Um Site para a Junta de Freguesia que o Secretário Consegue Manter Atualizado

A Mythex permite a um secretário de freguesia criar um site para a junta onde as ordens de trabalhos e as atas são acrescentadas por reunião, em vez de ficarem enterradas em PDF, um calendário de reservas do salão e do campo que os residentes podem consultar, um registo de ocorrências que acompanha o que foi encaminhado para a câmara municipal, e uma área privada para os documentos dos eleitos. Descreva-o em conversa e publique-o na mesma semana.

Comece a construir grátis

Um secretário a tempo parcial, um ciclo de reuniões e um site antigo

A maioria das juntas de freguesia tem um secretário que trabalha algumas horas por semana. O trabalho segue o ciclo das reuniões: uma ordem de trabalhos publicada a tempo, os documentos enviados aos eleitos, a ata redigida e aprovada na reunião seguinte, e o orçamento fixado no inverno. Pelo meio, os residentes reportam buracos e lixo abandonado que são da competência de outra entidade, perguntam se o salão está livre ao sábado e querem saber o que aconteceu à queixa sobre o caminho pedonal da primavera. O site é muitas vezes uma lista de PDF carregados por um antigo eleito. Uma junta precisa de publicar atas com rapidez, de reservas sem troca interminável de e-mails e de um registo de cada ocorrência e de cada referência.

Ordens de trabalhos, documentos e atas agrupados por reunião
Um calendário público do salão, sem mostrar nomes
Registos de ocorrências com localização, estado e referência externa
Uma área para os eleitos com a versão atual dos documentos
Faturas numeradas e orçamento face à execução
Um guia de quem trata de quê, para os residentes

Reuniões como páginas, e não um monte de PDF

Cada reunião tem uma página com a data, a ordem de trabalhos, os documentos e, uma vez aprovada, a ata. Os residentes encontram a reunião de março pela data, sem adivinhar um nome de ficheiro. Uma lista simples explica quais os assuntos da freguesia e quais são da câmara municipal ou da administração regional, com ligações para os reportar no sítio certo.

Crie um site para a nossa junta de freguesia. Cada reunião tem uma página com data, local, ordem de trabalhos, documentos de apoio e atas aprovadas. Acrescente páginas para os eleitos, o contacto do secretário, o orçamento e uma lista de «quem trata de quê» com ligações para a câmara municipal e para a administração regional.

Reservas do salão e do campo que os residentes conseguem ver

Um calendário público mostra as horas reservadas sem nomes, para que os residentes verifiquem antes de perguntar. Os pedidos chegam por um formulário com a finalidade e o número previsto de pessoas, e o secretário aprova-os e emite o contrato de cedência.

Crie um sistema de reservas para o nosso salão da aldeia e o campo de jogos. Mostre um calendário público com as horas reservadas, mas sem nomes. Os residentes pedem um horário indicando a finalidade, o número de pessoas e os contactos, e o secretário aprova ou recusa. Mostre as taxas de utilização para residentes e não residentes.

Um registo de ocorrências com a referência da outra entidade

Os residentes reportam um problema com a localização e uma fotografia. O secretário regista se a junta o trata ou o encaminha, e guarda o número de referência que a entidade competente atribui. Meses depois, o estado está a uma pesquisa de distância.

Crie um registo de ocorrências para uma junta de freguesia. Os residentes reportam uma ocorrência com descrição, localização e fotografia. O secretário define o estado, o responsável (freguesia, câmara municipal ou administração regional) e o número de referência da entidade externa, e os residentes podem consultar o estado pelo número da sua participação.

Um único lugar para os documentos dos eleitos

Os eleitos iniciam sessão para ver os documentos da próxima reunião, carregados uma única vez pelo secretário. Mais tarde não há dúvidas sobre qual o projeto que foi distribuído antes de uma votação.

Acrescente uma área privada para os eleitos, onde o secretário carrega os documentos por reunião. Os eleitos iniciam sessão para ler a versão atual, e as versões anteriores ficam guardadas com as datas.

Orçamento face às despesas em cada reunião

Mostre cada rubrica orçamental com as despesas até à data, para que a junta veja a situação todos os meses e possa responder às perguntas dos residentes sobre a verba que recebe.

Crie um painel de orçamento para uma junta de freguesia com rubricas orçamentais, despesas até à data, valor em falta e percentagem do ano decorrido. Torne-o imprimível para as reuniões.

Mantenha os registos como os auditores esperam

As pequenas juntas são avaliadas pelos seus registos. Numere as faturas e os pagamentos por ordem sequencial, anule em vez de apagar e mantenha as atas aprovadas sem alterações depois de publicadas. Se for precisa uma correção, publique-a como nota com a data. Verifique o que as regras locais de transparência e de auditoria exigem publicar e durante quanto tempo.

Numeração sequencial, sem eliminações
Atas aprovadas bloqueadas depois de publicadas
Data de publicação em todos os documentos

Coloque as reuniões no calendário da aldeia

Inscreva as reuniões da junta no mesmo calendário da festa, da recolha de lixo e do café da manhã comunitário. Os residentes que vêm aos eventos da comunidade veem que as reuniões estão abertas a eles, e mais deles aparecem.

Um prompt para começar

Crie um site para a nossa junta de freguesia. Cada reunião tem uma página com ordem de trabalhos, documentos e atas aprovadas. Os residentes podem ver um calendário público do salão da aldeia e do campo de jogos e pedir reservas, e reportar problemas locais com fotografia e localização. O secretário acompanha o estado de cada ocorrência e a referência da câmara municipal ou da administração regional. Os eleitos entram numa área privada para os documentos das reuniões.

Perguntas

O secretário pode atualizar o site sem ajuda técnica?

Sim. Peça uma área de administração onde o secretário acrescenta reuniões e carrega documentos, e qualquer outra alteração pode ser descrita em conversa.

Os residentes podem reservar o salão da aldeia online?

Sim. Os residentes veem as horas livres e enviam um pedido, que o secretário aprova. Os pagamentos com cartão precisam de uma conta num fornecedor de pagamentos que a junta ligue.

Cumpre as regras de acessibilidade para entidades públicas?

Pode pedir títulos acessíveis, texto alternativo nas imagens e contraste legível, e documentos como páginas web e não apenas PDF. Verifique o resultado com as regras de acessibilidade que se aplicam à sua entidade.

Podemos usar o nosso próprio domínio?

Sim, no Pro, a $25 por mês. O plano Free publica num endereço da Mythex, o que serve para experimentar.

Os eleitos precisam de conta?

Só para a área privada dos documentos. Peça acessos para os eleitos e a Mythex cria-os.

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