Comment créer un site d'inscription à un événement : RSVP, billets et accueil

Un site d'inscription à un événement doit proposer une page d'événement avec la date, l'heure et le lieu, un formulaire d'inscription qui respecte la capacité, un e-mail de confirmation avec une invitation calendrier, une liste des participants pour vous et un moyen rapide d'accueillir les personnes le jour J. Les événements payants ajoutent des types de billets et un paiement via un prestataire de paiement. Vous pouvez tout construire avec un créateur d'applications IA en décrivant l'événement et les règles d'inscription ; les parties qui méritent le plus de tests sont les limites de capacité et ce qui se passe lorsqu'une personne annule.

Ce dont le site a besoin

Pour les participants

• Page de l'événement : nom, date, heure de début et de fin avec le fuseau horaire, lieu avec un lien vers la carte (ou « en ligne » avec une note sur le moment où le lien arrive), programme, intervenants ou hôtes, prix et public visé
• Formulaire d'inscription : nom, e-mail et uniquement les questions que vous utiliserez réellement (régimes alimentaires, entreprise, taille de T-shirt)
• Écran et e-mail de confirmation avec les détails, un fichier calendrier (.ics) pour l'ajouter à leur agenda, et un moyen d'annuler
• E-mail de rappel un ou deux jours avant, avec l'itinéraire ou le lien de connexion pour l'événement en ligne

Pour les organisateurs

• Liste des participants avec recherche, filtres par type de billet et export CSV
• Règles de capacité et de liste d'attente
• Vue d'accueil utilisable sur téléphone à l'entrée
• Messages aux participants (changement de salle, retard)
• Administration des événements si vous en organisez plusieurs

Les données sous-jacentes

Les décisions à prendre avant de commencer

RSVP gratuit ou billets payants

Les événements gratuits sont beaucoup plus simples : pas de paiement, pas de remboursement, pas de TVA. Le revers est le taux d'absentéisme. Les événements gratuits voient souvent une part importante des inscrits ne pas venir ; beaucoup d'organisateurs acceptent donc un peu plus d'inscriptions que la capacité de la salle, ou envoient un e-mail « toujours intéressé ? » qui permet de libérer sa place.

Les billets payants nécessitent un prestataire de paiement comme Stripe, un webhook qui ne confirme l'inscription qu'une fois le paiement réussi, une politique de remboursement, et éventuellement une TVA sur les billets selon votre pays. Voir comment ajouter des paiements à votre application.

Un événement ou plusieurs

Une conférence ou une soirée de lancement peut être une seule page avec un formulaire. Si vous organisez une rencontre mensuelle, des ateliers ou des cours, construisez-la comme une liste d'événements avec un système d'inscription commun dès le départ. Ajouter la notion d'« événements » plus tard implique de restructurer les données.

Comportement de la liste d'attente

Lorsqu'un événement est complet, vous pouvez fermer les inscriptions ou accepter des inscriptions en liste d'attente. Si quelqu'un annule, vous pouvez soit écrire à la personne suivante sur la liste en lui donnant un délai pour accepter, soit la faire entrer automatiquement. L'automatisme est plus simple à gérer ; l'offre à délai limité fonctionne mieux pour les billets payants, où la personne suivante doit payer.

En ligne, en présentiel ou hybride

Les événements en ligne exigent que le lien de connexion soit envoyé au bon moment (dans la confirmation, ou seulement dans le rappel pour limiter les partages). Les événements en présentiel nécessitent le lieu, les informations d'accès et un plan d'accueil. Les événements hybrides requièrent deux types de billets, avec des informations différentes dans chaque e-mail.

Construire étape par étape

Étape 1 : rédiger les détails de l'événement

Rassemblez le titre réel, les dates, le fuseau horaire, le lieu, le programme, la capacité et les types de billets. Décidez de votre politique d'annulation et de remboursement, et rédigez-la en une ou deux phrases.

Étape 2 : rédiger le premier prompt

Décrivez l'événement, le formulaire, les règles et la vue de l'organisateur :

Créez un site d'inscription pour Bristol Product Night, une rencontre mensuelle gratuite pour les chefs de produit. Affichez les prochains événements avec la date, l'heure (heure du Royaume-Uni), le lieu avec un lien vers la carte, le programme et les places restantes. Chaque événement a une capacité ; le formulaire demande le nom, l'e-mail, l'entreprise et le poste. Lorsqu'un événement est complet, les nouvelles inscriptions vont sur une liste d'attente, et si quelqu'un annule, la première personne de la liste est inscrite automatiquement. Enregistrez tout dans une base de données. Écran de confirmation avec un fichier « Ajouter au calendrier » et un lien d'annulation. Page d'administration privée : créer des événements, voir les inscriptions avec recherche et export CSV, et une liste d'accueil utilisable sur téléphone avec un grand bouton « Arrivé ». Design convivial et moderne.

Étape 3 : tester la capacité avec plusieurs personnes

Les bugs de capacité n'apparaissent que lorsque deux personnes s'inscrivent presque au même moment. Réglez la capacité d'un événement de test à 2, inscrivez-vous depuis deux navigateurs rapidement, puis une troisième fois. Vous devez finir avec deux inscriptions confirmées et une en liste d'attente, jamais trois confirmées. Demandez que la vérification de capacité se fasse sur le serveur, dans la même opération de base de données que l'enregistrement de l'inscription.

Testez aussi : l'annulation d'une place confirmée fait passer la bonne personne de la liste d'attente ; la confirmation affiche l'heure correcte dans le bon fuseau horaire ; le fichier calendrier s'ouvre correctement sur un téléphone.

Étape 4 : ajouter les e-mails

Les e-mails de confirmation, de rappel et « vous êtes sorti de la liste d'attente » nécessitent un fournisseur d'e-mails et un domaine d'envoi vérifié. Gardez chacun court et placez la date, l'heure et le lieu en premier. Comment envoyer des e-mails depuis votre application explique la mise en place.

Étape 5 : ajouter les billets payants si nécessaire

Ajoutez des types de billets avec leurs propres quantités, un paiement via votre prestataire, et un statut d'inscription qui ne passe à « confirmée » qu'une fois le paiement réussi. Décidez de ce qui arrive à un paiement non finalisé : réserver le billet pendant quelques minutes, puis le libérer.

Étape 6 : préparer l'accueil le jour J

Le jour J, le wifi du lieu peut être mauvais et la file d'attente sera longue. Rendez la liste d'accueil rapide à rechercher par nom, assez grande pour être touchée sur téléphone, et exportez une liste papier de secours la veille. Pour les grands événements, un QR code dans chaque e-mail de confirmation, scanné par le personnel, accélère les choses, et doit marquer le billet comme utilisé pour qu'il ne puisse pas être scanné deux fois.

Erreurs courantes

• Fuseau horaire manquant. Surtout pour les événements en ligne, « 19 h » ne signifie pas la même chose pour tous les participants. Affichez toujours le fuseau horaire.
• Vérifier la capacité seulement au chargement de la page. Deux personnes peuvent toutes deux voir « 1 place restante ».
• Poser trop de questions. Chaque champ supplémentaire fait perdre des inscriptions. Demandez ce qui n'est pas essentiel après l'inscription.
• Aucun lien d'annulation. Les personnes qui ne peuvent pas venir ne libéreront pas leur place, et votre liste d'attente n'avancera jamais.
• Aucun rappel. Les rappels tendent à réduire les absences ; ne les oubliez pas.
• Envoyer le lien en ligne à tout le monde. Placez-le dans les e-mails des participants inscrits, pas sur la page publique.
• Modifier la date de l'événement sans prévenir personne. Tout changement doit faire l'objet d'un e-mail à tous les inscrits.

Combien cela coûte

Pour un événement gratuit, vos coûts sont faibles : hébergement, base de données, fournisseur d'e-mails pour les confirmations et les rappels, et un domaine si vous en voulez un. Les événements payants ajoutent des frais de traitement des paiements par billet. Les plateformes de billetterie facturent en général des frais par billet, parfois reportés sur l'acheteur ; comparez leurs tarifs actuels au temps que vous passerez à construire et à exploiter votre propre solution.

Quand un produit prêt à l'emploi est le meilleur choix

Les plateformes de billetterie et d'inscription comme Eventbrite, Luma, Meetup et Tito proposent chacune leur propre combinaison de paiements, remboursements, rappels, outils d'accueil et listes d'attente, déjà construits et testés. Certaines aident aussi les gens à découvrir des événements. Utilisez-en une lorsque :

• Il s'agit d'un événement ponctuel et vous avez besoin qu'il soit en ligne aujourd'hui
• Vous voulez que l'audience de la plateforme contribue à la vente de billets
• Vous avez besoin d'une application d'accueil éprouvée pour des milliers de participants
• Vous ne voulez pas gérer les remboursements et les litiges de paiement

Construisez le vôtre lorsque vous organisez des événements récurrents et voulez que la liste des participants soit dans votre propre base de données, lorsque vous avez besoin d'une logique d'inscription personnalisée (validation avant confirmation, tarifs réservés aux membres, événements sur candidature), ou lorsque vous voulez que la page ait l'apparence et l'identité de votre marque. La page d'événement suit les mêmes règles que toute page qui demande une inscription ; voir comment créer une page de destination qui convertit. Si votre « événement » consiste en fait en rendez-vous individuels, comment créer une application de réservation est le guide à suivre.

La créer avec Mythex

Mythex est un créateur d'applications IA : vous décrivez l'événement et les règles, et il construit les pages d'événement, le formulaire d'inscription et les vues d'administration dans un aperçu en direct, en ajoutant une base de données au projet pour stocker les inscriptions. Vous pouvez taper /test pour que l'agent parcoure l'inscription dans l'aperçu et signale ce qui ne fonctionne pas, ce qui est utile pour les parcours de capacité et de liste d'attente. La publication est disponible avec Free et Pro, et les domaines personnalisés avec Pro. Mythex n'inclut pas la billetterie, l'e-mail ou les paiements comme produits intégrés : vous connectez votre propre compte Stripe pour les billets payants et votre propre fournisseur d'e-mails pour les confirmations, avec les clés stockées dans les secrets du projet. Voir la documentation sur les paiements Stripe, l'envoi d'e-mails et les tests d'application.

Le modèle de page d'inscription à un événement est un bon premier prompt pour démarrer, ou parcourez davantage de modèles de sites web.

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