Як створити сайт реєстрації на подію: RSVP, квитки та check-in

Сайту реєстрації на подію потрібна сторінка події з датою, часом і місцем, форма реєстрації, що враховує ліміт місць, лист-підтвердження із запрошенням у календар, список учасників для вас і швидкий спосіб зареєструвати людей у день події. Для платних подій додаються типи квитків і оформлення замовлення через платіжного провайдера. Усе це можна створити за допомогою ШІ-конструктора застосунків, описавши подію та правила реєстрації; найбільше тестування потребують ліміти місць і те, що відбувається, коли хтось скасовує участь.

Що потрібно сайту

Для учасників

• Сторінка події: назва, дата, час початку і завершення з часовим поясом, місце з посиланням на карту (або «онлайн» з поясненням, коли прийде посилання), програма, доповідачі або ведучі, ціна і для кого захід.
• Форма реєстрації: ім'я, email і лише ті запитання, які ви справді використаєте (харчові обмеження, компанія, розмір футболки).
• Екран і лист-підтвердження з деталями, файлом календаря (.ics), щоб додати подію в їхній календар, і способом скасувати участь.
• Нагадування електронною поштою за день-два до події з маршрутом або посиланням на онлайн-участь.

Для організаторів

• Список учасників з пошуком, фільтрами за типом квитка та експортом у CSV.
• Правила щодо місткості та списку очікування.
• Вигляд реєстрації на вході, який працює на телефоні біля дверей.
• Повідомлення для учасників (зміна зали, затримка).
• Адмінка для подій, якщо ви проводите більше однієї.

Дані, що стоять за цим

Рішення, які треба ухвалити до початку роботи

Безкоштовний RSVP чи платні квитки

Безкоштовні події набагато простіші: немає оформлення замовлення, повернень і податків. Мінус у тому, що частина зареєстрованих не приходить. На безкоштовні події часто не з'являється велика частка людей, тому багато організаторів дозволяють реєстрацію трохи понад місткість зали або надсилають лист «ви ще прийдете?», після якого люди можуть звільнити своє місце.

Платні квитки потребують платіжного провайдера, наприклад Stripe, вебхука, який підтверджує реєстрацію лише після успішної оплати, політики повернення коштів і, можливо, податку з продажу квитків залежно від вашого місця перебування. Див. як додати платежі до вашого застосунку.

Одна подія чи багато

Одна конференція або вечірка запуску може бути однією сторінкою з формою. Якщо ви проводите щомісячні зустрічі, воркшопи або заняття, побудуйте список подій зі спільною системою реєстрації з самого початку. Додавання «подій» як поняття пізніше означає перебудову даних.

Поведінка списку очікування

Коли подія заповнена, можна закрити реєстрацію або приймати записи до списку очікування. Якщо хтось скасовує участь, можна або написати наступній людині зі списку і дати їй обмежений час, щоб прийняти пропозицію, або перевести її автоматично. Автоматичний варіант простіший у роботі; пропозиція з обмеженим часом краще працює для платних квитків, бо наступна людина має заплатити.

Онлайн, очно чи гібридно

Онлайн-подіям потрібне посилання на приєднання, яке надходить у правильний час (у підтвердженні або лише в нагадуванні, щоб його менше ділилися). Очним подіям потрібні місце проведення, інформація про доступ і план реєстрації на вході. Гібридним подіям потрібні два типи квитків з різною інформацією в кожному листі.

Побудуйте крок за кроком

Крок 1: запишіть деталі події

Зберіть справжню назву, дати, часовий пояс, місце, програму, місткість і типи квитків. Визначте політику скасування і повернення коштів і запишіть її одним-двома реченнями.

Крок 2: напишіть перший промпт

Опишіть подію, форму, правила і вигляд для організатора:

Створи сайт реєстрації для Bristol Product Night, безкоштовної щомісячної зустрічі для product-менеджерів. Показуй майбутні події з датою, часом (за британським часом), місцем із посиланням на карту, програмою і кількістю вільних місць. У кожної події є місткість; форма запитує ім'я, email, компанію і посаду. Коли подія заповнена, нові охочі потрапляють до списку очікування, а якщо хтось скасовує участь, першу людину зі списку переводять на її місце. Зберігай усе в базі даних. Екран підтвердження з файлом «Додати в календар» і посиланням для скасування. Приватна адмін-сторінка: створення подій, перегляд реєстрацій з пошуком і експортом у CSV, а також зручний на телефоні список для реєстрації на вході з великою кнопкою «Зареєстровано». Дружній, сучасний дизайн.

Крок 3: тестуйте місткість щонайменше з двома людьми

Помилки з місткістю з'являються лише тоді, коли двоє людей реєструються майже одночасно. Встановіть тестовій події місткість 2, потім швидко зареєструйтеся з двох браузерів і ще раз третім разом. У підсумку має бути дві підтверджені реєстрації і одна у списку очікування, ніколи не три підтверджені. Попросіть перевірку місткості виконувати на сервері в тій самій операції з базою даних, що зберігає реєстрацію.

Також перевірте: скасування підтвердженого місця переводить з листа очікування потрібну людину; підтвердження показує правильний час у правильному часовому поясі; файл календаря коректно відкривається на телефоні.

Крок 4: додайте листи

Листи-підтвердження, нагадування і «ви переведені зі списку очікування» потребують провайдера email і перевіреного домену відправника. Тримайте кожен лист коротким і зробіть дату, час і місце першим, що читає людина. Як надсилати листи з вашого застосунку описує налаштування.

Крок 5: додайте платні квитки, якщо вони потрібні

Додайте типи квитків з їхньою кількістю, оформлення замовлення через платіжного провайдера і статус реєстрації, який стає «підтверджено» лише після успішної оплати. Вирішіть, що робити з незавершеним оформленням: утримувати квиток кілька хвилин, а потім звільнити.

Крок 6: підготуйтеся до входу

У день події Wi-Fi у залі може бути поганим, а черга довгою. Зробіть список реєстрації швидким для пошуку за іменем, із великими кнопками для натискання на телефоні, і експортуйте друкований резервний список напередодні ввечері. Для великих заходів QR-код у кожному листі-підтвердженні, який сканує персонал, прискорює роботу, і він має позначати квиток як використаний, щоб його не можна було сканувати двічі.

Типові помилки

• Відсутній часовий пояс. Особливо для онлайн-подій «19:00» означає різні речі для різних учасників. Завжди показуйте часовий пояс.
• Перевірка місткості лише під час завантаження сторінки. Двоє людей можуть обидва побачити «залишилось 1 місце».
• Занадто багато запитань. Кожне зайве поле втрачає реєстрації. Питайте все необов'язкове вже після реєстрації.
• Немає посилання на скасування. Люди, які не можуть прийти, не звільнять місце, і ваш список очікування не рухатиметься.
• Немає нагадування. Нагадування зазвичай зменшують кількість тих, хто не прийшов; не пропускайте їх.
• Надсилання онлайн-посилання всім у світі. Розміщуйте його в листах зареєстрованим учасникам, а не на публічній сторінці.
• Зміна дати події без повідомлення. Зміни потребують листа всім зареєстрованим.

Скільки це коштує

Для безкоштовної події витрати невеликі: хостинг, база даних, провайдер email для підтверджень і нагадувань і домен, якщо він вам потрібен. Платні події додають комісії за обробку платежів за кожен квиток. Платформи для продажу квитків зазвичай беруть комісію за кожен квиток, інколи перекладаючи її на покупця; порівняйте їхні актуальні тарифи з часом, який ви витратите на створення і підтримку власної системи.

Коли кращим вибором є готовий продукт

Платформи для квитків і RSVP, як-от Eventbrite, Luma, Meetup і Tito, мають власний набір оплати, повернень, нагадувань, інструментів реєстрації на вході та списків очікування, уже готових і перевірених. Деякі також допомагають людям знаходити події. Використовуйте таку платформу, коли:

• Це одноразова подія, і вам потрібно, щоб вона запрацювала сьогодні
• Ви хочете, щоб аудиторія платформи допомогла продати квитки
• Потрібен зрілий застосунок для реєстрації на вході для тисяч учасників
• Ви не хочете займатися поверненнями і спорами щодо платежів

Створюйте власну систему, коли ви проводите повторювані події і хочете, щоб список учасників був у вашій базі даних, коли потрібна нестандартна логіка реєстрації (схвалення перед підтвердженням, ціни лише для членів, заходи за заявками) або коли ви хочете, щоб сторінка виглядала як ваш бренд. Сама сторінка події дотримується тих самих правил, що й будь-яка сторінка, яка просить залишити дані; див. як створити лендинг, що конвертує. Якщо ваша «подія» насправді є індивідуальними записами на прийом, кращим посібником буде як створити застосунок для запису.

Створення з Mythex

Mythex це ШІ-конструктор застосунків: ви описуєте подію і правила, а він будує сторінки події, форму реєстрації та адмін-вигляди в живому попередньому перегляді, додаючи до проєкту базу даних для зберігання реєстрацій. Ви можете ввести /test, щоб він пройшов реєстрацію в попередньому перегляді і повідомив, що зламалося; це корисно для потоків місткості та списку очікування. Публікація доступна на Free і Pro, а власні домени — на Pro. Mythex не включає квитки, email чи платежі як вбудовані продукти: для платних квитків ви підключаєте власний обліковий запис Stripe, а для листів своїх провайдерів email, а ключі зберігаються в секретах проєкту. Дивіться документацію про платежі Stripe, надсилання email і тестування застосунку.

Шаблон сторінки реєстрації на подію є хорошим першим промптом, з якого можна почати, або перегляньте більше шаблонів сайтів.

Запитання