Jak vytvořit web pro registraci na akce: RSVP, vstupenky a odbavení

Web pro registraci na akce potřebuje stránku akce s datem, časem a místem, registrační formulář, který respektuje kapacitu, potvrzovací e-mail s pozvánkou do kalendáře, seznam účastníků pro vás a rychlý způsob, jak lidi odbavit v den akce. Placené akce přidávají typy vstupenek a pokladnu přes platebního poskytovatele. Všechno to můžete postavit s nástrojem pro tvorbu AI aplikací tak, že popíšete akci a pravidla registrace; nejvíc testování si zaslouží limity kapacity a to, co se stane, když se někdo odhlásí.

Co web potřebuje

Pro účastníky

• Stránka akce: název, datum, začátek a konec s časovým pásmem, místo s odkazem na mapu (nebo „online“ s poznámkou, kdy dorazí odkaz), program, řečníci nebo hostitelé, cena a pro koho je akce určena
• Registrační formulář: jméno, e-mail a jen otázky, které opravdu použijete (dietní omezení, firma, velikost trička)
• Potvrzovací obrazovka a e-mail s podrobnostmi, souborem kalendáře (.ics), aby si to mohli přidat do kalendáře, a způsobem, jak se odhlásit
• Připomínkový e-mail den nebo dva předem s pokyny nebo odkazem na online připojení

Pro organizátory

• Seznam účastníků s vyhledáváním, filtry podle typu vstupenky a exportem do CSV
• Pravidla kapacity a čekací listiny
• Pohled na odbavení, který funguje na telefonu u dveří
• Zprávy účastníkům (změna místnosti, zpoždění)
• Správa akcí, pokud jich pořádáte víc

Data za tím

Rozhodnutí před stavbou

Bezplatné RSVP, nebo placené vstupenky

Bezplatné akce jsou mnohem jednodušší: žádná pokladna, žádné vratky, žádná daň. Háček jsou neúčastníci. Na bezplatných akcích se často nedostaví velký podíl registrovaných, takže mnoho organizátorů nechává registrace mírně překročit kapacitu sálu, nebo posílá e-mail „ještě přijdete?“, který lidem umožní uvolnit místo.

Placené vstupenky potřebují platebního poskytovatele jako Stripe, webhook, který registraci potvrdí až po úspěšné platbě, zásady vratek a případně daň z prodeje vstupenek podle toho, kde působíte. Viz jak přidat platby do aplikace.

Jedna akce, nebo mnoho

Jedna konference nebo párty k uvedení produktu může být jedna stránka s formulářem. Pokud pořádáte měsíční meetupy, workshopy nebo kurzy, postavte to jako seznam akcí se sdíleným registračním systémem od začátku. Přidat „akce“ jako pojem později znamená přestavět data.

Chování čekací listiny

Když je akce plná, můžete registraci uzavřít, nebo přijímat zájemce na čekací listinu. Když se někdo odhlásí, můžete e-mailem oslovit dalšího člověka na čekací listině a dát mu časový limit na přijetí, nebo ho přesunout automaticky. Automaticky je to jednodušší na provoz; nabídka s časovým limitem funguje lépe u placených vstupenek, kde musí další člověk zaplatit.

Online, osobně, nebo hybridně

Online akce potřebují odkaz na připojení doručený ve správný čas (v potvrzení, nebo až v připomínce, aby se méně sdílel). Osobní akce potřebují místo, informace o přístupu a plán odbavení. Hybridní akce potřebují dva typy vstupenek s jinými informacemi v každém e-mailu.

Postupujte krok za krokem

Krok 1: Napište podrobnosti o akci

Sepište skutečný název, data, časové pásmo, místo, program, kapacitu a typy vstupenek. Rozhodněte o zásadách storna a vratek a napište je v jedné nebo dvou větách.

Krok 2: Napište první prompt

Popište akci, formulář, pravidla a pohled organizátora:

Vytvoř web pro registraci na Bristol Product Night, bezplatný měsíční meetup pro produktové manažery. Ukaž nadcházející akce s datem, časem (britský čas), místem s odkazem na mapu, programem a volnými místy. Každá akce má kapacitu; formulář se ptá na jméno, e-mail, firmu a roli. Když je akce plná, nové zájemce přidej na čekací listinu a když se někdo odhlásí, první člověk z čekací listiny se automaticky posune dál. Všechno ulož do databáze. Potvrzovací obrazovka s souborem „Přidat do kalendáře“ a odkazem na zrušení. Soukromá admin stránka: vytváření akcí, seznam registrací s vyhledáváním a exportem do CSV, a seznam pro odbavení použitelný na telefonu s velkým tlačítkem „Odbaveno“. Přátelský, moderní design.

Krok 3: Otestujte kapacitu s více lidmi

Chyby kapacity se ukážou až ve chvíli, kdy se dva lidé zaregistrují téměř současně. Nastavte testovací akci na kapacitu 2, pak se zaregistrujte rychle ze dvou prohlížečů a potom potřetí. Měli byste skončit se dvěma potvrzenými a jedním na čekací listině, nikdy se třemi potvrzenými. Požádejte, aby se kontrola kapacity provedla na serveru uvnitř stejné databázové operace, která registraci ukládá.

Otestujte také: zrušení potvrzeného místa přesune správného člověka z čekací listiny; potvrzení ukazuje správný čas ve správném časovém pásmu; soubor kalendáře se správně otevře na telefonu.

Krok 4: Přidejte e-maily

Potvrzovací, připomínkové a e-maily „jste na řadě z čekací listiny“ potřebují poskytovatele e-mailu a ověřenou odesílací doménu. Každý udržujte krátký a datum, čas a místo nechte jako první, co lidé přečtou. Jak odesílat e-maily z vaší aplikace popisuje nastavení.

Krok 5: Přidejte placené vstupenky, pokud je potřebujete

Přidejte typy vstupenek s vlastními počty, pokladnu přes platebního poskytovatele a stav registrace, který se změní na „potvrzeno“ až ve chvíli úspěšné platby. Rozhodněte, co se stane s nedokončenou pokladnou: vstupenku držet několik minut a potom ji uvolnit.

Krok 6: Připravte se na dveře

V den akce může být wifi na místě slabá a fronta dlouhá. Udělejte seznam pro odbavení rychle prohledávatelný podle jména, dost velký na klepnutí na telefonu, a noc předem exportujte tištěný záložní seznam. U větších akcí zrychlí práci QR kód v každém potvrzovacím e-mailu, který personál naskenuje; měl by vstupenku označit jako použitou, aby ji nešlo naskenovat dvakrát.

Časté chyby

• Chybějící časové pásmo. Zejména u online akcí znamená „19:00“ pro různé účastníky různé věci. Vždy ukažte časové pásmo.
• Kontrola kapacity jen při načtení stránky. Dva lidé můžou oba vidět „zbývá 1 místo“.
• Příliš mnoho otázek. Každé další pole ztrácí registrace. Na nepodstatné věci se ptejte až po přihlášení.
• Žádný odkaz na zrušení. Lidé, kteří nemohou přijít, neuvolní místo a vaše čekací listina se nikdy nepohne.
• Žádná připomínka. Připomínky snižují počet neúčastníků; nevynechávejte je.
• Posílání online odkazu celému světu. Dejte ho do e-mailů registrovaným účastníkům, ne na veřejnou stránku.
• Změna data akce bez upozornění. Změny potřebují e-mail všem registrovaným.

Kolik to stojí

U bezplatné akce jsou náklady malé: hosting, databáze, poskytovatel e-mailu pro potvrzení a připomínky a doména, pokud ji chcete. Placené akce přidávají poplatky za zpracování plateb za každou vstupenku. Platformy pro vstupenky obvykle účtují poplatek za vstupenku, někdy předávaný kupujícímu; porovnejte jejich aktuální ceník s časem, který strávíte stavbou a provozem vlastního řešení.

Kdy je lepší hotový produkt

Platformy pro vstupenky a RSVP jako Eventbrite, Luma, Meetup a Tito nabízejí každá svou kombinaci plateb, vratek, připomínek, nástrojů pro odbavení a čekacích listin, už postavených a otestovaných. Některé také pomáhají lidem akci objevit. Použijte je, když:

• jde o jednorázovou akci a potřebujete ji spustit ještě dnes
• chcete, aby publikum platformy pomohlo prodat vstupenky
• potřebujete vyspělou aplikaci pro odbavení pro tisíce účastníků
• nechcete řešit vratky a platební spory

Vlastní řešení se hodí, když pořádáte opakované akce a chcete seznam účastníků ve vlastní databázi, když potřebujete vlastní logiku registrace (schválení před potvrzením, ceny jen pro členy, akce podle přihlášek), nebo když chcete, aby stránka vypadala a působila jako vaše značka. Stránka akce se řídí stejnými pravidly jako každá stránka, která žádá o přihlášení; viz jak vytvořit přistávací stránku, která konvertuje. Pokud je vaše „akce“ ve skutečnosti jednotlivé schůzky, lepší průvodce je jak vytvořit aplikaci pro rezervace.

Stavba s Mythexem

Mythex je nástroj pro tvorbu AI aplikací: popíšete akci a pravidla a on v živém náhledu postaví stránky akce, registrační formulář a admin pohledy, a do projektu přidá databázi pro registrace. Napsáním /test nechat Mythex proklikat registraci v náhledu a nahlásit, co se rozbije; to se hodí pro toky kapacity a čekací listiny. Publikování je dostupné na Free i Pro, vlastní domény na Pro. Mythex nezahrnuje vstupenky, e-mail ani platby jako vestavěné produkty: pro placené vstupenky připojíte vlastní účet Stripe a pro potvrzovací e-maily vlastního poskytovatele e-mailu, s klíči uloženými v tajných údajích projektu. Viz dokumentace o platbách přes Stripe, odesílání e-mailů a testování aplikací.

Šablona stránky pro registraci na akci je dobrý první prompt, nebo si prohlédněte více šablon webů.

Otázky