Πώς να φτιάξετε ιστότοπο εγγραφής σε εκδηλώσεις: RSVP, εισιτήρια και check-in
Ένας ιστότοπος εγγραφής σε εκδηλώσεις χρειάζεται σελίδα εκδήλωσης με ημερομηνία, ώρα και τόπο, φόρμα εγγραφής που σέβεται τη χωρητικότητα, email επιβεβαίωσης με πρόσκληση ημερολογίου, λίστα συμμετεχόντων για εσάς και έναν γρήγορο τρόπο για check-in των ανθρώπων την ημέρα της εκδήλωσης. Οι επί πληρωμή εκδηλώσεις προσθέτουν τύπους εισιτηρίων και ταμείο μέσω πάροχου πληρωμών. Μπορείτε να φτιάξετε όλα αυτά με εργαλείο δημιουργίας εφαρμογών AI περιγράφοντας την εκδήλωση και τους κανόνες εγγραφής· τα μέρη που αξίζει περισσότερο να δοκιμαστούν είναι τα όρια χωρητικότητας και τι συμβαίνει όταν κάποιος ακυρώνει.
Τι χρειάζεται ο ιστότοπος
Για τους συμμετέχοντες
- Σελίδα εκδήλωσης: όνομα, ημερομηνία, ώρα έναρξης και λήξης με τη ζώνη ώρας, τόπος με σύνδεσμο χάρτη (ή «online» με σημείωση πότε φτάνει ο σύνδεσμος), πρόγραμμα, ομιλητές ή οικοδεσπότες, τιμή, και για ποιον είναι
- Φόρμα εγγραφής: όνομα, email και μόνο τις ερωτήσεις που πραγματικά θα χρησιμοποιήσετε (διατροφικές ανάγκες, εταιρεία, μέγεθος μπλούζας)
- Οθόνη επιβεβαίωσης και email με τα στοιχεία, αρχείο ημερολογίου (.ics) για να την προσθέσουν στο ημερολόγιό τους, και σύνδεσμο ακύρωσης
- Email υπενθύμισης μία ή δύο μέρες πριν, με οδηγίες ή τον σύνδεσμο για online συμμετοχή
Για τους διοργανωτές
- Λίστα συμμετεχόντων με αναζήτηση, φίλτρα ανά τύπο εισιτηρίου και εξαγωγή σε CSV
- Κανόνες χωρητικότητας και λίστας αναμονής
- Προβολή check-in που λειτουργεί σε κινητό στην είσοδο
- Μηνύματα προς τους συμμετέχοντες (αλλαγή αίθουσας, καθυστέρηση)
- Διαχείριση εκδηλώσεων αν διοργανώνετε περισσότερες από μία
Τα δεδομένα πίσω από αυτό
| Δεδομένα | Βασικά πεδία |
|---|---|
| Εκδήλωση | Τίτλος, περιγραφή, έναρξη, λήξη, ζώνη ώρας, τόπος ή σύνδεσμος online, χωρητικότητα, κατάσταση (πρόχειρο, ανοιχτή, κλειστή) |
| Τύπος εισιτηρίου | Εκδήλωση, όνομα (π.χ. Τυπικό, Φοιτητικό), τιμή, διαθέσιμη ποσότητα, έναρξη και λήξη πώλησης |
| Εγγραφή | Εκδήλωση, τύπος εισιτηρίου, όνομα, email, απαντήσεις σε προσαρμοσμένες ερωτήσεις, κατάσταση (επιβεβαιωμένη, σε αναμονή, ακυρωμένη), αναφορά πληρωμής, ημερομηνία δημιουργίας |
| Check-in | Εγγραφή, ώρα check-in, ποιος έκανε το check-in |
Αποφάσεις πριν από την κατασκευή
Δωρεάν RSVP ή επί πληρωμή εισιτήρια
Οι δωρεάν εκδηλώσεις είναι πολύ απλούστερες: χωρίς ταμείο, χωρίς επιστροφές, χωρίς φόρο. Το μειονέκτημα είναι οι απόντες. Οι δωρεάν εκδηλώσεις συχνά έχουν μεγάλο ποσοστό εγγεγραμμένων που δεν εμφανίζονται, οπότε πολλοί διοργανωτές αφήνουν τις εγγραφές να ξεπεράσουν κάπως τη χωρητικότητα της αίθουσας, ή στέλνουν ένα email «ακόμα έρχεστε;» που επιτρέπει σε όσους δεν έρχονται να αφήσουν τη θέση τους.
Τα επί πληρωμή εισιτήρια χρειάζονται πάροχο πληρωμών όπως το Stripe, webhook που επιβεβαιώνει την εγγραφή μόνο μετά από επιτυχή πληρωμή, πολιτική επιστροφών και πιθανώς φόρο πωλήσεων στα εισιτήρια ανάλογα με τη χώρα σας. Δείτε πώς να προσθέσετε πληρωμές στην εφαρμογή σας.
Μία εκδήλωση ή πολλές
Μια μεμονωμένη conference ή πάρτι λανσαρίσματος μπορεί να είναι μία σελίδα με φόρμα. Αν διοργανώνετε μηνιαίες συναντήσεις, εργαστήρια ή μαθήματα, χτίστε το ως λίστα εκδηλώσεων με κοινό σύστημα εγγραφής από την αρχή. Η προσθήκη της έννοιας «εκδηλώσεις» αργότερα σημαίνει αναδιάρθρωση των δεδομένων.
Συμπεριφορά λίστας αναμονής
Όταν μια εκδήλωση είναι γεμάτη, μπορείτε να κλείσετε τις εγγραφές ή να δεχτείτε εγγραφές σε λίστα αναμονής. Αν κάποιος ακυρώσει, μπορείτε είτε να στείλετε email στον επόμενο της λίστας δίνοντάς του χρονικό όριο για αποδοχή, είτε να τον μεταφέρετε αυτόματα. Το αυτόματο είναι ευκολότερο στη διαχείριση· η προσφορά με χρονικό όριο δουλεύει καλύτερα για επί πληρωμή εισιτήρια, όπου ο επόμενος πρέπει να πληρώσει.
Online, δια ζώσης ή υβριδικά
Οι online εκδηλώσεις χρειάζονται τον σύνδεσμο συμμετοχής να φτάνει τη σωστή στιγμή (στην επιβεβαίωση, ή μόνο στην υπενθύμιση ώστε να είναι λιγότερο πιθανό να μοιραστεί). Οι δια ζώσης εκδηλώσεις χρειάζονται τόπο, σημειώσεις πρόσβασης και σχέδιο check-in. Οι υβριδικές εκδηλώσεις χρειάζονται δύο τύπους εισιτηρίων με διαφορετικές πληροφορίες σε κάθε email.
Κατασκευή βήμα προς βήμα
Βήμα 1: Γράψτε τα στοιχεία της εκδήλωσης
Συλλέξτε τον πραγματικό τίτλο, τις ημερομηνίες, τη ζώνη ώρας, τον τόπο, το πρόγραμμα, τη χωρητικότητα και τους τύπους εισιτηρίων. Αποφασίστε την πολιτική ακυρώσεων και επιστροφών σας και γράψτε την σε μία ή δύο προτάσεις.
Βήμα 2: Γράψτε την πρώτη εντολή
Περιγράψτε την εκδήλωση, τη φόρμα, τους κανόνες και την προβολή του διοργανωτή:
Φτιάξε έναν ιστότοπο εγγραφής για το Bristol Product Night, μια δωρεάν μηνιαία συνάντηση για product managers. Δείξε τις επερχόμενες εκδηλώσεις με ημερομηνία, ώρα (ώρα Ηνωμένου Βασιλείου), τόπο με σύνδεσμο χάρτη, πρόγραμμα και ελεύθερες θέσεις. Κάθε εκδήλωση έχει χωρητικότητα· η φόρμα ζητά όνομα, email, εταιρεία και ρόλο. Όταν μια εκδήλωση γεμίσει, οι νέες εγγραφές μπαίνουν σε λίστα αναμονής, και αν κάποιος ακυρώσει, ο πρώτος της λίστας μεταφέρεται αυτόματα. Αποθήκευσε τα πάντα σε βάση δεδομένων. Οθόνη επιβεβαίωσης με αρχείο «Προσθήκη στο ημερολόγιο» και σύνδεσμο ακύρωσης. Ιδιωτική σελίδα διαχείρισης: δημιουργία εκδηλώσεων, προβολή εγγραφών με αναζήτηση και εξαγωγή CSV, και λίστα check-in για κινητό με μεγάλο κουμπί «Έγινε check-in». Φιλικός, σύγχρονος σχεδιασμός.
Βήμα 3: Δοκιμάστε τη χωρητικότητα με περισσότερους από έναν ανθρώπους
Τα σφάλματα χωρητικότητας εμφανίζονται μόνο όταν δύο άνθρωποι εγγράφονται σχεδόν ταυτόχρονα. Ορίστε χωρητικότητα 2 σε μια δοκιμαστική εκδήλωση, εγγραφείτε γρήγορα από δύο browsers, και μετά μια τρίτη φορά. Πρέπει να καταλήξετε με δύο επιβεβαιωμένους και έναν σε αναμονή, ποτέ τρεις επιβεβαιωμένους. Ζητήστε ο έλεγχος χωρητικότητας να γίνεται στον διακομιστή μέσα στην ίδια λειτουργία βάσης δεδομένων που αποθηκεύει την εγγραφή.
Δοκιμάστε επίσης: η ακύρωση μιας επιβεβαιωμένης θέσης μεταφέρει τον σωστό άνθρωπο από τη λίστα αναμονής· η επιβεβαίωση δείχνει τη σωστή ώρα στη σωστή ζώνη ώρας· το αρχείο ημερολογίου ανοίγει σωστά σε κινητό.
Βήμα 4: Προσθέστε email
Τα email επιβεβαίωσης, υπενθύμισης και «μπήκες από τη λίστα αναμονής» χρειάζονται πάροχο email και επαληθευμένο domain αποστολής. Κρατήστε κάθε ένα σύντομο και βάλτε την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο ως το πρώτο πράγμα που διαβάζουν οι άνθρωποι. Ο οδηγός πώς να στέλνετε email από την εφαρμογή σας καλύπτει τη ρύθμιση.
Βήμα 5: Προσθέστε επί πληρωμή εισιτήρια αν τα χρειάζεστε
Προσθέστε τύπους εισιτηρίων με τις δικές τους ποσότητες, ταμείο μέσω του παρόχου πληρωμών σας, και κατάσταση εγγραφής που γίνεται «επιβεβαιωμένη» μόνο όταν η πληρωμή ολοκληρωθεί επιτυχώς. Αποφασίστε τι γίνεται με ολοκλήρωση ταμείου που δεν έγινε: κρατήστε το εισιτήριο για λίγα λεπτά και μετά ελευθερώστε το.
Βήμα 6: Ετοιμαστείτε για την είσοδο
Την ημέρα της εκδήλωσης το wifi του χώρου μπορεί να είναι αδύναμο και η ουρά μεγάλη. Κάντε τη λίστα check-in γρήγορη στην αναζήτηση ανά όνομα, αρκετά μεγάλη για να πατιέται σε κινητό, και εξάγετε έναν εκτυπωμένο εφεδρικό κατάλογο το προηγούμενο βράδυ. Για μεγαλύτερες εκδηλώσεις, ένας κωδικός QR σε κάθε email επιβεβαίωσης που σκανάρει το προσωπικό επιταχύνει τη διαδικασία, και πρέπει να σημειώνει το εισιτήριο ως χρησιμοποιημένο ώστε να μην μπορεί να σκανάρεται δύο φορές.
Συνηθισμένα λάθη
- Λείπει η ζώνη ώρας. Ειδικά για online εκδηλώσεις, το «7μμ» σημαίνει διαφορετικά πράγματα για διαφορετικούς συμμετέχοντες. Δείχνετε πάντα τη ζώνη ώρας.
- Έλεγχος χωρητικότητας μόνο όταν φορτώνει η σελίδα. Δύο άνθρωποι μπορεί να δουν και οι δύο «1 θέση ελεύθερη».
- Πολλές ερωτήσεις. Κάθε επιπλέον πεδίο χάνει εγγραφές. Ζητήστε ό,τι δεν είναι απαραίτητο αφού εγγραφεί ο άνθρωπος.
- Χωρίς σύνδεσμο ακύρωσης. Όσοι δεν μπορούν να έρθουν δεν θα ελευθερώσουν τη θέση τους, και η λίστα αναμονής σας δεν κινείται ποτέ.
- Χωρίς υπενθύμιση. Οι υπενθυμίσεις συνήθως μειώνουν τους απόντες· μην τις παραλείπετε.
- Αποστολή του online συνδέσμου σε όλο τον κόσμο. Βάλτε τον στα email προς τους εγγεγραμμένους, όχι στην δημόσια σελίδα.
- Αλλαγή της ημερομηνίας εκδήλωσης χωρίς να το πείτε σε κανέναν. Οι αλλαγές χρειάζονται email προς όλους τους εγγεγραμμένους.
Πόσο κοστίζει
Για δωρεάν εκδήλωση, τα έξοδά σας είναι μικρά: φιλοξενία, βάση δεδομένων, πάροχος email για επιβεβαιώσεις και υπενθυμίσεις, και domain αν θέλετε. Οι επί πληρωμή εκδηλώσεις προσθέτουν προμήθειες επεξεργασίας πληρωμών ανά εισιτήριο. Οι πλατφόρμες εισιτηρίων συνήθως χρεώνουν προμήθεια ανά εισιτήριο, μερικές φορές μεταφερόμενη στον αγοραστή· συγκρίνετε την τρέχουσα τιμολόγησή τους με τον χρόνο που θα αφιερώσετε να φτιάξετε και να συντηρήσετε το δικό σας.
Πότε είναι καλύτερη η έτοιμη λύση
Οι πλατφόρμες εισιτηρίων και RSVP, όπως το Eventbrite, το Luma, το Meetup και το Tito, προσφέρουν το δικό τους μείγμα πληρωμών, επιστροφών, υπενθυμίσεων, εργαλείων check-in και λιστών αναμονής, ήδη χτισμένα και δοκιμασμένα. Μερικές βοηθούν επίσης στην ανακάλυψη εκδηλώσεων. Χρησιμοποιήστε μία όταν:
- Είναι μία μεμονωμένη εκδήλωση και τη χρειάζεστε σε λειτουργία σήμερα
- Θέλετε το κοινό της πλατφόρμας να βοηθήσει στην πώληση εισιτηρίων
- Χρειάζεστε ώριμη εφαρμογή check-in για χιλιάδες συμμετέχοντες
- Δεν θέλετε να ασχοληθείτε με επιστροφές και διαφωνίες πληρωμών
Φτιάξτε τη δική σας όταν διοργανώνετε επαναλαμβανόμενες εκδηλώσεις και θέλετε η λίστα συμμετεχόντων να βρίσκεται στη δική σας βάση δεδομένων, όταν χρειάζεστε προσαρμοσμένη λογική εγγραφής (έγκριση πριν την επιβεβαίωση, τιμές μόνο για μέλη, εκδηλώσεις με αίτηση), ή όταν θέλετε η σελίδα να μοιάζει και να αισθάνεται σαν το brand σας. Η σελίδα της εκδήλωσης ακολουθεί τους ίδιους κανόνες με κάθε σελίδα που ζητά εγγραφή· δείτε πώς να φτιάξετε σελίδα προώθησης που μετατρέπει. Αν η «εκδήλωσή» σας είναι στην ουσία ατομικά ραντεβού, ο οδηγός πώς να φτιάξετε εφαρμογή κρατήσεων είναι καλύτερη επιλογή.
Κατασκευή με το Mythex
Το Mythex είναι εργαλείο δημιουργίας εφαρμογών AI: περιγράφετε την εκδήλωση και τους κανόνες, και αυτό φτιάχνει τις σελίδες εκδήλωσης, τη φόρμα εγγραφής και τις προβολές διαχείρισης σε ζωντανή προεπισκόπηση, προσθέτοντας βάση δεδομένων στο έργο για την αποθήκευση των εγγραφών. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε /test ώστε να περάσει η εγγραφή στην προεπισκόπηση και να αναφέρει τι χαλάει· είναι χρήσιμο για τις ροές χωρητικότητας και λίστας αναμονής. Η δημοσίευση είναι διαθέσιμη στα Free και Pro, με προσαρμοσμένα domains στο Pro. Το Mythex δεν περιλαμβάνει εισιτήρια, email ή πληρωμές ως ενσωματωμένα προϊόντα: συνδέετε τον δικό σας λογαριασμό Stripe για επί πληρωμή εισιτήρια και τον δικό σας πάροχο email για επιβεβαιώσεις, με τα κλειδιά αποθηκευμένα ως μυστικά του έργου. Δείτε τις τεκμηριώσεις για πληρωμές με Stripe, αποστολή email και δοκιμές εφαρμογής.
Το πρότυπο σελίδας εγγραφής σε εκδήλωση είναι ένα καλό πρώτο prompt για αφετηρία, ή περιηγηθείτε σε περισσότερα πρότυπα ιστότοπων.
Ερωτήσεις
Τι χρειάζεται ένας ιστότοπος εγγραφής σε εκδήλωση;
Σελίδα εκδήλωσης με ημερομηνία, ώρα, ζώνη ώρας και τοποθεσία, φόρμα εγγραφής, email επιβεβαίωσης, λίστα συμμετεχόντων για τον διοργανωτή και τρόπο για να γίνεται check-in. Οι επί πληρωμή εκδηλώσεις χρειάζονται επιπλέον τύπους εισιτηρίων και ταμείο πληρωμών.
Πώς αποτρέπω την υπερπλήρωση μιας εκδήλωσης;
Ελέγξτε τη διαθέσιμη χωρητικότητα στον διακομιστή τη στιγμή που επιβεβαιώνεται κάθε εγγραφή ή πληρωμή, και όχι μόνο όταν φορτώνει η φόρμα. Όταν η εκδήλωση γεμίσει, κλείστε τις εγγραφές ή μεταφέρετε τις νέες στη λίστα αναμονής αυτόματα.
Πώς κάνω check-in ανθρώπους σε εκδήλωση;
Η απλούστερη μέθοδος είναι μια λίστα συμμετεχόντων με αναζήτηση σε κινητό ή tablet, με κουμπί check-in. Για μεγαλύτερες εκδηλώσεις, κάθε email επιβεβαίωσης μπορεί να περιέχει κωδικό QR που το προσωπικό σκανάρει για να σημειώσει το εισιτήριο ως χρησιμοποιημένο.
Να χρησιμοποιήσω το Eventbrite ή να φτιάξω δικό μου ιστότοπο εγγραφής;
Οι πλατφόρμες εισιτηρίων στήνονται πιο γρήγορα, χειρίζονται πληρωμές και επιστροφές, και μπορούν να βοηθήσουν τον κόσμο να ανακαλύψει την εκδήλωσή σας, αντί για προμήθειες και για το δικό τους branding. Ο δικός σας ιστότοπος έχει νόημα για επαναλαμβανόμενες εκδηλώσεις, για προσαρμοσμένες ερωτήσεις εγγραφής ή όταν θέλετε πλήρη έλεγχο των δεδομένων των συμμετεχόντων και του branding.