

Houd administratie bij zoals controleurs die verwachten

Kleine raden worden beoordeeld op hun administratie. Nummer facturen en betalingen op volgorde, annuleer in plaats van wissen, en houd goedgekeurde notulen na publicatie ongewijzigd. Is een correctie nodig, publiceer die dan als notitie met de datum. Controleer wat de lokale transparantie- en controleregels vereisen dat je publiceert en hoe lang.

Opeenvolgende nummering, geen verwijderingen
Goedgekeurde notulen vergrendeld na publicatie
Publicatiedatum op elk document

Zet vergaderingen in de dorpskalender

Zet de vergaderingen van de raad in dezelfde kalender als het dorpsfeest, het zwerfafval-opruimen en de koffieochtend. Inwoners die naar gemeenschapsactiviteiten komen, zien dat vergaderingen ook voor hen open zijn, en er komen er meer.

Een prompt om mee te beginnen

Bouw een website voor onze dorpsraad. Elke vergadering heeft een pagina met agenda, stukken en goedgekeurde notulen. Inwoners kunnen een openbare kalender van het dorpshuis en sportveld zien en boekingen aanvragen, en lokale meldingen doen met een foto en locatie. De secretaris volgt de status van elke melding en de referentie van de gemeente of provincie. Raadsleden loggen in op een afgeschermd deel voor de vergaderstukken.

Veelgestelde vragen

Kan de secretaris de site bijwerken zonder technische hulp?

Ja. Vraag om een beheerdeel waar de secretaris vergaderingen toevoegt en documenten uploadt. Elke andere wijziging kun je in de chat beschrijven.

Kunnen inwoners het dorpshuis online boeken?

Ja. Inwoners zien vrije tijden en sturen een aanvraag, en de secretaris keurt die goed. Betalingen met creditcard vereisen een account bij een betaalprovider die de raad koppelt.

Voldoet het aan de toegankelijkheidseisen voor overheidsorganen?

Je kunt om toegankelijke koppen, alternatieve tekst en leesbaar contrast vragen, en om documenten als webpagina's in plaats van alleen pdf's. Controleer het resultaat aan de toegankelijkheidseisen die voor jouw raad gelden.

Kunnen we ons eigen domein gebruiken?

Ja, met Pro voor $25 per maand. Het Free-abonnement publiceert naar een Mythex-adres, wat prima is om het uit te proberen.

Hebben raadsleden accounts nodig?

Alleen voor het afgeschermde deel met stukken. Vraag om logins voor raadsleden en Mythex bouwt ze.

Meer manieren om met AI te bouwen

Mythex · Pricing · Bouw alles met AI · Website- en app-templates · Mythex vergeleken · Woordenlijst voor apps bouwen met AI · Gratis tools voor apps bouwen met AI · English