Etkinlik Kayıt Sitesi Nasıl Yapılır: Katılım Onayları, Biletler ve Giriş

Bir etkinlik kayıt sitesi; tarih, saat ve yeri gösteren bir etkinlik sayfası, kapasiteye saygı gösteren bir kayıt formu, takvim daveti içeren bir onay e-postası, sizin için bir katılımcı listesi ve etkinlik günü insanları hızlıca girişten geçirmenin bir yolunu gerektirir. Ücretli etkinlikler bunlara bilet türleri ve bir ödeme sağlayıcısı üzerinden bir ödeme sayfası ekler. Bunların hepsini, etkinliği ve kayıt kurallarını tarif ederek bir yapay zeka uygulama oluşturucuyla yapabilirsiniz; en çok test edilmesi gereken kısımlar kapasite limitleri ve biri iptal ettiğinde ne olduğudur.

Sitenin ihtiyaçları

Katılımcılar için

• Etkinlik sayfası: ad, tarih, saat dilimiyle birlikte başlangıç ve bitiş saati, harita bağlantılı mekân (ya da “çevrimiçi” ve bağlantının ne zaman ulaşacağına dair bir not), program, konuşmacılar ya da ev sahipleri, fiyat ve kimin için olduğu
• Kayıt formu: ad, e-posta ve yalnızca gerçekten kullanacağınız soruları (beslenme ihtiyaçları, şirket, tişört bedeni)
• Onay ekranı ve e-postası: ayrıntılar, takvimlerine eklemek için bir takvim dosyası (.ics) ve iptal etmek için bir yol
• Hatırlatma e-postası bir ya da iki gün önce, yol tarifi ya da çevrimiçi bağlantıyla birlikte

Organizatörler için

• Arama, filtreler (bilet türüne göre) ve CSV dışa aktarma özelliğine sahip katılımcı listesi
• Kapasite ve bekleme listesi kuralları
• Kapıda bir telefonda çalışan giriş görünümü
• Katılımcılara mesajlar (oda değişikliği, gecikme)
• Birden fazla etkinliğiniz varsa etkinlikler için yönetim paneli

Arkasındaki veri

Yapmadan önce verilmesi gereken kararlar

Ücretsiz RSVP mi, ücretli bilet mi

Ücretsiz etkinlikler çok daha basittir: ödeme sayfası yok, iade yok, vergi yok. Dezavantajı gelmeyen katılımcılardır. Ücretsiz etkinliklerde kayıt olanların büyük bir kısmı gelmeyebilir; bu yüzden birçok organizatör kayıtları salon kapasitesini biraz aşacak şekilde açar ya da insanların yerlerini bırakabileceği bir “hâlâ geliyor musunuz?” e-postası gönderir.

Ücretli biletler ise Stripe gibi bir ödeme sağlayıcısı, yalnızca ödeme başarılı olduğunda kaydı onaylayan bir webhook, bir iade politikası ve bulunduğunuz yere göre biletlerde satış vergisi gerektirir. Bkz. uygulamanıza ödeme nasıl eklenir.

Tek etkinlik mi, çok etkinlik mi

Tek bir konferans ya da lansman partisi, bir formu olan tek bir sayfa olabilir. Her ay toplantılar, atölyeler ya da dersler düzenliyorsanız, baştan itibaren ortak bir kayıt sistemiyle bir etkinlik listesi olarak kurun. “Etkinlikleri” daha sonra bir kavram olarak eklemek, verinin yeniden yapılandırılması anlamına gelir.

Bekleme listesi davranışı

Bir etkinlik dolduğunda kayıtları kapatabilir ya da bekleme listesi kabul edebilirsiniz. Biri iptal ederse, bekleme listesindeki bir sonraki kişiye e-posta gönderip kabul etmesi için bir süre sınırı verebilir ya da onu otomatik olarak alabilirsiniz. Otomatik olan çalıştırması daha kolaydır; süre sınırlı teklif ise ücretli biletlerde daha iyi çalışır, çünkü bir sonraki kişinin ödeme yapması gerekir.

Çevrimiçi, yüz yüze ya da hibrit

Çevrimiçi etkinliklerde katılım bağlantısının doğru zamanda iletilmesi gerekir (onayda ya da yalnızca hatırlatmada, böylece paylaşılma olasılığı azalır). Yüz yüze etkinliklerde mekân, erişim notları ve bir giriş planı gerekir. Hibrit etkinliklerde her e-postada farklı bilgi içeren iki bilet türü gerekir.

Adım adım yapın

Adım 1: Etkinlik ayrıntılarını yazın

Gerçek başlığı, tarihleri, saat dilimini, mekânı, programı, kapasiteyi ve bilet türlerini toplayın. İptal ve iade politikanızı belirleyin ve bir ya da iki cümleyle yazın.

Adım 2: İlk promptu yazın

Etkinliği, formu, kuralları ve organizatörün görünümünü tarif edin:

Bristol Product Night için bir kayıt sitesi yap; ürün yöneticileri için aylık ücretsiz bir buluşma. Yaklaşan etkinlikleri tarih, saat (İngiltere saati), harita bağlantılı mekân, program ve kalan yerlerle göster. Her etkinliğin bir kapasitesi var; form ad, e-posta, şirket ve rolü sorsun. Etkinlik dolduğunda yeni kayıtlar bir bekleme listesine girsin ve biri iptal ederse bekleme listesindeki ilk kişi otomatik olarak alınsın. Her şeyi bir veritabanına kaydet. Bir takvim dosyası ve iptal bağlantısı olan bir onay ekranı olsun. Özel bir yönetim sayfası: etkinlik oluşturma, aramalı ve CSV dışa aktarmalı kayıt listesi ve büyük bir “Giriş yapıldı” düğmesi olan telefonda çalışan bir giriş listesi. Samimi, modern bir tasarım.

Adım 3: Birden fazla kişiyle kapasiteyi test edin

Kapasite hataları yalnızca iki kişi neredeyse aynı anda kayıt olduğunda ortaya çıkar. Bir test etkinliğinin kapasitesini 2 yapın, sonra iki tarayıcıdan hızlıca kayıt olun, sonra üçüncü kez deneyin. Sonunda iki onaylı ve bir bekleme listesinde olmalı, asla üç onaylı olmamalı. Kapasite kontrolünün, kaydı kaydeden aynı veritabanı işleminde sunucuda yapılmasını isteyin.

Ayrıca test edin: onaylı bir yeri iptal etmek bekleme listesinden doğru kişiyi çıkarıyor mu; onay doğru saat dilimindeki zamanı gösteriyor mu; takvim dosyası bir telefonda doğru açılıyor mu?

Adım 4: E-postaları ekleyin

Onay, hatırlatma ve “bekleme listesinden çıktınız” e-postaları bir e-posta sağlayıcısı ve doğrulanmış bir gönderim alan adı gerektirir. Her birini kısa tutun ve insanların ilk okuduğu şey tarih, saat ve yer olsun. Uygulamanızdan e-posta nasıl gönderilir rehberi kurulumu anlatır.

Adım 5: İhtiyacınız varsa ücretli biletleri ekleyin

Kendi adetleriyle bilet türlerini, ödeme sağlayıcınız üzerinden bir ödeme sayfasını ve yalnızca ödeme başarılı olduğunda “onaylı” olan bir kayıt durumunu ekleyin. Tamamlanmamış bir ödeme sayfasıyla ne olacağına karar verin: birkaç dakika bileti tutun, sonra serbest bırakın.

Adım 6: Kapıya hazırlanın

Etkinlik gününde mekânın wifi'si zayıf olabilir ve kuyruk uzun olur. Giriş listesinin ada göre aranmasını hızlı, telefonda dokunmak için yeterince büyük yapın ve bir gece önceden yazdırılabilir bir yedek liste dışa aktarın. Daha büyük etkinliklerde, personelin taradığı her onay e-postasındaki bir QR kod işi hızlandırır; bu kod, biletin iki kez taranamayacağı şekilde kullanıldı olarak işaretlemelidir.

Sık yapılan hatalar

• Eksik saat dilimi. Özellikle çevrimiçi etkinliklerde “19:00”, farklı katılımcılar için farklı anlamlara gelir. Her zaman saat dilimini gösterin.
• Kapasiteyi yalnızca sayfa yüklendiğinde kontrol etmek. İki kişi de “1 yer kaldı” görebilir.
• Çok fazla soru sormak. Her ekstra alan kayıtları düşürür. Gerekli olmayan her şeyi kayıt olduktan sonra sorun.
• İptal bağlantısı olmaması. Gelemeyen insanlar yerlerini serbest bırakmaz ve bekleme listeniz hiç ilerlemez.
• Hatırlatma olmaması. Hatırlatmalar gelmeyenleri azaltma eğilimindedir; bunu atlamayın.
• Çevrimiçi bağlantıyı tüm dünyaya göndermek. Herkese açık sayfaya değil, kayıtlı katılımcılara giden e-postalara koyun.
• Etkinlik tarihini kimseye haber vermeden değiştirmek. Değişiklikler, kayıtlı herkese bir e-posta gerektirir.

Maliyetler

Ücretsiz bir etkinlik için maliyetleriniz küçüktür: barındırma, bir veritabanı, onaylar ve hatırlatmalar için bir e-posta sağlayıcısı ve isterseniz bir alan adı. Ücretli etkinlikler bilet başına ödeme işleme ücretleri ekler. Bilet platformları genellikle bilet başına ücret alır; bazen bu ücret alıcıya yansıtılır. Güncel fiyatlarını, kendi sisteminizi kurup çalıştırmak için harcayacağınız zamanla karşılaştırın.

Hazır bir ürün daha iyi seçim olduğunda

Eventbrite, Luma, Meetup ve Tito gibi bilet ve RSVP platformları, ödemeler, iadeler, hatırlatmalar, giriş araçları ve bekleme listelerinde kendi karışımlarını hazır ve test edilmiş olarak sunar. Bazıları insanların etkinlikleri keşfetmesine de yardımcı olur. Şu durumlarda birini kullanın:

• Tek seferlik bir etkinlikse ve bugün canlı olması gerekiyorsa
• Platformun kitlesinin bilet satmanıza yardımcı olmasını istiyorsanız
• Binlerce katılımcı için olgun bir giriş uygulamasına ihtiyacınız varsa
• İadeler ve ödeme anlaşmazlıklarıyla uğraşmak istemiyorsanız

Kendi sisteminizi, tekrarlayan etkinlikler yönettiğinizde ve katılımcı listesini kendi veritabanınızda tutmak istediğinizde, özel kayıt mantığına (onaydan önce onay, yalnızca üyelere özel fiyat, başvuruya dayalı etkinlikler) ihtiyaç duyduğunuzda ya da sayfanın markanız gibi görünüp hissettirmesini istediğinizde yapın. Etkinlik sayfasının kendisi, kayıt isteyen her sayfayla aynı kurallara uyar; bkz. dönüşüm sağlayan bir açılış sayfası nasıl yapılır. “Etkinliğiniz” aslında bire bir randevularsa, rezervasyon uygulaması nasıl yapılır daha uygun bir rehberdir.

Mythex ile yapmak

Mythex bir yapay zeka uygulama oluşturucudur: etkinliği ve kuralları tarif edersiniz; o da etkinlik sayfalarını, kayıt formunu ve yönetim görünümlerini canlı önizlemede kurar ve kayıtları saklamak için projeye bir veritabanı ekler. Özellikle kapasite ve bekleme listesi akışları için, kayıt sürecini önizlemede tıklayıp sorunları raporlaması için /test yazabilirsiniz. Yayınlama Free ve Pro'da kullanılabilir; özel alan adları Pro'dadır. Mythex, bilet satışı, e-posta ya da ödemeleri yerleşik bir ürün olarak sunmaz: ücretli biletler için kendi Stripe hesabınızı, onaylar için kendi e-posta sağlayıcınızı bağlarsınız ve anahtarlar proje gizli değerlerinde saklanır. Bkz. Stripe ödemeleri, e-posta gönderme ve Uygulama Testi dokümanları.

İlk promptunuz için iyi bir başlangıç noktası etkinlik kayıt sayfası şablonu ya da daha fazla web sitesi şablonu olabilir.

Sorular