Mit KI bauen / CRM für Kitas: Anfragen, Wartelisten und angemeldete Familien

CRM für Kitas: Anfragen, Wartelisten und angemeldete Familien

Ein Kita-CRM begleitet Familien von der ersten Anfrage bis zum letzten Tag des Kindes: Besichtigung, Angebot, Anzahlung, Starttermin, Gruppenwechsel und die Geschwister, die folgen. Mythex baut eines aus Ihrer Beschreibung des Anmeldeablaufs, mit einer Warteliste, die danach sortiert ist, wann ein Kind einen Platz braucht, und Familienakten, die Ihr Team gemeinsam nutzt.

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Für wen es gedacht ist

Kita- und Krippenbetreiber, deren Warteliste eine nach Anfragedatum sortierte Tabelle ist, deren Besichtigungswünsche im Postfach liegen und die erst dann von einem zweiten Kind erfahren, wenn die Familie einen Platz beantragt.

Was du bauen kannst

Anfragen mit Geburtsdatum des Kindes, gewünschtem Starttermin und benötigten Betreuungstagen
Phasen von der Anfrage über Besichtigung und Angebot bis zu bezahlter Anzahlung und Start
Eine Warteliste, gruppiert nach der Gruppe, in die das Kind zum Starttermin käme
Geschwisterverknüpfungen, damit Familien mit mehreren Kindern gemeinsam bearbeitet werden
Gruppenwechsel und Austrittsdaten für jedes angemeldete Kind
Ein Quellenfeld, das zeigt, welcher Kanal Familien bringt: Empfehlung, lokale Suche, Tag der offenen Tür

Warum eine Warteliste nach Gruppe und Starttermin sortiert sein sollte

Eine Familie, die im März einen Krippenplatz will, und eine, die im September einen Kindergartenplatz sucht, konkurrieren nicht um denselben Platz. Eine Sortierung nach Anfragedatum verdeckt das und lässt Plätze leer. Ein Kita-CRM sollte aus Geburtsdatum und gewünschtem Start berechnen, in welche Gruppe das Kind kommt, und dann die Warteliste pro Gruppe anzeigen. Wenn ein Kind aus der Babygruppe aufrückt, sehen Sie sofort, welche Familie für diesen Platz als Nächste dran ist.

Gruppe aus dem Alter am Starttermin ermittelt
Warteliste pro Gruppe, dann nach Starttermin
Benötigte Tage gegen freie Tage geprüft

Von der Anfrage bis zum ersten Tag

Die meisten Familien fragen an, besichtigen, überlegen und entscheiden sich innerhalb weniger Wochen, oft während sie noch zwei andere Einrichtungen ansehen. Erfassen Sie jede Besichtigung mit einem Nachfass-Datum, damit niemand eine Woche auf den Rückruf warten muss. Wenn Sie ein Angebot machen, setzen Sie eine Frist und verfolgen die Anzahlung. Sobald die Anzahlung eingegangen ist, wechselt die Familie zu angemeldet, und ihr Datensatz wird in die Eingewöhnung übernommen.

Was zu einem Familiendatensatz gehört

Erziehungsberechtigte mit Kontaktdaten, die Betreuungstage des Kindes, Gruppe und Starttermin, Geschwister, wie die Familie auf Sie aufmerksam geworden ist und Notizen aus der Besichtigung. Allergien, medizinische Angaben und berechtigte Abholpersonen gehören in den Datensatz des Kindes, doch der Zugriff sollte eingeschränkt sein. Vermeiden Sie es, sensible Familiendaten in freien Notizfeldern des CRM zu speichern, die das ganze Team liest.

Erziehungsberechtigte mit bevorzugtem Kontaktweg
Tage, Gruppe, Start und geplanter Gruppenwechsel
Eingeschränkte Felder für Gesundheit und Abholung

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Bieten Sie keinen Platz an, bevor Sie den Betreuungsschlüssel für jeden Tag geprüft haben, den die Familie möchte. Löschen Sie Familien nicht, die absagen; markieren Sie sie als verloren mit einem Grund, denn dann wissen Sie, ob Preis, Tage oder Öffnungszeiten das Problem sind. Und erfassen Sie in der Anfragephase nur die Angaben, die Sie wirklich brauchen; die vollständige Krankengeschichte eines Kindes gehört in die Anmeldemappe, nicht in das erste Formular.

So funktioniert es

Beschreibe in einfachen Worten, was du willst, oder starte mit einer Vorlage unten.
Sieh zu, wie Mythex es in einer Live-Vorschau baut, mit einer echten Datenbank dahinter.
Ändere alles im Chat: Texte, Layout, Felder, Funktionen.
Veröffentliche mit einem Klick unter einer öffentlichen URL und verbinde mit Pro deine eigene Domain.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue ein CRM für meine Kita. Jede Anfrage erfasst Name und Geburtsdatum des Kindes, Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, gewünschten Starttermin, benötigte Tage, Quelle und Notizen zur Besichtigung. Phasen: Anfrage, Besichtigung gebucht, besichtigt, Angebot gemacht, Anzahlung bezahlt, gestartet, verloren. Zeige eine Warteliste, gruppiert nach der Gruppe, in die das Kind zum Starttermin käme (Babys unter 2, Kleinkinder 2 bis 3, Vorschule 3 bis 5), verknüpfe Geschwister und richte für das Team einen Login ein.

Fragen

Kann ich die Familien importieren, die ich schon habe?

Ja. Exportieren Sie Ihre Tabelle als CSV und bitten Sie Mythex um den Import. Jede Zeile wird zu einem Familien- oder Anfragedatensatz, und die Felder werden Ihren Spalten zugeordnet.

Kann das ganze Team es nutzen?

Ja. Legen Sie Logins für Mitarbeitende an und bitten Sie um Rollen, zum Beispiel sehen Leitungen alles und Gruppenleitungen nur die Familien ihrer Gruppe.

Können Familien online einen Platz beantragen?

Ja. Ein Wartelisten-Formular auf Ihrer Website kann die Anfrage direkt im CRM anlegen, mit Geburtsdatum des Kindes und gewünschtem Starttermin.

Muss ich programmieren können?

Nein. Sie beschreiben Phasen und Felder, und Mythex baut das CRM mit einer Live-Vorschau. Ein Feld hinzuzufügen oder eine Phase umzubenennen, ist eine Chat-Nachricht.

Was kostet es?

Sie können im Free-Tarif ohne Kreditkarte bauen und veröffentlichen, mit täglichen Credits. Pro kostet $25/month für Code-Bearbeitung, eine eigene Domain und mehr Credits.

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