Comment créer un site d'inscription à un événement : RSVP, billets et enregistrement à l'arrivée

Un site d'inscription à un événement a besoin d'une page d'événement avec la date, l'heure et le lieu, d'un formulaire d'inscription qui respecte la capacité, d'un courriel de confirmation avec une invitation agenda, d'une liste des participants pour vous et d'un moyen rapide d'enregistrer les gens le jour même. Les événements payants ajoutent des types de billets et un paiement par l'intermédiaire d'un fournisseur de paiement. Vous pouvez tout construire avec un outil de création d'applications IA en décrivant l'événement et les règles d'inscription; les parties qui méritent le plus de tests sont les limites de capacité et ce qui se passe lorsqu'une personne annule.

Ce dont le site a besoin

Pour les participants

• Page de l'événement : nom, date, heure de début et de fin avec le fuseau horaire, lieu avec un lien vers une carte (ou « en ligne » avec une note sur le moment où le lien arrive), programme, conférenciers ou hôtes, prix et public visé
• Formulaire d'inscription : nom, courriel et seulement les questions que vous utiliserez vraiment (régimes alimentaires, entreprise, taille de chandail)
• Écran et courriel de confirmation avec les détails, un fichier agenda (.ics) pour l'ajouter à leur calendrier, et un moyen d'annuler
• Courriel de rappel une journée ou deux avant, avec les directions ou le lien pour l'événement en ligne

Pour les organisateurs

• Liste des participants avec recherche, filtres par type de billet et exportation CSV
• Règles de capacité et de liste d'attente
• Vue d'enregistrement qui fonctionne sur un téléphone à l'entrée
• Messages aux participants (changement de salle, retard)
• Administration des événements si vous en organisez plusieurs

Les données sous-jacentes

Décisions à prendre avant de construire

RSVP gratuit ou billets payants

Les événements gratuits sont beaucoup plus simples : pas de paiement, pas de remboursement, pas de taxes. Le piège, ce sont les absences. Les événements gratuits voient souvent une part importante des inscrits ne pas se présenter; plusieurs organisateurs acceptent donc un nombre d'inscriptions légèrement supérieur à la capacité de la salle, ou envoient un courriel « toujours intéressé? » qui permet aux gens de libérer leur place.

Les billets payants exigent un fournisseur de paiement comme Stripe, un webhook qui ne confirme l'inscription qu'après la réussite du paiement, une politique de remboursement, et possiblement les taxes de vente sur les billets selon l'endroit. Voir comment ajouter des paiements à votre application.

Un événement ou plusieurs

Une conférence ou une soirée de lancement unique peut être une seule page avec un formulaire. Si vous organisez une rencontre mensuelle, des ateliers ou des cours, construisez-le comme une liste d'événements avec un système d'inscription partagé dès le départ. Ajouter plus tard la notion d'« événements » oblige à restructurer les données.

Comportement de la liste d'attente

Lorsqu'un événement est complet, vous pouvez fermer les inscriptions ou accepter des inscriptions en liste d'attente. Si quelqu'un annule, vous pouvez soit écrire à la personne suivante sur la liste en lui donnant un délai pour accepter, soit la transférer automatiquement. Le transfert automatique est plus simple à gérer; l'offre à délai limité fonctionne mieux pour les billets payants, puisque la personne suivante doit payer.

En ligne, en personne ou hybride

Les événements en ligne exigent que le lien de participation soit livré au bon moment (dans la confirmation, ou seulement dans le rappel afin qu'il soit moins susceptible d'être partagé). Les événements en personne exigent le lieu, les notes d'accès et un plan d'enregistrement. Les événements hybrides exigent deux types de billets, avec des informations différentes dans chaque courriel.

Créer le site étape par étape

Étape 1 : rédiger les détails de l'événement

Rassemblez le titre réel, les dates, le fuseau horaire, le lieu, le programme, la capacité et les types de billets. Décidez de votre politique d'annulation et de remboursement, et rédigez-la en une ou deux phrases.

Étape 2 : rédiger le premier message

Décrivez l'événement, le formulaire, les règles et la vue de l'organisateur :

Crée un site d'inscription pour Bristol Product Night, une rencontre mensuelle gratuite pour les gestionnaires de produits. Affiche les événements à venir avec la date, l'heure (heure du Royaume-Uni), le lieu avec un lien vers une carte, le programme et les places restantes. Chaque événement a une capacité; le formulaire demande le nom, le courriel, l'entreprise et le rôle. Lorsqu'un événement est complet, les nouvelles inscriptions vont sur une liste d'attente, et si quelqu'un annule, la première personne sur la liste d'attente est inscrite automatiquement. Enregistre tout dans une base de données. Écran de confirmation avec un fichier « Ajouter au calendrier » et un lien pour annuler. Page d'administration privée : créer des événements, voir les inscriptions avec recherche et exportation CSV, et une liste d'enregistrement adaptée au téléphone avec un gros bouton « Enregistré ». Design amical et moderne.

Étape 3 : tester la capacité avec plusieurs personnes

Les bogues de capacité n'apparaissent que lorsque deux personnes s'inscrivent presque au même moment. Fixez la capacité d'un événement de test à 2, puis inscrivez-vous depuis deux navigateurs rapidement, puis une troisième fois. Vous devez finir avec deux inscriptions confirmées et une personne en liste d'attente, jamais trois confirmées. Demandez que la vérification de la capacité se fasse sur le serveur, dans la même opération de base de données que celle qui enregistre l'inscription.

Testez aussi : annuler une place confirmée fait passer la bonne personne de la liste d'attente à l'inscription; la confirmation affiche l'heure correcte dans le bon fuseau horaire; le fichier agenda s'ouvre correctement sur un téléphone.

Étape 4 : ajouter les courriels

Les courriels de confirmation, de rappel et de « vous êtes sorti de la liste d'attente » exigent un fournisseur de courriel et un domaine d'envoi vérifié. Gardez chacun court et placez la date, l'heure et le lieu au début, là où les gens lisent en premier. Comment envoyer des courriels depuis votre application explique la configuration.

Étape 5 : ajouter les billets payants si nécessaire

Ajoutez des types de billets avec leurs propres quantités, un paiement par l'intermédiaire de votre fournisseur de paiement, et un statut d'inscription qui ne devient « confirmée » qu'une fois le paiement réussi. Décidez de ce qui arrive à un paiement inachevé : garder le billet réservé pendant quelques minutes, puis le libérer.

Étape 6 : se préparer pour l'entrée

Le jour même, le wifi du lieu peut être médiocre et la file sera longue. Rendez la liste d'enregistrement rapide à chercher par nom, assez grande pour être touchée sur un téléphone, et exportez une liste papier de secours la veille. Pour les grands événements, un code QR dans chaque courriel de confirmation, scanné par le personnel, accélère les choses et doit marquer le billet comme utilisé afin qu'il ne puisse pas être scanné deux fois.

Erreurs courantes

• Fuseau horaire absent. Surtout pour les événements en ligne, « 19 h » signifie des choses différentes pour chaque participant. Affichez toujours le fuseau horaire.
• Vérifier la capacité seulement au chargement de la page. Deux personnes peuvent toutes les deux voir « 1 place restante ».
• Poser trop de questions. Chaque champ supplémentaire fait perdre des inscriptions. Demandez ce qui n'est pas essentiel après l'inscription.
• Absence de lien d'annulation. Les gens qui ne peuvent pas venir ne libéreront pas leur place, et votre liste d'attente ne bougera jamais.
• Absence de rappel. Les rappels tendent à réduire les absences; ne les oubliez pas.
• Envoyer le lien en ligne à tout le monde. Placez-le dans les courriels aux personnes inscrites, et non sur la page publique.
• Modifier la date de l'événement sans prévenir qui que ce soit. Les changements exigent un courriel à toutes les personnes inscrites.

Coûts

Pour un événement gratuit, vos coûts sont faibles : hébergement, base de données, fournisseur de courriel pour les confirmations et les rappels, et un domaine si vous en voulez un. Les événements payants ajoutent des frais de traitement des paiements par billet. Les plateformes de billetterie facturent généralement des frais par billet, parfois transférés à l'acheteur; comparez leurs tarifs actuels au temps que vous passerez à construire et à exploiter votre propre solution.

Quand un produit prêt à l'emploi est le meilleur choix

Les plateformes de billetterie et d'inscription comme Eventbrite, Luma, Meetup et Tito offrent chacune leur combinaison de paiements, de remboursements, de rappels, d'outils d'enregistrement et de listes d'attente, déjà construits et testés. Certaines aident aussi les gens à découvrir des événements. Utilisez-en une lorsque :

• c'est un événement ponctuel et vous en avez besoin en ligne aujourd'hui;
• vous voulez que l'audience de la plateforme aide à vendre les billets;
• vous avez besoin d'une application d'enregistrement éprouvée pour des milliers de participants;
• vous ne voulez pas gérer les remboursements et les litiges de paiement.

Construisez le vôtre lorsque vous organisez des événements récurrents et voulez que la liste des participants se trouve dans votre propre base de données, lorsque vous avez besoin d'une logique d'inscription personnalisée (approbation avant confirmation, tarifs réservés aux membres, événements sur candidature), ou lorsque vous voulez que la page ressemble à votre marque. La page d'événement suit les mêmes règles que toute page qui demande une inscription; voir comment créer une page de destination qui convertit. Si votre « événement » consiste en fait en rendez-vous individuels, comment créer une application de réservation est le meilleur guide.

Le créer avec Mythex

Mythex est un créateur d'applications IA : vous décrivez l'événement et les règles, et il construit les pages d'événement, le formulaire d'inscription et les vues d'administration dans un aperçu en direct, en ajoutant une base de données au projet pour stocker les inscriptions. Vous pouvez taper /test pour qu'il parcoure l'inscription dans l'aperçu et signale ce qui ne fonctionne pas, ce qui est utile pour les flux de capacité et de liste d'attente. La publication est offerte dans les forfaits gratuit et Pro, avec les domaines personnalisés dans Pro. Mythex n'inclut pas la billetterie, le courriel ou les paiements comme produits intégrés : vous connectez votre propre compte Stripe pour les billets payants et votre propre fournisseur de courriel pour les confirmations, avec les clés conservées dans les secrets du projet. Voir la documentation sur les paiements Stripe, l'envoi de courriels et les tests d'application.

Le modèle de page d'inscription à un événement est un bon premier message pour commencer, ou parcourez davantage de modèles de sites web.

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