Një faqe e këshillit famullor që sekretari mund ta mbajë të përditësuar

Mythex lejon një sekretar famullor të ndërtojë një faqe ku rendet e ditës dhe procesverbalet shtohen për çdo mbledhje në vend që të fshihen si PDF, një kalendar rezervimi për sallën dhe fushën që banorët mund ta shohin, një regjistër problemesh që ndjek çfarë i është kaluar autoritetit më të madh, dhe një zonë private për dokumentet e këshilltarëve. Përshkruaje në bisedë dhe publikoje po atë javë.

Fillo të ndërtosh falas

Një sekretar me kohë të pjesshme, një cikël mbledhjesh dhe një faqe e vjetër

Shumica e këshillave famullorë kanë një sekretar që punon disa orë në javë. Puna ndjek ciklin e mbledhjeve: një rend dite i publikuar në kohë, dokumentet dërguar këshilltarëve, procesverbali i hartuar dhe i miratuar në mbledhjen e radhës, dhe buxheti i vendosur në dimër. Ndërmjet tyre, banorët raportojnë gropa dhe hedhje të paligjshme mbeturinash që i përkasin një autoriteti tjetër, pyesin nëse sallës i ka rënë data e shtunës, dhe duan të dinë çfarë ndodhi me ankesën për shtegun e këmbësorëve nga pranvera. Faqja shpesh është një listë PDF-sh të ngarkuara nga një ish-këshilltar. Një këshill ka nevojë për publikim që merr procesverbalet, rezervime pa tenis email-esh, dhe një regjistër të çdo problemi dhe referencë.

Rendet e ditës, dokumentet dhe procesverbalet të grupuara sipas mbledhjes
Kalendar publik i sallës pa emra të shfaqur
Raporte problemesh me vend, status dhe referencë nga jashtë
Zonë për këshilltarët me versionin aktual të dokumenteve
Fatura të numëruara dhe buxhet kundrejt shpenzimeve reale
Një udhëzues 'kush trajton çfarë' për banorët

Mbledhjet si faqe, jo si një grumbull PDF-sh

Çdo mbledhje ka faqen e vet me datën, rendin e ditës, dokumentet dhe, pasi miratohet, procesverbalin. Banorët e gjejnë mbledhjen e marsit sipas datës, jo duke hamendësuar emrin e një skedari. Një listë e thjeshtë shpjegon cilat çështje i takojnë famullisë dhe cilat rrethit ose qarkut, me lidhje për t'i raportuar në vendin e duhur.

Ndërto një faqe për këshillin tonë famullor. Çdo mbledhje ka një faqe me datën, vendin, rendin e ditës, dokumentet mbështetëse dhe procesverbalet e miratuara. Shto faqe për këshilltarët, kontaktin e sekretarit, buxhetin dhe një listë 'kush trajton çfarë' me lidhje për këshillat e rrethit dhe të qarkut.

Rezervime për sallën dhe fushën e lojërave që banorët mund t'i shohin

Një kalendar publik tregon orët e zëna pa emra, që banorët ta kontrollojnë para se të pyesin. Kërkesat vijnë përmes një formulari me qëllimin dhe numrin e pritshëm, sekretari i miraton ose i refuzon dhe nxjerr marrëveshjen e qirasë.

Bëj një sistem rezervimi për sallën e fshatit dhe fushën e lojërave. Shfaq një kalendar publik me orët e zëna, por pa emra. Banorët kërkojnë një slot me qëllimin, numrat dhe të dhënat e kontaktit, dhe sekretari miraton ose refuzon. Shfaq tarifat e qirasë për banorët dhe jo-banorët.

Regjistër problemesh me referencën nga këshilli tjetër

Banorët raportojnë një problem me vendndodhjen dhe një foto. Sekretari shënon nëse e trajton famullia ose e kalon më tej, dhe ruan numrin e referencës që jep autoriteti më i madh. Muaj më vonë statusi është vetëm një kërkim larg.

Krijo një gjurmues problemesh për një këshill famullor. Banorët raportojnë një problem me përshkrim, vendndodhje dhe foto. Sekretari cakton statusin, përgjegjësin (famullia, rrethi, qarku) dhe numrin e referencës së autoritetit të jashtëm, dhe banorët mund ta kontrollojnë statusin me numrin e raportit.

Një vend për dokumentet e këshilltarëve

Këshilltarët hyjnë për të parë dokumentet për mbledhjen e radhës, dhe sekretari i ngarkon një herë. Më vonë nuk ka dyshim se cili draft u qarkullua përpara një votimi.

Shto një zonë private për këshilltarët ku sekretari ngarkon dokumentet për çdo mbledhje. Këshilltarët hyjnë për të lexuar versionin aktual, dhe versionet e vjetra ruhen me datat.

Buxheti kundrejt shpenzimeve në çdo mbledhje

Shfaq çdo kre buxhetor me shpenzimet deri në atë datë, që këshilli ta shohë pozicionin çdo muaj dhe t'u përgjigjet pyetjeve të banorëve për taksën e famullisë.

Bëj një panel buxhetor për një këshill famullor me krerët e buxhetit, shpenzimet deri në atë datë, shumën e mbetur dhe përqindjen e vitit të kaluar. Bëje të printueshëm për mbledhjet.

Mbaj regjistrat ashtu siç i pret revizori

Këshillat e vegjël rishikohen sipas regjistrave të tyre. Numëro faturat dhe pagesat në radhë, anulo në vend që të fshish, dhe mbaj procesverbalet e miratuara të pandryshuara pasi publikohen. Nëse të duhet një korrigjim, publikoje si shënim me datë. Kontrollo çfarë kërkojnë rregullat e tua vendore të transparencës dhe revizionit për t'u publikuar, dhe për sa kohë.

Numërim në radhë, pa fshirje
Procesverbalet e miratuara të kyçura pasi publikohen
Data e publikimit në çdo dokument

Vendosi mbledhjet në kalendarin e fshatit

Listo mbledhjet e këshillit në të njëjtin kalendar me festën e fshatit, pastrimin e rrugëve dhe mëngjesin e kafesë. Banorët që vijnë për eventet e komunitetit shohin se mbledhjet janë të hapura për ta, dhe më shumë prej tyre vijnë.

Një kërkesë për të nisur

Ndërto një faqe për këshillin tonë famullor. Çdo mbledhje ka një faqe me rendin e ditës, dokumentet dhe procesverbalet e miratuara. Banorët mund të shohin një kalendar publik për sallën e fshatit dhe fushën e lojërave dhe të kërkojnë rezervime, dhe të raportojnë probleme lokale me foto dhe vendndodhje. Sekretari ndjek statusin e çdo problemi dhe referencën nga këshilli i rrethit ose i qarkut. Këshilltarët hyjnë në një zonë private për dokumentet e mbledhjes.

Pyetje

A mund ta përditësojë sekretari faqen pa ndihmë teknike?

Po. Kërko një zonë administrimi ku sekretari shton mbledhjet dhe ngarkon dokumentet, dhe çdo ndryshim tjetër mund të përshkruhet në bisedë.

A mund të rezervojnë banorët sallën e fshatit online?

Po. Banorët shohin orët e lira dhe dërgojnë një kërkesë, dhe sekretari e miraton. Pagesat me kartë kërkojnë një llogari me ofruesin e pagesave që lidh këshilli.

A përputhet me rregullat e aksesueshmërisë për organet publike?

Mund të kërkosh tituj të aksesueshëm, tekst alternativ dhe kontrast të lexueshëm, dhe dokumente si faqe interneti jo vetëm PDF. Kontrollo rezultatin me rregullat e aksesueshmërisë që zbatohen për këshillin tënd.

A mund të përdorim domain tonin?

Po, me Pro, 25 dollarë në muaj. Plani Free publikon në një adresë Mythex, që është mirë për ta provuar.

A u duhen llogari këshilltarëve?

Vetëm për zonën private të dokumenteve. Kërko hyrje për këshilltarët dhe Mythex i ndërton.

Më shumë mënyra për të ndërtuar me AI

Mythex · Pricing · Ndërtoni çdo gjë me AI · Shablone faqesh dhe aplikacionesh · Mythex në krahasim · Fjalori i ndërtimit të aplikacioneve me AI · Mjete falas për ndërtimin e aplikacioneve me AI · English