Un sito per il consiglio locale che il segretario può tenere sempre aggiornato

Con Mythex il segretario di un consiglio locale può costruire un sito in cui ordini del giorno e verbali si aggiungono riunione per riunione invece di restare sepolti in PDF, un calendario per prenotare sala e campo che i residenti possono consultare, un registro delle segnalazioni che tiene traccia di ciò che è stato inoltrato all'ente superiore e un'area privata per le carte dei consiglieri. Descrivilo in chat e pubblicalo nella stessa settimana.

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Un segretario a tempo parziale, un ciclo di riunioni e un vecchio sito

La maggior parte dei consigli locali ha un solo segretario che lavora poche ore a settimana. Il lavoro segue il ciclo delle riunioni: un ordine del giorno pubblicato in tempo, le carte inviate ai consiglieri, i verbali redatti e approvati alla riunione successiva e il bilancio fissato in inverno. Nel frattempo i residenti segnalano buche nelle strade e abbandono illegale di rifiuti che competono a un altro ente, chiedono se la sala è libera sabato e vogliono sapere che fine ha fatto la segnalazione di primavera sul sentiero pubblico. Il sito è spesso un elenco di PDF caricati da un ex consigliere. Un consiglio ha bisogno di una pubblicazione che tenga il passo con i verbali, di prenotazioni senza uno scambio infinito di email e di un registro di ogni segnalazione e di ogni riferimento.

Ordini del giorno, carte e verbali raggruppati per riunione
Un calendario pubblico della sala senza nomi visibili
Segnalazioni con luogo, stato e riferimento dell'ente esterno
Un'area per i consiglieri con la versione attuale delle carte
Fatture numerate e bilancio previsto contro bilancio effettivo
Una guida su chi si occupa di cosa, per i residenti

Le riunioni come pagine, non come un mucchio di PDF

Ogni riunione ha una pagina con data, ordine del giorno, carte e, una volta approvati, i verbali. I residenti trovano la riunione di marzo per data, senza indovinare un nome di file. Un elenco semplice spiega quali questioni competono alla parrocchia civile e quali al distretto o alla contea, con link per segnalarle nel posto giusto.

Crea un sito per il nostro consiglio locale. Ogni riunione ha una pagina con data, luogo, ordine del giorno, documenti di supporto e verbali approvati. Aggiungi pagine per i consiglieri, i contatti del segretario, il bilancio e un elenco 'chi si occupa di cosa' con link al consiglio di distretto e della contea.

Prenotazioni della sala e del campo sportivo che i residenti possono vedere

Un calendario pubblico mostra gli orari occupati senza nomi, così i residenti controllano prima di chiedere. Le richieste arrivano tramite un modulo con lo scopo e il numero previsto di persone, e il segretario le approva e rilascia il contratto di affitto.

Crea un sistema di prenotazione per la sala del paese e il campo sportivo. Mostra un calendario pubblico con gli orari occupati ma senza nomi. I residenti richiedono un turno indicando scopo, numero di persone e recapiti, e il segretario approva o rifiuta. Mostra le tariffe di affitto per residenti e non residenti.

Un registro delle segnalazioni con il riferimento dell'altro ente

I residenti segnalano un problema con il luogo e una foto. Il segretario registra se se ne occupa la parrocchia o se lo inoltra, e conserva il numero di riferimento che l'ente superiore assegna. Mesi dopo, lo stato si trova con una sola ricerca.

Crea un registro delle segnalazioni per un consiglio locale. I residenti segnalano un problema con descrizione, luogo e foto. Il segretario imposta lo stato, il responsabile (parrocchia, distretto, contea) e il numero di riferimento dell'ente esterno, e i residenti possono controllare lo stato con il numero della loro segnalazione.

Un unico posto per le carte dei consiglieri

I consiglieri accedono per vedere le carte della prossima riunione, con il segretario che carica una sola volta. Più avanti non ci sono dubbi su quale bozza sia stata fatta circolare prima di una votazione.

Aggiungi un'area privata per i consiglieri in cui il segretario carica le carte per ogni riunione. I consiglieri accedono per leggere la versione attuale, e le versioni precedenti vengono conservate con le date.

Bilancio contro spese a ogni riunione

Mostra ogni voce di bilancio con le spese fino a oggi, così il consiglio vede la situazione ogni mese e può rispondere alle domande dei residenti sul precept.

Crea una dashboard del bilancio per un consiglio locale con voci di bilancio, spese fino a oggi, importo residuo e percentuale dell'anno trascorso. Rendila stampabile per le riunioni.

Tieni i registri come se li aspettassero i revisori

I piccoli consigli vengono valutati sulla base dei loro registri. Numera in sequenza fatture e pagamenti, annulla invece di eliminare e mantieni i verbali approvati invariati una volta pubblicati. Se serve una correzione, pubblicala come nota con la data. Verifica cosa richiedono le regole locali di trasparenza e revisione su ciò che va pubblicato e per quanto tempo.

Numerazione in sequenza, nessuna eliminazione
Verbali approvati bloccati una volta pubblicati
Date di pubblicazione su ogni documento

Inserisci le riunioni nel calendario del paese

Elenca le riunioni del consiglio nello stesso calendario della sagra, della raccolta dei rifiuti e della mattinata di caffè. I residenti che partecipano agli eventi della comunità vedono che le riunioni sono aperte anche a loro, e ne vengono di più.

Un prompt da cui partire

Crea un sito per il nostro consiglio locale. Ogni riunione ha una pagina con ordine del giorno, carte e verbali approvati. I residenti possono vedere un calendario pubblico della sala e del campo sportivo e richiedere prenotazioni, e segnalare problemi locali con una foto e il luogo. Il segretario segue lo stato di ogni segnalazione e il riferimento del distretto o della contea. I consiglieri accedono a un'area privata per le carte delle riunioni.

Domande

Il segretario può aggiornare il sito senza aiuto tecnico?

Sì. Chiedi un'area di amministrazione in cui il segretario aggiunge riunioni e carica documenti, mentre ogni altra modifica si può descrivere in chat.

I residenti possono prenotare la sala del paese online?

Sì. I residenti vedono gli orari liberi e inviano una richiesta, e il segretario la approva. I pagamenti con carta richiedono un account presso un fornitore di pagamenti che il consiglio collega.

Rispetta le regole di accessibilità per gli enti pubblici?

Puoi chiedere titoli accessibili, testo alternativo alle immagini e un contrasto leggibile, e documenti come pagine web oltre ai soli PDF. Verifica il risultato con le regole di accessibilità che si applicano al tuo consiglio.

Possiamo usare il nostro dominio?

Sì, con Pro a 25 dollari al mese. Il piano Free pubblica su un indirizzo Mythex, che va bene per provarlo.

I consiglieri hanno bisogno di un account?

Solo per l'area privata delle carte. Chiedi accessi per i consiglieri e Mythex li costruisce.

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