Kundenportale, Websites und Abrechnung für Buchhalter, mit KI gebaut

Mythex baut die Software, mit der ein kleines Buchhaltungsbüro arbeitet: eine Website, die Pakete nach Buchungsvolumen bepreist, ein Kundenportal, in dem Belege und Fragen zu Buchungen an einer Stelle landen, und wiederkehrende Rechnungen für die monatlichen Honorare. Sie beschreiben das Büro in einfachen Worten, prüfen die Live-Vorschau und veröffentlichen noch am selben Tag.

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Was ein Buchhaltungsbüro von seiner Software braucht

Buchhaltung läuft im Monatsabschluss. Kontoumsätze und Belege kommen herein, Buchungen werden kontiert und abgestimmt, und Umsatzsteuer-Voranmeldungen gehen monatlich oder quartalsweise raus. Die Buchhaltungsplattform erledigt das Hauptbuch gut. Schlecht erledigt sie oft alles darum herum: Mandanten, die um 23 Uhr ein Beleg über den Messenger schicken, eine Rückfrage zu einer Zahlung, die zwei Wochen unbeantwortet bleibt, und keine einzige Übersicht darüber, welcher Monat abgeschlossen ist und welcher auf den Mandanten wartet. Aufholarbeiten kommen kurz vor Abgabefristen in Massen, deshalb braucht das Büro auch eine klare Aufzeichnung des Leistungsumfangs je Mandant, sonst geraten die Honorare unbemerkt hinter den tatsächlichen Aufwand zurück.

Ein Upload-Punkt für Belege und Rechnungen, der im Browser am Handy funktioniert
Liste offener Rückfragen zu nicht erklärten Buchungen, die der Mandant beantwortet
Monatsstatus je Mandant: offen, wartet auf Mandanten, abgestimmt, abgeschlossen
Leistungsumfang je Mandant erfasst: Bankkonten, Lohnbuchhaltung, Abgabeturnus
Laufende Honorare zu Monatsbeginn, mit Zuschlägen für Aufholarbeiten

Ein Kundenportal, das Belege per Chat beendet

Jeder Mandant meldet sich an und sieht den eigenen Monat: einen Ort zum Hochladen von Belegen, eine Liste der Zahlungen, die erklärt werden müssen, und einen Status, der zeigt, ob Sie auf ihn warten. Monatsberichte liegen zum Herunterladen bereit. Die Antworten auf die Frage „Was war diese Zahlung?“ bleiben an der Buchung hängen und gehen nicht in einer langen E-Mail-Kette verloren.

Baue ein Kundenportal für mein Buchhaltungsbüro. Jeder Mandant meldet sich an, um Belege und Rechnungen vom Handy hochzuladen, Fragen zu nicht erklärten Buchungen zu beantworten, die ich stelle, seinen Monatsstatus (offen, wartet auf Mandanten, abgestimmt, abgeschlossen) zu sehen und Monatsberichte herunterzuladen.

Eine Büro-Website, die Pakete nach Volumen erklärt

Interessenten wollen drei Dinge wissen: was es kostet, mit welcher Buchhaltungssoftware Sie arbeiten und ob Sie auch unübersichtliche Bücher übernehmen. Zeigen Sie monatliche Pakete nach Anzahl der Buchungen, erklären Sie Aufholarbeiten gesondert und schließen Sie mit einem Anfrageformular, das nach Geschäftsart, monatlichem Buchungsvolumen und aktueller Software fragt, damit das erste Gespräch informiert beginnt.

Erstelle eine Website für einen kleinen Buchhaltungsservice. Zeige drei monatliche Pakete, bepreist nach Anzahl der Buchungen pro Monat, einen Abschnitt zur Aufholbuchhaltung, die Buchhaltungsplattformen, mit denen wir arbeiten, und ein Anfrageformular mit Fragen nach Geschäftsart, monatlichem Buchungsvolumen und aktueller Software.

Eine Mandantenliste, die den Umfang erfasst, nicht nur den Namen

Halten Sie Buchhaltungsplattform, Bankkonten, Umsatzsteuer-Registrierung, Abgabeturnus, Paket und Honorar jedes Mandanten in einem Datensatz fest. Wenn ein Mandant ein zweites Bankkonto eröffnet oder eine Lohnbuchhaltung hinzubucht, wird die Änderung des Umfangs festgehalten. Das macht das Honorargespräch kurz und sachlich.

Erstelle ein CRM für meine Buchhaltungsmandanten. Speichere je Mandant Geschäftsart, Buchhaltungssoftware, Anzahl der Bankkonten, ob Lohnbuchhaltung enthalten ist, Abgabeturnus der Umsatzsteuer, Paket, monatliches Honorar und den Abschlussstatus dieses Monats. Lass mich nach Abgabefrist filtern.

Wiederkehrende Rechnungen, bevor die Arbeit beginnt

Stellen Sie die monatlichen Pakete am Ersten des Monats in Rechnung, fügen Sie eine Zeile hinzu, wenn das Buchungsvolumen das Paket übersteigt, und stellen Sie Aufholarbeiten separat mit eigenen Bedingungen in Rechnung. Sie sehen, wer bezahlt hat und wer nicht, ohne eine Tabelle öffnen zu müssen.

Erstelle eine Rechnungs-App für ein Buchhaltungsbüro. Erzeuge am 1. jedes Monats wiederkehrende Rechnungen für das Pakethonorar jedes Mandanten, lass mich eine Mehrverbrauchszeile hinzufügen, wenn die Buchungen das Paket überschreiten, stelle einmalige Aufholarbeiten separat in Rechnung und zeige offene Rechnungen an.

Erstgespräche und Termine für die Monatsbesprechung

Neue Interessenten buchen ein Erstgespräch, und bestehende Mandanten wählen eine kurze Monatsbesprechung. Blockieren Sie die Wochen vor den Quartalsfristen, damit niemand ein Onboarding bucht, wenn Sie mitten in den Steuererklärungen stecken.

Füge eine Buchungsseite für meinen Buchhaltungsservice hinzu mit einem 30-minütigen Erstgespräch für neue Mandanten und einer 20-minütigen Monatsbesprechung für bestehende. Sperre die letzten zwei Wochen jedes Quartals.

Eine Abschlussübersicht für den gesamten Mandantenbestand

Sehen Sie auf einen Blick, wie viele Mandanten für den Monat abgeschlossen sind, welche auf Unterlagen warten, welche Abgabefristen in den nächsten 30 Tagen anstehen und wie viele Stunden je Mandant im Verhältnis zu seinem Honorar angefallen sind. Die Stundenübersicht zeigt zuerst, wo ein Paket nicht mehr passt.

Erstelle ein Dashboard für mein Buchhaltungsbüro mit den Mandanten nach Abschlussstatus des Monats, Abgabefristen der nächsten 30 Tage, Stunden je Mandant im Vergleich zum monatlichen Honorar und dem monatlich wiederkehrenden Umsatz.

Mandanten aus dem Messenger holen

Mandanten schicken Belege über den Messenger, weil das für sie der einfachste Weg ist. Das Portal muss noch einfacher sein: ein Link, den sie auf den Startbildschirm ihres Handys legen, ein einziger Upload-Button und kein Passwort-Reset jeden Monat. Beginnen Sie mit Ihren drei chaotischsten Mandanten, denjenigen, die zwanzig Fotos auf einmal schicken, und bitten Sie sie, einen Monat lang das Portal zu nutzen. Sobald ihre Liste offener Fragen kürzer wird und sie sehen, dass der Monat als abgeschlossen markiert ist, bleiben sie in der Regel dabei. Dann können Sie es für alle anderen einführen.

Der Upload-Bildschirm hat nur einen Button
Rückfragen als kurze Liste, eine Buchung pro Zeile
Den Monat als abgeschlossen markieren, damit Mandanten den Fortschritt sehen

Finanzdaten der Mandanten und Zugriff

Ein Portal enthält Kontoauszüge und Rechnungen, deshalb darf jeder Mandant nur die eigenen Unterlagen sehen. Bitten Sie Mythex um getrennte Logins je Mandant und eine Administratorrolle für Ihr Team, und vermeiden Sie Berichte als E-Mail-Anhang, wo es geht. Ihre App läuft auf einer echten Datenbank, die an das Projekt angebunden ist. Legen Sie mit Ihren Mandanten fest, wie lange Unterlagen nach Ende des Auftrags aufbewahrt werden, und halten Sie das in Ihrem Auftragsschreiben fest.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine App für mein Buchhaltungsbüro. Mandanten melden sich in einem Portal an, laden Belege vom Handy hoch, beantworten meine Fragen zu nicht erklärten Buchungen und sehen, ob ihr Monat offen, wartet auf sie, abgestimmt oder abgeschlossen ist. Gib mir eine Admin-Ansicht mit allen Mandanten, ihrem Paket, dem monatlichen Honorar, der Buchhaltungssoftware und dem Abgabeturnus, und erstelle wiederkehrende Monatsrechnungen am 1.

Fragen

Können Mandanten Belege vom Handy hochladen?

Ja. Das Portal funktioniert im Browser des Handys. Ein Mandant kann also ein Foto eines Belegs machen und direkt in seinen eigenen Ordner hochladen. Die Dateien liegen im Dateispeicher, den Mythex an Ihr Projekt anbindet.

Ersetzt das meine Buchhaltungssoftware?

Nein, und das soll es auch nicht. Das Hauptbuch bleibt in der Buchhaltungsplattform, die Sie schon nutzen. Mythex baut die Teile darum herum: das Portal, die Mandantenliste, die Website und die wiederkehrenden Rechnungen.

Kann jeder Mandant nur die eigenen Unterlagen sehen?

Ja. Bitten Sie um getrennte Mandanten-Logins und eine Administratorrolle für Ihr Team. Jeder Mandant sieht dann nur die eigenen Uploads, Rückfragen und Berichte. Prüfen Sie das Verhalten mit zwei Testmandanten in der Live-Vorschau, bevor Sie echte Mandanten einladen.

Muss ich programmieren können?

Nein. Sie beschreiben, was Sie wollen, in einfachen Worten, Mythex baut die App und zeigt eine Live-Vorschau, und Sie ändern sie im Chat. Der Code ist vorhanden, falls Sie oder eine Entwicklerin oder ein Entwickler ihn einmal ansehen möchten.

Ist der Einstieg kostenlos?

Ja. Der Free-Tarif braucht keine Kreditkarte und gibt tägliche Credits, genug für eine erste Version, die Sie bauen und veröffentlichen. Pro kostet 25 $ im Monat und bietet Code-Bearbeitung, Export, GitHub und eine eigene Domain.

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