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CRM para guarderías: consultas, listas de espera y familias matriculadas

Un CRM para guarderías sigue a las familias desde la primera consulta hasta el último día de su hijo: la visita, la oferta, la fianza, la fecha de inicio, los cambios de aula y los hermanos que llegan después. Mythex lo construye a partir de una descripción de cómo matriculáis, con una lista de espera ordenada por la fecha en que cada niño necesita plaza y fichas de familia que tu equipo comparte.

Empieza a crear gratis

Para quién es

Propietarios de guarderías y escuelas infantiles cuya lista de espera es una hoja de cálculo ordenada por fecha de consulta, cuyas solicitudes de visita se quedan en una bandeja de entrada y que se enteran de que una familia tendrá un segundo hijo solo cuando pide plaza.

Qué puedes crear

Consultas con la fecha de nacimiento del niño, la fecha de inicio deseada y los días necesarios
Etapas desde la consulta hasta la visita, la oferta, la fianza pagada y el inicio
Una lista de espera agrupada por el aula en la que entraría cada niño en su fecha de inicio
Vínculos entre hermanos, para tratar juntas a las familias con más de un hijo
Cambios de aula y fechas de baja de cada niño matriculado
Un campo de origen que muestra qué canal trae familias: recomendación, búsqueda local, jornada de puertas abiertas

Por qué la lista de espera debe ordenarse por aula y fecha de inicio

Una familia que quiere plaza de bebé en marzo y otra que quiere plaza de preescolar en septiembre no compiten por el mismo espacio. Ordenar por fecha de consulta lo oculta y deja plazas vacías. Un CRM para guarderías debe calcular en qué aula entra cada niño según su fecha de nacimiento y la fecha de inicio deseada, y después mostrar la lista de espera por aula. Cuando un niño pasa del aula de bebés, ves enseguida qué familia es la siguiente para esa plaza.

Aula calculada según la edad en la fecha de inicio
Lista de espera por aula y, después, por fecha de inicio
Días necesarios comprobados frente a los días libres

De la consulta al primer día

La mayoría de las familias preguntan, visitan, lo piensan y deciden en unas semanas, a menudo mientras visitan otros dos centros. Registra cada visita con una fecha de seguimiento, para que nadie espere una semana a que le devuelvan la llamada. Cuando hagas una oferta, ponle un plazo y controla la fianza. Una vez pagada la fianza, la familia pasa a matriculada, y su ficha continúa en las sesiones de adaptación.

Qué guardar en la ficha de la familia

Datos de contacto de los tutores, los días y el aula del niño, la fecha de inicio, los hermanos, cómo nos conocieron y las notas de la visita. Guarda las alergias, los datos médicos y las personas autorizadas a recoger al niño en su ficha, pero restringe quién puede verlos. Evita guardar datos sensibles de la familia en notas de texto libre del CRM que lee todo el equipo.

Contactos de los tutores y forma de contacto preferida
Días, aula, inicio y próximo cambio de aula previsto
Campos restringidos para salud y recogidas

Errores que conviene evitar

No ofrezcas una plaza sin comprobar la ratio de cada día que quiere la familia. No borres a las familias que declinan; márcalas como perdidas con un motivo, porque te dice si el problema son el precio, los días o el horario. Y pide solo la información necesaria en la fase de consulta; el historial médico completo de un niño pertenece al dossier de matrícula, no al primer formulario.

Cómo funciona

Describe lo que quieres con tus propias palabras, o empieza desde una plantilla de abajo.
Mira cómo Mythex lo construye en una vista previa en directo, con una base de datos real detrás.
Cambia lo que quieras chateando: texto, diseño, campos, funciones.
Publícalo en una URL pública con un clic y conecta tu propio dominio en Pro.

Un prompt para empezar

Crea un CRM para mi guardería. Cada consulta registra el nombre y la fecha de nacimiento del niño, los contactos de los tutores, la fecha de inicio deseada, los días necesarios, el origen y las notas de la visita. Etapas: consulta, visita reservada, visitado, ofrecido, fianza pagada, iniciado, perdido. Muestra una lista de espera agrupada por el aula en la que entraría el niño en su fecha de inicio (bebés menores de 2 años, de 2 a 3, preescolar de 3 a 5), vincula a los hermanos y dale al equipo un acceso con su propio usuario.

Preguntas

¿Puedo importar las familias que ya tengo?

Sí. Exporta tu hoja de cálculo como CSV y pide a Mythex que la importe. Cada fila se convierte en una ficha de familia o de consulta, con los campos asignados a tus columnas.

¿Puede usarlo todo el equipo?

Sí. Añade accesos para el personal y pide roles; por ejemplo, las directoras ven todo y los responsables de aula ven las familias de su propia aula.

¿Pueden las familias solicitar plaza en línea?

Sí. Un formulario de lista de espera en tu web puede crear la consulta directamente en el CRM, con la fecha de nacimiento del niño y la fecha de inicio deseada.

¿Necesito saber programar?

No. Describes tus etapas y campos y Mythex construye el CRM con una vista previa en directo. Añadir un campo o renombrar una etapa es un mensaje en el chat.

¿Cuánto cuesta?

Puedes construir y publicar en el plan Free sin tarjeta de crédito, con créditos diarios. Pro cuesta $25/mes e incluye edición de código, dominio propio y más créditos.

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