Seniūnijos svetainė, kurią sekretorius gali atnaujinti

Su Mythex seniūnijos sekretorius gali sukurti tarybos svetainę, kurioje darbotvarkės ir protokolai pridedami kiekvienam posėdžiui, o ne paslepiami PDF failuose, salės ir laukų rezervavimo kalendorių, kurį gali peržiūrėti gyventojai, problemų žurnalą su nuoroda, kas perduota aukštesnei institucijai, ir privačią tarybos narių zoną. Aprašykite pokalbyje ir publikuokite tą pačią savaitę.

Pradėkite kurti nemokamai

Dalinio etato sekretorius, posėdžių ciklas ir sena svetainė

Dauguma seniūnijų turi vieną sekretorių, dirbantį kelias valandas per savaitę. Darbas seka posėdžių ciklą: darbotvarkė paskelbiama laiku, dokumentai išsiunčiami tarybos nariams, protokolai parengiami ir patvirtinami kitame posėdyje, o biudžetas tvirtinamas žiemą. Tarp jų gyventojai praneša apie duobes ir šiukšlių išmetimą, kurie priklauso kitai institucijai, klausia, ar salė laisva šeštadienį, ir nori žinoti, kas nutiko su pavasarį pateiktu pėsčiųjų tako skundu. Svetainė dažnai yra PDF failų sąrašas, įkeltas buvusio tarybos nario. Tarybai reikia publikavimo, kuris tvarko protokolus, rezervavimų be elektroninio laiškų pinpongo ir kiekvienos problemos bei nuorodos įrašo.

Darbotvarkės, dokumentai ir protokolai sugrupuoti pagal posėdį
Viešas salės kalendorius be vardų
Problemų pranešimai su vieta, statusu ir išorine nuoroda
Tarybos narių zona su dabartine dokumentų versija
Sunumeruotos sąskaitos ir biudžetas palyginti su faktu
Gyventojams vadovas, kas ką tvarko

Posėdžiai kaip puslapiai, o ne krūva PDF failų

Kiekvienam posėdžiui yra puslapis su data, darbotvarke, dokumentais ir, kai patvirtinti, protokolais. Gyventojai kovo mėnesio posėdį randa pagal datą, o ne spėdami failo pavadinimą. Paprastas sąrašas paaiškina, kurie klausimai priklauso seniūnijai, o kurie savivaldybei, su nuorodomis, kur juos pranešti teisingoje vietoje.

Sukurkite seniūnijos tarybos svetainę. Kiekvienas posėdis turi puslapį su data, vieta, darbotvarke, papildomais dokumentais ir patvirtintais protokolais. Pridėkite puslapius tarybos nariams, sekretoriaus kontaktams, biudžetui ir sąrašą „kas ką tvarko“ su nuorodomis į savivaldybės ir aukštesnės institucijos svetaines.

Salės ir žaidimų aikštės rezervacijos, kurias gyventojai mato

Viešas kalendorius rodo užimtus laikus be vardų, todėl gyventojai patikrina prieš klausdami. Prašymai pateikiami per formą su paskirtimi ir numatomu dalyvių skaičiumi, o sekretorius patvirtina arba atmeta ir išrašo nuomos sutartį.

Sukurkite seniūnijos salės ir žaidimų aikštės rezervavimo sistemą. Rodykite viešą kalendorių su užimtais laikais be vardų. Gyventojai prašo laiko nurodydami paskirtį, dalyvių skaičių ir kontaktus, o sekretorius patvirtina arba atmeta. Rodykite nuomos mokesčius gyventojams ir ne gyventojams.

Problemų registras su kitos institucijos nuoroda

Gyventojai praneša apie problemą nurodydami vietą ir nuotrauką. Sekretorius įrašo, ar seniūnija ją tvarko, ar perduoda, ir išsaugo nuorodos numerį, kurį suteikia aukštesnė institucija. Po mėnesių statusą galima surasti vienu paieškos veiksmu.

Sukurkite problemų sekimo sistemą seniūnijai. Gyventojai praneša problemą su aprašymu, vieta ir nuotrauka. Sekretorius nustato statusą, atsakingą instituciją (seniūnija, savivaldybė, aukštesnė institucija) ir išorinės institucijos nuorodos numerį, o gyventojai gali patikrinti statusą pagal pranešimo numerį.

Viena vieta tarybos narių dokumentams

Tarybos nariai prisijungia ir mato dokumentus kitam posėdžiui, o sekretorius įkelia juos vieną kartą. Vėliau nebelieka abejonių, kuri projekto versija buvo išsiųsta prieš balsavimą.

Pridėkite privačią tarybos narių zoną, kurioje sekretorius įkelia dokumentus kiekvienam posėdžiui. Tarybos nariai prisijungia ir skaito dabartinę versiją, o senesnės versijos saugomos su datomis.

Biudžetas palyginti su išlaidomis kiekviename posėdyje

Rodykite kiekvieną biudžeto eilutę su iki šiol išleista suma, todėl taryba mato padėtį kas mėnesį ir gali atsakyti į gyventojų klausimus apie biudžetą.

Sukurkite seniūnijos biudžeto valdymo skydelį su biudžeto eilutėmis, iki šiol išleista suma, likusia suma ir metų dalies procentu. Padarykite jį spausdinamą posėdžiams.

Įrašai tvarkomi taip, kaip tikisi auditoriai

Mažos seniūnijos tikrinamos pagal savo įrašus. Sunumeruokite sąskaitas ir mokėjimus iš eilės, atšaukite, o ne trinkite, ir patvirtintų protokolų nekeiskite juos paskelbę. Jei reikia pataisymo, paskelbkite jį kaip pastabą su data. Patikrinkite, ką jūsų vietinės skaidrumo ir audito taisyklės reikalauja skelbti ir kiek laiko.

Nuoseklus numeravimas, jokių trynimų
Patvirtinti protokolai užrakinami paskelbus
Kiekvienas dokumentas su paskelbimo data

Įtraukite posėdžius į kaimo kalendorių

Įtraukite tarybos posėdžius į tą patį kalendorių kaip mugę, šiukšlių rinkimo dieną ir kavos rytą. Gyventojai, ateinantys į bendruomenės renginius, mato, kad posėdžiai atviri ir jiems, ir ateina daugiau.

Raginimas pradžiai

Sukurkite seniūnijos svetainę. Kiekvienas posėdis turi puslapį su darbotvarke, dokumentais ir patvirtintais protokolais. Gyventojai mato viešą salės kalendorių ir gali prašyti rezervacijų, o problemas praneša su nuotrauka ir vieta. Sekretorius seka kiekvienos problemos statusą ir savivaldybės ar aukštesnės institucijos nuorodą. Tarybos nariai prisijungia į privačią zoną posėdžių dokumentams.

Klausimai

Ar sekretorius gali atnaujinti svetainę be techninės pagalbos?

Taip. Paprašykite administravimo zonos, kurioje sekretorius prideda posėdžius ir įkelia dokumentus, o kitus pakeitimus galima aprašyti pokalbyje.

Ar gyventojai gali rezervuoti salę internetu?

Taip. Gyventojai mato laisvus laikus ir siunčia prašymą, o sekretorius jį patvirtina. Kortelės mokėjimams reikia mokėjimo paslaugos teikėjo paskyros, kurią prijungia taryba.

Ar tai atitinka prieinamumo reikalavimus viešosioms įstaigoms?

Galite prašyti prieinamų antraščių, alternatyvaus teksto ir skaitomo kontrasto, taip pat dokumentų kaip tinklalapių, o ne vien PDF. Rezultatą patikrinkite pagal prieinamumo taisykles, taikomas jūsų tarybai.

Ar galime naudoti savo domeną?

Taip, Pro plane už 25 USD per mėnesį. Free plane svetainė publikuojama Mythex adresu, kas tinka išbandymui.

Ar tarybos nariams reikia paskyrų?

Tik privačiai dokumentų zonai. Paprašykite tarybos narių prisijungimų, ir Mythex juos sukurs.

Daugiau būdų kurti su dirbtiniu intelektu

Mythex · Pricing · Kurkite bet ką su dirbtiniu intelektu · Svetainių ir programėlių šablonai · Mythex palyginimas · Programėlių kūrimo su dirbtiniu intelektu žodynėlis · Nemokami programėlių kūrimo su dirbtiniu intelektu įrankiai · English