Como Criar um Site de Inscrição em Eventos: RSVP, Bilhetes e Check-in

Um site de inscrição em eventos precisa de uma página do evento com a data, a hora e o local, um formulário de inscrição que respeite a lotação, um email de confirmação com convite para o calendário, uma lista de participantes para si e uma forma rápida de fazer o check-in das pessoas no dia. Os eventos pagos acrescentam tipos de bilhete e um pagamento através de um fornecedor de pagamentos. Pode construir tudo isto com um criador de apps com IA descrevendo o evento e as regras de inscrição; as partes que merecem mais testes são os limites de lotação e o que acontece quando alguém cancela.

O que o site precisa

Para os participantes

• Página do evento: nome, data, hora de início e de fim com o fuso horário, local com ligação para o mapa (ou «online» com uma nota sobre quando chega a ligação), agenda, oradores ou anfitriões, preço e para quem é
• Formulário de inscrição: nome, email e apenas as perguntas que realmente vai usar (restrições alimentares, empresa, tamanho da t-shirt)
• Ecrã e email de confirmação com os detalhes, um ficheiro de calendário (.ics) para o adicionarem ao seu calendário e uma forma de cancelar
• Email de lembrete um ou dois dias antes, com indicações ou a ligação online

Para os organizadores

• Lista de participantes com pesquisa, filtros por tipo de bilhete e exportação em CSV
• Regras de lotação e de lista de espera
• Vista de check-in que funcione num telemóvel à porta
• Mensagens aos participantes (uma mudança de sala, um atraso)
• Administração de eventos se organizar mais do que um

Os dados por trás

Decisões a tomar antes de construir

Inscrição gratuita ou bilhetes pagos

Os eventos gratuitos são muito mais simples: sem checkout, sem reembolsos, sem impostos. O senão são as faltas. Os eventos gratuitos costumam ter uma grande percentagem de inscritos que não aparecem, por isso muitos organizadores deixam as inscrições ultrapassar um pouco a capacidade da sala, ou enviam um email de «ainda vem?» que permite libertar o lugar.

Os bilhetes pagos exigem um fornecedor de pagamentos como a Stripe, um webhook que confirme a inscrição apenas depois de o pagamento ter sucesso, uma política de reembolso e possivelmente IVA sobre os bilhetes, dependendo de onde está. Veja como adicionar pagamentos à sua app.

Um evento ou vários

Uma conferência ou uma festa de lançamento pode ser uma única página com um formulário. Se organiza um encontro mensal, workshops ou aulas, construa-o como uma lista de eventos com um sistema de inscrição partilhado desde o início. Acrescentar «eventos» como conceito mais tarde significa reestruturar os dados.

Comportamento da lista de espera

Quando um evento está cheio, pode fechar as inscrições ou aceitar inscrições em lista de espera. Se alguém cancelar, pode enviar um email à pessoa seguinte da lista com um prazo para aceitar, ou passá-la automaticamente para dentro. O automático é mais fácil de gerir; a oferta com prazo funciona melhor para bilhetes pagos, onde a pessoa seguinte tem de pagar.

Online, presencial ou híbrido

Os eventos online precisam de a ligação para entrar ser entregue no momento certo (na confirmação, ou só no lembrete para ser menos provável que seja partilhada). Os eventos presenciais precisam do local, de notas de acesso e de um plano de check-in. Os eventos híbridos precisam de dois tipos de bilhete com informação diferente em cada email.

Construa passo a passo

Passo 1: Escreva os detalhes do evento

Recolha o título real, as datas, o fuso horário, o local, a agenda, a lotação e os tipos de bilhete. Decida a sua política de cancelamento e reembolso e escreva-a em uma ou duas frases.

Passo 2: Escreva o primeiro prompt

Descreva o evento, o formulário, as regras e a vista do organizador:

Cria um site de inscrições para o Bristol Product Night, um encontro mensal gratuito para gestores de produto. Mostra os próximos eventos com data, hora (hora do Reino Unido), local com ligação para o mapa, agenda e lugares disponíveis. Cada evento tem uma lotação; o formulário pede nome, email, empresa e função. Quando um evento estiver cheio, as novas inscrições entram numa lista de espera, e se alguém cancelar, a primeira pessoa da lista de espera é passada para dentro. Guarda tudo numa base de dados. Ecrã de confirmação com um ficheiro «Adicionar ao calendário» e uma ligação para cancelar. Página de administração privada: criar eventos, ver inscrições com pesquisa e exportação em CSV, e uma lista de check-in para telemóvel com um botão grande «Entrou». Design amigável e moderno.

Passo 3: Teste a lotação com mais do que uma pessoa

Os erros de lotação só aparecem quando duas pessoas se inscrevem quase ao mesmo tempo. Defina a lotação de um evento de teste para 2, inscreva-se a partir de dois browsers rapidamente, e depois uma terceira vez. Deve terminar com duas confirmadas e uma em lista de espera, nunca três confirmadas. Peça que a verificação de lotação aconteça no servidor, dentro da mesma operação de base de dados que guarda a inscrição.

Teste também: cancelar uma vaga confirmada passa a pessoa correta da lista de espera; a confirmação mostra a hora correta no fuso horário certo; o ficheiro de calendário abre corretamente num telemóvel.

Passo 4: Acrescente emails

Os emails de confirmação, lembrete e «já não está na lista de espera» precisam de um fornecedor de email e de um domínio de envio verificado. Mantenha cada um curto e faça com que a data, a hora e o local sejam a primeira coisa que as pessoas leem. Como enviar emails a partir da sua app explica a configuração.

Passo 5: Acrescente bilhetes pagos, se precisar

Acrescente tipos de bilhete com as suas próprias quantidades, um checkout através do fornecedor de pagamentos e um estado de inscrição que só passa a «confirmada» quando o pagamento tem sucesso. Decida o que acontece a um checkout não concluído: reservar o bilhete durante alguns minutos e depois libertá-lo.

Passo 6: Prepare a porta

No dia, o wifi do local pode ser fraco e a fila será longa. Faça com que a lista de check-in seja rápida de pesquisar por nome, com botões grandes o suficiente para tocar num telemóvel, e exporte uma lista impressa de reserva na noite anterior. Em eventos maiores, um código QR em cada email de confirmação que a equipa lê acelera tudo, e deve marcar o bilhete como utilizado para que não possa ser lido duas vezes.

Erros comuns

• Fuso horário em falta. Sobretudo em eventos online, «19h» significa coisas diferentes para cada participante. Mostre sempre o fuso horário.
• Verificar a lotação só quando a página carrega. Duas pessoas podem ver ambas «1 lugar disponível».
• Fazer perguntas a mais. Cada campo extra perde inscrições. Pergunte o que não é essencial depois de a pessoa se inscrever.
• Não ter ligação de cancelamento. Quem não pode vir não liberta o lugar, e a sua lista de espera nunca avança.
• Não enviar lembrete. Os lembretes tendem a reduzir as faltas; não os dispense.
• Enviar a ligação online a todo o mundo. Coloque-a nos emails dos inscritos, e não na página pública.
• Alterar a data do evento sem avisar ninguém. As alterações exigem um email a todos os inscritos.

Quanto custa

Para um evento gratuito, os seus custos são pequenos: alojamento, uma base de dados, um fornecedor de email para confirmações e lembretes, e um domínio se quiser um. Os eventos pagos acrescentam taxas de processamento de pagamentos por bilhete. As plataformas de bilhetes costumam cobrar taxas por bilhete, por vezes repassadas ao comprador; compare os preços atuais com o tempo que vai gastar a construir e a gerir o seu próprio.

Quando um produto pronto é a melhor escolha

Plataformas de bilhetes e RSVP como o Eventbrite, o Luma, o Meetup e o Tito oferecem cada uma a sua combinação de pagamentos, reembolsos, lembretes, ferramentas de check-in e listas de espera, já construídos e testados. Algumas também ajudam as pessoas a descobrir eventos. Use uma quando:

• For um evento único e precisar dele no ar hoje
• Quiser que a audiência da plataforma ajude a vender bilhetes
• Precisar de uma app de check-in madura para milhares de participantes
• Não quiser lidar com reembolsos e disputas de pagamento

Construa o seu próprio quando organizar eventos recorrentes e quiser a lista de participantes na sua própria base de dados, quando precisar de lógica de inscrição personalizada (aprovação antes de confirmar, preços exclusivos para membros, eventos por candidatura), ou quando quiser que a página tenha o aspeto e a sensação da sua marca. A própria página do evento segue as mesmas regras de qualquer página que pede uma inscrição; veja como criar uma página de destino que converte. Se o seu «evento» é, na realidade, uma série de marcações individuais, como criar uma app de marcações é o guia mais adequado.

Construir com a Mythex

A Mythex é um criador de apps com IA: descreve o evento e as regras, e a Mythex constrói as páginas do evento, o formulário de inscrição e as vistas de administração numa pré-visualização em tempo real, acrescentando uma base de dados ao projeto para guardar as inscrições. Pode escrever /test para que a Mythex percorra a inscrição na pré-visualização e reporte o que falha, o que é útil para os fluxos de lotação e lista de espera. A publicação está disponível nos planos Free e Pro, com domínios personalizados no Pro. A Mythex não inclui bilhética, email nem pagamentos como produtos incorporados: liga a sua própria conta Stripe para bilhetes pagos e o seu próprio fornecedor de email para as confirmações, com as chaves guardadas nos segredos do projeto. Veja a documentação sobre pagamentos com Stripe, envio de email e testes da app.

O modelo de página de inscrição em eventos é um bom primeiro prompt para começar, ou explore mais modelos de sites.

Perguntas