Ehrenamtsdienstpläne, Anmeldungen und Stundenerfassung für gemeinnützige Organisationen

Mit Mythex baut eine gemeinnützige Organisation eine Website, die echte Einsatzbereiche mit ihrem Zeitaufwand zeigt, einen Dienstplan, in dem Ehrenamtliche offene Schichten selbst übernehmen, Nachweise darüber, wer wofür geschult und geprüft ist, kurze Einarbeitungsmodule und ein Dashboard mit den Ehrenamtsstunden für Förderer. Beschreib, wie ihr arbeitet, und veröffentliche es.

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Was eine gemeinnützige Organisation von Software braucht

Die Woche der Koordination besteht aus Lückenfüllen: eine Tafel-Schicht, die niemand übernommen hat, ein Fahrer, der um 7 Uhr absagt, ein Projekttag mit zu wenig Helfern. Dienstpläne leben in einem Gruppenchat und einer Tabelle, Anmeldeformulare landen in einem Postfach, das niemand prüft, und der einzige Nachweis über abgeschlossene Schulungen zum Kinderschutz ist ein Ordner. Förderer und Vorstände wollen Ehrenamtsstunden nach Projekt, die am Einsatztag niemand gezählt hat. Ehrenamtliche verabschieden sich nach ein paar Monaten still. Hilfreich ist eine Liste offener Schichten, die Menschen selbst übernehmen können, Regeln, wer welche Rolle übernehmen darf, und ein Stundennachweis, der sich selbst führt.

Rollen mit Voraussetzungen: Schulung, Prüfung, Mindestalter
Offene Schichten, die Ehrenamtliche selbst übernehmen
Mindest- und Höchstzahl Personen pro Schicht
Eine sichtbare Möglichkeit, eine Schicht abzugeben
Stunden pro Ehrenamtlichem und Projekt erfasst
Datum der letzten Aktivität, um inaktive Helfer zu erkennen

Offene Schichten, die Menschen selbst übernehmen

Veröffentliche Schichten zwei bis vier Wochen im Voraus mit der benötigten Rolle und einer Mindest- und Höchstzahl an Helfern. Ehrenamtliche übernehmen, was zu ihnen passt, Stammhelfer halten einen wiederkehrenden Dienstag, und nur Personen mit Freigabe für eine Rolle können sie übernehmen. Am Vortag geht eine Erinnerung raus, und ein Abgabe-Button benachrichtigt die Koordination, statt eines stillen Nichterscheinens.

Baue eine Dienstplan-App für Ehrenamtliche. Schichten haben Datum, Uhrzeit, Rolle sowie Mindest- und Höchstzahl an Helfern. Ehrenamtliche melden sich an, übernehmen offene Schichten für Rollen, für die sie freigegeben sind, halten wiederkehrende wöchentliche Schichten und geben eine Schicht mit einem Klick ab, was die Koordination per E-Mail benachrichtigt. Zeige der Koordination unbesetzte Schichten der nächsten zwei Wochen.

Wer wofür freigegeben ist und wer still geworden ist

Jede ehrenamtliche Person durchläuft die Stufen Anfrage, Einarbeitung, aktiv und inaktiv. Datensätze zeigen die freigegebenen Rollen, Ablaufdaten von Prüfungen und Fähigkeiten wie Führerschein, Erste Hilfe oder Sprachen, nach denen gesucht werden kann, wenn ein konkreter Bedarf entsteht. Partnerorganisationen und Firmenteams haben eigene Datensätze.

Erstelle ein CRM für Ehrenamtliche mit den Stufen Anfrage, Einarbeitung, aktiv und inaktiv. Erfasse freigegebene Rollen, Ablaufdatum der Prüfung, Fähigkeiten (Führerschein, Erste Hilfe, Sprachen) und das Datum der letzten Aktivität, und liste alle auf, die 90 Tage inaktiv waren. Halte Firmen-Engagementgruppen und Partnerorganisationen als getrennte Datensätze.

Rollen so beschrieben, wie sie wirklich sind

Liste jede Rolle mit dem, was eine Schicht tatsächlich umfasst, wie lange sie dauert und ob Heben, Fahren oder Arbeit mit Kindern dazugehört. Markiere Rollen, die vor einer Bewerbung eine Prüfung oder Schulung erfordern, erfasse die Verfügbarkeit nach Wochentag und Tageszeit bei der Anmeldung und stelle die Spendenmöglichkeit neben das Engagement.

Erstelle eine Website für unsere gemeinnützige Organisation, die jede Rolle mit dem Inhalt einer Schicht, dem Zeitaufwand, den körperlichen Anforderungen und der Frage auflistet, ob eine Hintergrundprüfung oder Schulung nötig ist. Das Anmeldeformular erfasst die Verfügbarkeit nach Wochentag sowie Vormittag, Nachmittag oder Abend. Füge eine Spendenseite hinzu.

Einarbeitung vor der ersten Schicht

Kurze Module mit den praktischen Details zuerst: wo man parkt, an wen man sich wendet, was man anzieht, dann die Richtlinien mit einem kurzen Quiz. Ein abgeschlossenes Rollenmodul, etwa Lebensmittelhygiene, schaltet diese Rolle im Dienstplan frei. Auffrischungen werden in einem festen Zyklus neu zugewiesen.

Baue eine Schulungsplattform für Ehrenamtliche mit einer allgemeinen Einarbeitung (zuerst die praktischen Details, dann die Richtlinien mit einem kurzen Quiz) und Rollenmodulen wie Lebensmittelhygiene und Kinderschutz. Ein abgeschlossenes Modul macht den Ehrenamtlichen für diese Rolle freigegeben, und Auffrischungen werden alle 12 Monate neu zugewiesen.

Ehrenamtsstunden für Förderer

Ehrenamtsstunden nach Projekt und Monat sind die Kernzahl in Förderberichten. Ergänze die Besetzungsquote nach Wochentag, die Bindung nach drei und sechs Monaten und die Neuanmeldungen nach Herkunft.

Erstelle ein Dashboard für unsere gemeinnützige Organisation mit Ehrenamtsstunden nach Projekt und Monat, der Besetzungsquote der Schichten nach Wochentag und Rolle, der Bindung 3 und 6 Monate nach Beitritt und Neuanmeldungen nach Quelle.

Projekttage mit Check-in per Handy

Gemeinschafts-Projekttage und Spendenaktionen brauchen eine Anmeldung mit Kapazitätsgrenze und einen Check-in per Handy an einem Außenstandort. Die Anwesenheit fließt automatisch in die Ehrenamtsstunden ein.

Baue eine Veranstaltungsanmeldung für unsere Gemeinschafts-Projekttage mit Kapazitätsgrenzen, einem Check-in-Bildschirm am Tag für die Koordination und einer Anwesenheitserfassung, die Ehrenamtsstunden automatisch erfasst.

Prüfungen, Kinder und persönliche Daten

Wenn Rollen Kinder oder schutzbedürftige Erwachsene betreffen, erfasse, welche Prüfungen jede ehrenamtliche Person hat und wann sie ablaufen, und blockiere diese Rollen, bis die Prüfung gültig ist. Speichere nur, was du brauchst, gib der Koordination Zugriff pro Projekt und prüfe die Regeln zu Kinderschutz und Datenschutz an deinem Standort. Mythex baut die Zugriffsregeln; die Richtlinie bestimmst du.

Von der Gruppenchat-Liste zum Dienstplan

Beginne mit Rollen und Ehrenamtlichen, importiert aus deiner Tabelle, veröffentliche einen Monat Schichten und bitte die Stammhelfer, ihre zu übernehmen. Behalte den Gruppenchat für soziale Nachrichten und verlagere Tauschwünsche für Schichten in die App. Nach einem Monat hast du Besetzungsquoten nach Wochentag, und die zeigen dir, wo du neue Helfer gewinnen musst.

Ehrenamtliche und Rollen importieren
Vier Wochen Schichten veröffentlichen
Besetzungsquote nach Wochentag nach einem Monat prüfen

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine App für unsere gemeinnützige Organisation. Ehrenamtliche melden sich mit Verfügbarkeit nach Tag und Tageszeit an, absolvieren ein Einarbeitungsmodul und sind für bestimmte Rollen freigegeben. Veröffentliche Schichten mit Rolle und Helferzahl, die freigegebene Ehrenamtliche selbst übernehmen, mit einem Button zum Abgeben einer Schicht, der die Koordination benachrichtigt. Erfasse Stunden aus besuchten Schichten und zeige Stunden nach Projekt und Monat für unsere Förderberichte.

Fragen

Können Ehrenamtliche sich selbst für Schichten eintragen?

Ja. Sie melden sich an und übernehmen offene Schichten für Rollen, für die sie freigegeben sind, mit Grenzen, wie viele Personen jede Schicht aufnimmt.

Kann es Ehrenamtsstunden erfassen?

Ja. Stunden werden aus besuchten Schichten und Check-ins erfasst, und Ehrenamtliche können ihre eigenen Stunden als Nachweis exportieren.

Ist es für eine gemeinnützige Organisation kostenlos?

Der Free-Tarif braucht keine Kreditkarte und gibt tägliche Credits, genug, um eine erste Version zu bauen und zu veröffentlichen. Pro kostet $25/Monat und ergänzt eine eigene Domain und mehr Credits.

Können Ehrenamtliche es auf ihrem Handy nutzen?

Ja. Die App läuft im Handy-Browser, und auf Pro gibt es Android- und iPhone-Apps, die deine veröffentlichte App öffnen.

Muss ich programmieren?

Nein. Du beschreibst die App und änderst sie im Chat.

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