En nettside for grendeutvalget som sekretæren kan holde oppdatert

Med Mythex kan en grendesekretær bygge en nettside for utvalget der sakslister og protokoller legges inn per møte i stedet for å gjemmes bort som PDF-er, en kalender for utleie av grendehus og bane som innbyggerne kan sjekke, en saksliste som følger hva som er sendt videre til kommunen eller fylkeskommunen, og et privat område for utvalgets papirer. Beskriv det i chatten og publiser samme uke.

Begynn å bygge gratis

En deltidssekretær, et møtesyklus og en gammel nettside

De fleste grendeutvalg har én sekretær som jobber noen timer i uken. Arbeidet følger møtesyklusen: en sakliste publisert i tide, papirer sendt til utvalgsmedlemmene, protokoll skrevet og godkjent på neste møte, og budsjettet satt om vinteren. Imellom melder innbyggerne om hull i veien og ulovlig dumping som hører til en annen myndighet, spør om grendehuset er ledig på lørdag, og lurer på hva som skjedde med klagen om gangstien fra våren. Nettsiden er ofte en liste med PDF-er lastet opp av en tidligere utvalgsmedlem. Et utvalg trenger publisering som tar seg av protokollene, bookinger uten e-postrunder og et register over hver sak og hver referanse.

Sakslister, papirer og protokoller gruppert per møte
En offentlig kalender for grendehuset uten navn vist
Saksmeldinger med sted, status og ekstern referanse
Et område for utvalgsmedlemmer med gjeldende versjon av papirene
Nummererte fakturaer og budsjett mot faktisk forbruk
En veiledning om hvem som tar hva for innbyggerne

Møter som sider, ikke en haug med PDF-er

Hvert møte får en side med dato, sakliste, papirer og, når den er godkjent, protokollen. Innbyggerne finner februarmøtet etter dato, ikke ved å gjette et filnavn. En enkel liste forklarer hvilke saker som hører til grenda, og hvilke som hører til kommunen eller fylkeskommunen, med lenker til å melde dem der de hører hjemme.

Bygg en nettside for grendeutvalget vårt. Hvert møte har en side med dato, sted, sakliste, underlag og godkjente protokoller. Legg til sider for utvalgsmedlemmene, sekretærens kontaktinfo, budsjettet og en liste over «hvem tar hva» med lenker til kommunen og fylkeskommunen.

Utleie av grendehus og bane som innbyggerne kan se

En offentlig kalender viser booket tid uten navn, så innbyggerne sjekker før de spør. Forespørsler kommer inn gjennom et skjema med formål og forventet antall, og sekretæren godkjenner dem og sender leieavtalen.

Lag et bookingsystem for grendehuset og banen vår. Vis en offentlig kalender med booket tid men uten navn. Innbyggere ber om en tid med formål, antall og kontaktopplysninger, og sekretæren godkjenner eller avslår. Vis leiepriser for innbyggere og ikke-innbyggere.

En saksliste med referansen fra den andre myndigheten

Innbyggerne melder et problem med sted og bilde. Sekretæren registrerer om grenda håndterer det eller sender det videre, og lagrer referansenummeret den større myndigheten gir. Måneder senere er statusen ett søk unna.

Lag en sakssporing for et grendeutvalg. Innbyggere melder inn en sak med beskrivelse, sted og bilde. Sekretæren setter status, ansvarlig (grenda, kommunen, fylkeskommunen) og den eksterne myndighetens referansenummer, og innbyggerne kan sjekke status med meldingsnummeret sitt.

Ett sted for utvalgets papirer

Utvalgsmedlemmene logger inn og ser papirene til neste møte, og sekretæren laster dem opp én gang. Det blir ingen tvil senere om hvilket utkast som ble sendt ut før en avstemning.

Legg til et privat område for utvalgsmedlemmer der sekretæren laster opp papirer per møte. Utvalgsmedlemmene logger inn for å lese gjeldende versjon, og eldre versjoner beholdes med datoer.

Budsjett mot forbruk på hvert møte

Vis hver budsjettpost med forbruk til nå, slik at utvalget ser stillingen hver måned og kan svare på innbyggernes spørsmål om tilskuddet.

Lag et budsjettdashbord for et grendeutvalg med budsjettposter, forbruk til nå, gjenstående beløp og prosent av året som er gått. Gjør det utskriftsvennlig til møter.

Før oversikt slik revisorer forventer det

Små utvalg blir gjennomgått etter dokumentasjonen sin. Nummerer fakturaer og betalinger fortløpende, annuller i stedet for å slette, og hold godkjente protokoller uendret når de er publisert. Trenger du en retting, publiser den som et notat med dato. Sjekk hva åpenhets- og revisjonsreglene dine krever at dere publiserer, og hvor lenge.

Fortløpende nummerering, ingen sletting
Godkjente protokoller låst når de er publisert
Publiseringsdato på hvert dokument

Legg møtene inn i grendekalenderen

Før utvalgsmøtene inn i samme kalender som grendefesten, ryddedagen og kaffeprat-formiddagen. Innbyggere som kommer til sosiale arrangementer, ser at møtene er åpne for dem, og flere av dem dukker opp.

En prompt å starte fra

Bygg en nettside for grendeutvalget vårt. Hvert møte har en side med sakliste, papirer og godkjente protokoller. Innbyggere kan se en offentlig kalender for grendehuset og banen og be om utleie, og melde lokale saker med bilde og sted. Sekretæren følger status for hver sak og referansen fra kommunen eller fylkeskommunen. Utvalgsmedlemmer logger inn i et privat område for møtepapirer.

Spørsmål

Kan sekretæren oppdatere siden uten teknisk hjelp?

Ja. Be om et administrasjonsområde der sekretæren legger til møter og laster opp dokumenter, og andre endringer kan beskrives i chatten.

Kan innbyggere booke grendehuset på nettet?

Ja. Innbyggerne ser ledige tider og sender en forespørsel, og sekretæren godkjenner den. Betaling med kort krever en konto hos en betalingsleverandør som utvalget kobler til.

Oppfyller det tilgjengelighetskravene for offentlige organer?

Du kan be om tilgjengelige overskrifter, alternativ tekst og lesbar kontrast, og dokumenter som nettsider i stedet for bare PDF-er. Kontroller resultatet mot tilgjengelighetskravene som gjelder for din kommune.

Kan vi bruke vårt eget domene?

Ja, på Pro til $25 i måneden. Gratisplanen publiserer til en Mythex-adresse, som er greit for å prøve.

Trenger utvalgsmedlemmene egne kontoer?

Bare for området med private papirer. Be om innlogging for utvalgsmedlemmer, så bygger Mythex dem.

Flere måter å bygge med KI på

Mythex · Pricing · Bygg hva som helst med KI · Maler for nettsider og apper · Mythex sammenlignet · Ordliste for app-bygging med KI · Gratis verktøy for app-bygging med KI · English