Cum să construiești un site de înregistrare la evenimente: confirmări, bilete și check-in

Un site de înregistrare la evenimente are nevoie de o pagină a evenimentului cu data, ora și locul, un formular de înregistrare care respectă capacitatea, un e-mail de confirmare cu o invitație în calendar, o listă de participanți pentru tine și o modalitate rapidă de check-in în ziua evenimentului. Evenimentele plătite adaugă tipuri de bilete și un checkout printr-un furnizor de plăți. Poți construi tot acest lucru cu un constructor de aplicații cu AI descriind evenimentul și regulile de înregistrare; părțile care merită cel mai mult testare sunt limitele de capacitate și ce se întâmplă când cineva anulează.

Ce are nevoie site-ul

Pentru participanți

• Pagina evenimentului: nume, dată, ora de început și de sfârșit cu fusul orar, locația cu un link de hartă (sau „online” cu o notă despre când sosește linkul), agenda, vorbitorii sau gazdele, prețul și pentru cine este
• Formularul de înregistrare: nume, e-mail și doar întrebările pe care chiar le vei folosi (nevoi alimentare, companie, mărimea tricoului)
• Ecranul și e-mailul de confirmare cu detaliile, un fișier de calendar (.ics) ca să-l adauge în calendar și un mod de a anula
• E-mail de memento cu o zi sau două înainte, cu indicații sau linkul online

Pentru organizatori

• Lista de participanți cu căutare, filtre după tipul de bilet și export CSV
• Reguli de capacitate și listă de așteptare
• Vedere de check-in care funcționează pe telefon la intrare
• Mesaje către participanți (o schimbare de sală, o întârziere)
• Administrare pentru evenimente, dacă organizezi mai multe

Datele din spatele lui

Decizii de luat înainte să construiești

RSVP gratuit sau bilete plătite

Evenimentele gratuite sunt mult mai simple: fără checkout, fără rambursări, fără taxe. Problema sunt absențele. Evenimentele gratuite au adesea o proporție mare de înscriși care nu vin, așa că mulți organizatori acceptă ușor mai multe înregistrări decât capacitatea sălii sau trimit un e-mail „mai vii?” care le permite oamenilor să-și elibereze locul.

Biletele plătite au nevoie de un furnizor de plăți precum Stripe, de un webhook care confirmă înregistrarea doar după ce plata reușește, de o politică de rambursare și, eventual, de TVA pe bilete, în funcție de unde ești. Vezi cum să adaugi plăți în aplicația ta.

Un eveniment sau mai multe

O conferință sau o petrecere de lansare poate fi o singură pagină cu un formular. Dacă organizezi întâlniri lunare, ateliere sau cursuri, construiește-le ca o listă de evenimente cu un sistem de înregistrare comun de la început. Adăugarea conceptului de „evenimente” mai târziu înseamnă restructurarea datelor.

Comportamentul listei de așteptare

Când un eveniment este plin, poți închide înregistrarea sau poți accepta înscrieri pe lista de așteptare. Dacă cineva anulează, poți trimite un e-mail următoarei persoane de pe listă, cu un termen limită pentru a accepta, sau o poți muta automat. Automatul este mai ușor de administrat; oferta cu termen limită funcționează mai bine pentru biletele plătite, unde următoarea persoană trebuie să plătească.

Online, față în față sau hibrid

Evenimentele online au nevoie ca linkul de conectare să fie livrat la momentul potrivit (în confirmare sau doar în memento, ca să fie mai puțin probabil să fie distribuit). Evenimentele față în față au nevoie de locație, note de acces și un plan de check-in. Evenimentele hibride au nevoie de două tipuri de bilete, cu informații diferite în fiecare e-mail.

Construiește pas cu pas

Pasul 1: Scrie detaliile evenimentului

Adună titlul real, datele, fusul orar, locația, agenda, capacitatea și tipurile de bilete. Decide politica de anulare și rambursare și scrie-o în una sau două propoziții.

Pasul 2: Scrie primul prompt

Descrie evenimentul, formularul, regulile și vederea organizatorului:

Construiește un site de înregistrare pentru Bristol Product Night, o întâlnire lunară gratuită pentru product manageri. Arată evenimentele viitoare cu dată, oră (ora Marii Britanii), locație cu link de hartă, agendă și locuri rămase. Fiecare eveniment are o capacitate; formularul cere nume, e-mail, companie și rol. Când un eveniment este plin, noile înscrieri intră pe o listă de așteptare, iar dacă cineva anulează, prima persoană de pe listă este mutată automat. Salvează totul într-o bază de date. Ecran de confirmare cu un fișier „Adaugă în calendar” și un link de anulare. Pagină de admin privată: creează evenimente, vezi înregistrările cu căutare și export CSV și o listă de check-in pentru telefon, cu un buton mare „Prezent”. Design prietenos și modern.

Pasul 3: Testează capacitatea cu mai multe persoane

Bugurile de capacitate apar doar când două persoane se înregistrează aproape în același moment. Setează capacitatea unui eveniment de test la 2, apoi înregistrează-te rapid din două browsere și a treia oară. Ar trebui să rămâi cu două confirmate și una pe lista de așteptare, niciodată cu trei confirmate. Cere ca verificarea capacității să se facă pe server, în aceeași operațiune de bază de date care salvează înregistrarea.

Testează și: anularea unui loc confirmat mută persoana potrivită de pe lista de așteptare; confirmarea arată ora corectă în fusul orar potrivit; fișierul de calendar se deschide corect pe telefon.

Pasul 4: Adaugă e-mailuri

E-mailurile de confirmare, memento și „ai ieșit de pe lista de așteptare” au nevoie de un furnizor de e-mail și de un domeniu de trimitere verificat. Păstrează fiecare e-mail scurt și fă ca data, ora și locul să fie primul lucru pe care îl citesc oamenii. Cum să trimiți e-mailuri din aplicația ta acoperă configurarea.

Pasul 5: Adaugă bilete plătite, dacă ai nevoie

Adaugă tipuri de bilete cu propriile cantități, un checkout prin furnizorul tău de plăți și o stare de înregistrare care devine „confirmată” doar când plata reușește. Decide ce se întâmplă cu un checkout nefinalizat: ții biletul câteva minute, apoi îl eliberezi.

Pasul 6: Pregătește-te pentru intrare

În ziua evenimentului, wifi-ul locației poate fi slab, iar coada va fi lungă. Fă lista de check-in rapidă de căutat după nume, suficient de mare ca să fie apăsată pe telefon și exportă o listă de rezervă tipărită în seara dinainte. Pentru evenimente mai mari, un cod QR în fiecare e-mail de confirmare pe care îl scanează personalul accelerează lucrurile și ar trebui să marcheze biletul ca folosit, ca să nu poată fi scanat de două ori.

Greșeli frecvente

• Lipsa fusului orar. Mai ales la evenimentele online, „19:00” înseamnă lucruri diferite pentru participanți diferiți. Arată mereu fusul orar.
• Verificarea capacității doar când se încarcă pagina. Două persoane pot vedea amândouă „1 loc rămas”.
• Prea multe întrebări. Fiecare câmp în plus pierde înregistrări. Întreabă ce nu este esențial după ce s-au înscris.
• Lipsa unui link de anulare. Oamenii care nu pot veni nu își vor elibera locul, iar lista ta de așteptare nu se mișcă niciodată.
• Lipsa unui memento. Mementourile tind să reducă absențele; nu le sări.
• Trimiterea linkului online către toată lumea. Pune-l în e-mailurile către participanții înregistrați, nu pe pagina publică.
• Schimbarea datei evenimentului fără să spui cuiva. Schimbările necesită un e-mail către toți cei înregistrați.

Cât costă

Pentru un eveniment gratuit, costurile tale sunt mici: găzduire, o bază de date, un furnizor de e-mail pentru confirmări și memento-uri și un domeniu, dacă vrei unul. Evenimentele plătite adaugă taxe de procesare a plăților per bilet. Platformele de bilete percep de obicei taxe per bilet, uneori suportate de cumpărător; compară prețurile lor actuale cu timpul pe care îl vei petrece construind și rulând propriul sistem.

Când un produs gata făcut este alegerea mai bună

Platformele de bilete și RSVP precum Eventbrite, Luma, Meetup și Tito oferă fiecare propriul amestec de plăți, rambursări, memento-uri, instrumente de check-in și liste de așteptare, deja construite și testate. Unele ajută și oamenii să descopere evenimente. Folosește una când:

• Este un eveniment unic și trebuie să fie live azi
• Vrei ca audiența platformei să ajute la vânzarea biletelor
• Ai nevoie de o aplicație matură de check-in pentru mii de participanți
• Nu vrei să te ocupi de rambursări și de dispute de plată

Construiește-ți propriul când organizezi evenimente recurente și vrei lista de participanți în propria bază de date, când ai nevoie de o logică personalizată de înregistrare (aprobare înainte de confirmare, prețuri doar pentru membri, evenimente cu aplicație) sau când vrei ca pagina să arate și să se simtă ca brandul tău. Pagina evenimentului urmează aceleași reguli ca orice pagină care cere o înscriere; vezi cum să construiești o pagină de destinație care convertește. Dacă „evenimentul” tău este de fapt programări individuale, cum să construiești o aplicație de rezervări este ghidul mai potrivit.

Construirea cu Mythex

Mythex este un constructor de aplicații cu AI: descrii evenimentul și regulile, iar el construiește paginile evenimentului, formularul de înregistrare și vederile de admin într-o previzualizare live, adăugând o bază de date a proiectului pentru a stoca înregistrările. Poți scrie /test ca să facă ca el să parcurgă înregistrarea în previzualizare și să raporteze ce se strică, ceea ce este util pentru fluxurile de capacitate și listă de așteptare. Publicarea este disponibilă pe Free și Pro, iar domeniile personalizate sunt pe Pro. Mythex nu include bilete, e-mail sau plăți ca produse integrate: pentru bilete plătite îți conectezi propriul cont Stripe, iar pentru confirmări propriul furnizor de e-mail, cu cheile stocate în secretele proiectului. Vezi documentația despre plăți Stripe, trimiterea de e-mail și testarea aplicației.

Claritatea șablonului de pagină de înregistrare la eveniment este un bun prim prompt de la care să pornești, sau răsfoiește mai multe șabloane de site-uri.

Întrebări