Cara Membuat Situs Pendaftaran Acara: RSVP, Tiket, dan Check-In

Situs pendaftaran acara membutuhkan halaman acara dengan tanggal, jam, dan tempat, formulir pendaftaran yang menghormati kapasitas, email konfirmasi dengan undangan kalender, daftar peserta untuk Anda, dan cara cepat untuk melakukan check-in peserta pada hari H. Acara berbayar menambahkan jenis tiket dan proses pembayaran lewat penyedia pembayaran. Anda bisa membangun semua ini dengan AI app builder dengan mendeskripsikan acara dan aturan pendaftarannya; bagian yang paling layak diuji adalah batas kapasitas dan apa yang terjadi ketika seseorang membatalkan.

Apa yang dibutuhkan situs

Untuk peserta

• Halaman acara: nama, tanggal, jam mulai dan selesai beserta zona waktu, tempat dengan tautan peta (atau “daring” dengan catatan kapan tautan dikirim), agenda, pembicara atau tuan rumah, harga, dan untuk siapa acara ini
• Formulir pendaftaran: nama, email, dan hanya pertanyaan yang benar-benar akan Anda pakai (kebutuhan diet, perusahaan, ukuran kaos)
• Layar konfirmasi dan email berisi detail, file kalender (.ics) untuk menambahkannya ke kalender mereka, serta cara untuk membatalkan
• Email pengingat sehari atau dua hari sebelumnya, dengan petunjuk arah atau tautan daring

Untuk penyelenggara

• Daftar peserta dengan pencarian, filter menurut jenis tiket, dan ekspor CSV
• Aturan kapasitas dan daftar tunggu
• Tampilan check-in yang berfungsi di ponsel saat di pintu masuk
• Pesan kepada peserta (perubahan ruangan, penundaan)
• Admin untuk acara jika Anda menjalankan lebih dari satu acara

Data di baliknya

Keputusan yang harus diambil sebelum membangun

RSVP gratis atau tiket berbayar

Acara gratis jauh lebih sederhana: tidak ada proses pembayaran, tidak ada pengembalian dana, tidak ada pajak. Kendalanya adalah peserta yang tidak datang. Acara gratis sering kali memiliki sebagian besar pendaftar yang tidak hadir, sehingga banyak penyelenggara membiarkan pendaftaran sedikit melebihi kapasitas ruangan, atau mengirim email “masih datang?” yang memungkinkan orang melepas tempatnya.

Tiket berbayar membutuhkan penyedia pembayaran seperti Stripe, webhook yang hanya mengonfirmasi pendaftaran setelah pembayaran berhasil, kebijakan pengembalian dana, dan mungkin pajak penjualan atas tiket tergantung di mana Anda berada. Lihat cara menambahkan pembayaran ke aplikasi Anda.

Satu acara atau banyak

Sebuah konferensi atau pesta peluncuran tunggal bisa berupa satu halaman dengan formulir. Jika Anda menyelenggarakan pertemuan bulanan, lokakarya, atau kelas, bangun sebagai daftar acara dengan sistem pendaftaran bersama sejak awal. Menambahkan konsep “acara” belakangan berarti menata ulang datanya.

Perilaku daftar tunggu

Ketika acara penuh, Anda bisa menutup pendaftaran, atau menerima pendaftaran daftar tunggu. Jika seseorang membatalkan, Anda bisa mengirim email kepada orang berikutnya di daftar tunggu dan memberi batas waktu untuk menerima, atau memindahkannya masuk secara otomatis. Otomatis lebih mudah dijalankan; penawaran dengan batas waktu lebih baik untuk tiket berbayar, karena orang berikutnya harus membayar.

Daring, tatap muka, atau hibrida

Acara daring membutuhkan tautan bergabung yang dikirim pada waktu yang tepat (dalam konfirmasi, atau hanya di pengingat supaya lebih kecil kemungkinan dibagikan). Acara tatap muka membutuhkan tempat, catatan akses, dan rencana check-in. Acara hibrida membutuhkan dua jenis tiket dengan informasi yang berbeda di setiap email.

Bangun langkah demi langkah

Langkah 1: Tulis detail acara

Kumpulkan judul, tanggal, zona waktu, tempat, agenda, kapasitas, dan jenis tiket yang sebenarnya. Tentukan kebijakan pembatalan dan pengembalian dana Anda, lalu tulis dalam satu atau dua kalimat.

Langkah 2: Tulis prompt pertama

Jelaskan acaranya, formulirnya, aturannya, dan tampilan penyelenggara:

Buat situs pendaftaran untuk Bristol Product Night, pertemuan bulanan gratis untuk product manager. Tampilkan acara mendatang dengan tanggal, jam (waktu Inggris), tempat dengan tautan peta, agenda, dan sisa tempat. Setiap acara memiliki kapasitas; formulir meminta nama, email, perusahaan, dan peran. Ketika acara penuh, pendaftar baru bergabung ke daftar tunggu, dan jika seseorang membatalkan, orang pertama di daftar tunggu dipindahkan masuk. Simpan semuanya ke database. Layar konfirmasi dengan file “Tambah ke kalender” dan tautan batal. Halaman admin privat: buat acara, lihat pendaftaran dengan pencarian dan ekspor CSV, dan daftar check-in yang ramah ponsel dengan tombol besar “Sudah check-in”. Desain yang ramah dan modern.

Langkah 3: Uji kapasitas dengan lebih dari satu orang

Bug kapasitas hanya muncul ketika dua orang mendaftar hampir bersamaan. Atur kapasitas acara uji menjadi 2, lalu daftar dari dua browser dengan cepat, lalu sekali lagi yang ketiga. Anda seharusnya berakhir dengan dua terkonfirmasi dan satu di daftar tunggu, tidak pernah tiga terkonfirmasi. Minta agar pemeriksaan kapasitas dilakukan di server dalam operasi database yang sama dengan penyimpanan pendaftaran.

Uji juga: membatalkan tempat yang sudah terkonfirmasi memindahkan orang yang tepat dari daftar tunggu; konfirmasi menampilkan waktu yang benar di zona waktu yang tepat; file kalender terbuka dengan benar di ponsel.

Langkah 4: Tambahkan email

Email konfirmasi, pengingat, dan “Anda sudah keluar dari daftar tunggu” membutuhkan penyedia email dan domain pengiriman yang terverifikasi. Buat setiap email singkat dan pastikan tanggal, jam, dan tempat adalah hal pertama yang dibaca orang. Cara mengirim email dari aplikasi Anda membahas penyiapannya.

Langkah 5: Tambahkan tiket berbayar jika Anda membutuhkannya

Tambahkan jenis tiket dengan jumlahnya masing-masing, proses pembayaran lewat penyedia pembayaran Anda, dan status pendaftaran yang hanya menjadi “terkonfirmasi” ketika pembayaran berhasil. Tentukan apa yang terjadi pada proses pembayaran yang belum selesai: tahan tiket beberapa menit, lalu lepaskan.

Langkah 6: Siapkan untuk pintu masuk

Pada hari H, wifi di tempat acara mungkin buruk dan antrean akan panjang. Buat daftar check-in cepat dicari berdasarkan nama, cukup besar untuk diketuk di ponsel, dan ekspor daftar cadangan yang bisa dicetak pada malam sebelumnya. Untuk acara yang lebih besar, kode QR di setiap email konfirmasi yang dipindai staf mempercepat proses, dan harus menandai tiket sebagai sudah digunakan agar tidak bisa dipindai dua kali.

Kesalahan yang umum

• Zona waktu tidak ada. Terutama untuk acara daring, “jam 7 malam” berarti hal yang berbeda bagi peserta yang berbeda. Selalu tampilkan zona waktunya.
• Memeriksa kapasitas hanya saat halaman dimuat. Dua orang bisa sama-sama melihat “sisa 1 tempat”.
• Terlalu banyak pertanyaan. Setiap kolom tambahan mengurangi pendaftaran. Tanyakan hal yang tidak esensial setelah mereka mendaftar.
• Tidak ada tautan batal. Orang yang tidak bisa datang tidak akan melepas tempatnya, dan daftar tunggu Anda tidak pernah bergerak.
• Tidak ada pengingat. Pengingat cenderung mengurangi ketidakhadiran; jangan dilewatkan.
• Mengirim tautan daring ke semua orang. Taruh di email untuk peserta yang terdaftar, bukan di halaman publik.
• Mengubah tanggal acara tanpa memberi tahu siapa pun. Perubahan membutuhkan email kepada semua yang terdaftar.

Berapa biayanya

Untuk acara gratis, biayanya kecil: hosting, database, penyedia email untuk konfirmasi dan pengingat, dan domain jika Anda menginginkannya. Acara berbayar menambah biaya pemrosesan pembayaran per tiket. Platform tiket biasanya mengenakan biaya per tiket, kadang dibebankan kepada pembeli; bandingkan harga terkini mereka dengan waktu yang akan Anda habiskan untuk membangun dan menjalankan sendiri.

Kapan produk siap pakai lebih baik

Platform tiket dan RSVP seperti Eventbrite, Luma, Meetup, dan Tito masing-masing menawarkan kombinasi pembayaran, pengembalian dana, pengingat, alat check-in, dan daftar tunggu sendiri, yang sudah dibangun dan diuji. Beberapa juga membantu orang menemukan acara. Gunakan salah satunya ketika:

• Acaranya sekali saja dan Anda membutuhkannya hidup hari ini
• Anda ingin audiens platform membantu menjual tiket
• Anda membutuhkan aplikasi check-in yang matang untuk ribuan peserta
• Anda tidak ingin berurusan dengan pengembalian dana dan sengketa pembayaran

Bangun sendiri ketika Anda menjalankan acara berulang dan ingin daftar peserta berada di database Anda sendiri, ketika Anda membutuhkan logika pendaftaran khusus (persetujuan sebelum dikonfirmasi, harga khusus anggota, acara berbasis aplikasi), atau ketika Anda ingin halamannya terlihat dan terasa seperti brand Anda. Halaman acara itu sendiri mengikuti aturan yang sama dengan halaman mana pun yang meminta pendaftaran; lihat cara membuat halaman arahan yang mengonversi. Jika “acara” Anda sebenarnya adalah janji temu satu-lawan-satu, cara membuat aplikasi pemesanan adalah panduan yang lebih tepat.

Membangunnya dengan Mythex

Mythex adalah AI app builder: Anda mendeskripsikan acara dan aturannya, dan Mythex membangun halaman acara, formulir pendaftaran, dan tampilan admin di pratinjau langsung, dengan menambahkan database ke proyek untuk menyimpan pendaftaran. Anda bisa mengetik /test agar Mythex mengklik pendaftaran di pratinjau dan melaporkan apa yang rusak, yang berguna untuk alur kapasitas dan daftar tunggu. Penerbitan tersedia di paket Free dan Pro, dengan domain kustom di Pro. Mythex tidak menyertakan tiket, email, atau pembayaran sebagai produk bawaan: Anda menghubungkan akun Stripe sendiri untuk tiket berbayar dan penyedia email sendiri untuk konfirmasi, dengan kunci yang disimpan di rahasia proyek. Lihat dokumentasi tentang pembayaran Stripe, mengirim email, dan Pengujian Aplikasi.

Templat halaman pendaftaran acara adalah prompt pertama yang baik untuk dimulai, atau jelajahi lebih banyak templat situs web.

Pertanyaan