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CRM pour garderie : demandes, listes d'attente et familles inscrites

Un CRM pour garderie suit les familles de la première demande jusqu'au dernier jour de leur enfant : la visite, l'offre, le dépôt, la date de début, les changements de local et les frères et sœurs qui suivent. Mythex en construit un à partir d'une description de votre processus d'inscription, avec une liste d'attente triée selon le moment où chaque enfant a besoin d'une place, et des dossiers familiaux que votre équipe partage.

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Pour qui c'est

Propriétaires de garderies et de pouponnières dont la liste d'attente est un tableur trié par date de demande, dont les demandes de visite dorment dans une boîte de courriels, et qui apprennent qu'une famille attend un second enfant seulement lorsqu'elle demande une place.

Ce que vous pouvez construire

Demandes avec date de naissance de l'enfant, date de début souhaitée et jours requis
Étapes allant de la demande à la visite, à l'offre, au dépôt payé et au début
Une liste d'attente regroupée par local que chaque enfant intégrerait à sa date de début
Liens entre frères et sœurs, pour traiter ensemble les familles qui ont plus d'un enfant
Changements de local et dates de départ pour chaque enfant inscrit
Un champ de source indiquant par quel canal arrivent les familles : recommandation, recherche locale, journée portes ouvertes

Pourquoi une liste d'attente doit être triée par local et date de début

Une famille qui veut une place pour bébé en mars et une famille qui veut une place à la maternelle en septembre ne se disputent pas le même espace. Trier par date de demande masque cette différence et laisse des places vides. Un CRM pour garderie doit calculer le local qui convient à chaque enfant d'après sa date de naissance et sa date de début souhaitée, puis afficher la liste d'attente par local. Lorsqu'un enfant passe de la pièce des bébés à la suivante, vous voyez tout de suite quelle famille est la prochaine pour cette place.

Local déterminé selon l'âge à la date de début
Liste d'attente par local, puis par date de début
Jours requis vérifiés par rapport aux jours libres

De la demande au premier jour

La plupart des familles font une demande, visitent, réfléchissent et décident en quelques semaines, souvent en visitant deux autres services. Consignez chaque visite avec une date de suivi, pour que personne n'attende une semaine un rappel. Lorsque vous faites une offre, donnez-lui une échéance et suivez le dépôt. Une fois le dépôt reçu, la famille passe au statut inscrit, et son dossier se transporte aux séances d'adaptation.

Ce qu'il faut conserver dans le dossier familial

Les coordonnées des tuteurs, les jours de l'enfant, le local, la date de début, les frères et sœurs, la façon dont la famille vous a connus et les notes de la visite. Gardez les allergies, les renseignements médicaux et les personnes autorisées à récupérer l'enfant dans son dossier, mais limitez qui peut les voir. Évitez de consigner des renseignements familiaux sensibles dans des notes libres du CRM que toute l'équipe lit.

Coordonnées des tuteurs et mode de contact préféré
Jours, local, début et changement de local prévu
Champs à accès restreint pour la santé et les personnes autorisées

Erreurs à éviter

N'offrez pas de place avant d'avoir vérifié le ratio pour chaque jour que la famille souhaite. Ne supprimez pas les familles qui déclinent; marquez-les comme perdues avec une raison, car cela vous dit si le problème tient au prix, aux jours ou aux heures. Et ne recueillez à l'étape de la demande que les renseignements nécessaires; le dossier médical complet de l'enfant appartient au dossier d'inscription, et non au premier formulaire.

Comment ça fonctionne

Décrivez ce que vous voulez en langage courant, ou partez d'un modèle ci-dessous.
Regardez Mythex le construire dans un aperçu en direct, avec une vraie base de données derrière.
Modifiez tout en clavardant : texte, mise en page, champs, fonctionnalités.
Publiez à une adresse web publique en un clic, et connectez votre propre domaine avec le forfait Pro.

Une consigne pour commencer

Crée un CRM pour ma garderie. Chaque demande enregistre le nom et la date de naissance de l'enfant, les coordonnées des tuteurs, la date de début souhaitée, les jours requis, la source et les notes de visite. Étapes : demande, visite prévue, visité, offert, dépôt payé, commencé, perdu. Affiche une liste d'attente regroupée par le local que l'enfant intégrerait à sa date de début (bébés de moins de 2 ans, tout-petits de 2 à 3 ans, maternelle de 3 à 5 ans), relie les frères et sœurs, et donne à l'équipe un accès connecté.

Questions

Puis-je importer les familles que j'ai déjà?

Oui. Exportez votre tableur en CSV et demandez à Mythex de l'importer. Chaque ligne devient une fiche de famille ou de demande, avec les champs associés à vos colonnes.

Toute l'équipe peut-elle l'utiliser?

Oui. Ajoutez des accès pour le personnel et demandez des rôles : par exemple, les gestionnaires voient tout, et les responsables de local voient les familles de leur propre local.

Les familles peuvent-elles demander une place en ligne?

Oui. Un formulaire de liste d'attente sur votre site peut créer la demande directement dans le CRM, avec la date de naissance de l'enfant et la date de début souhaitée.

Faut-il savoir coder?

Non. Vous décrivez vos étapes et vos champs, et Mythex construit le CRM avec un aperçu en direct. Ajouter un champ ou renommer une étape se fait par un message dans le clavardage.

Combien ça coûte?

Vous pouvez construire et publier sur le forfait Free sans carte de crédit, avec des crédits quotidiens. Le forfait Pro coûte 25 $ par mois pour la modification de code, un domaine personnalisé et plus de crédits.

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