Графики волонтёров, запись на смены и учёт часов для волонтёрских организаций

Mythex позволяет волонтёрской организации создать сайт с реальными ролями и их объёмом времени, график, где волонтёры сами записываются на свободные смены, учёт того, кто обучен и проверен для каждой роли, короткие вводные модули и панель с часами волонтёров для грантодателей. Опишите, как вы работаете, и опубликуйте.

Начать бесплатно

Что волонтёрской организации нужно от программ

Неделя координатора уходит на закрытие дыр: смена в продуктовом банке, которую никто не взял, водитель, который выпал в 7 утра, проектный день без людей. Графики живут в групповом чате и таблице, заявки приходят на почту, которую никто не проверяет, а единственная запись о прохождении обучения по безопасности — это папка. Грантодатели и попечители хотят часы волонтёров по проектам, которые никто не считал в день работы. Сами волонтёры незаметно уходят через несколько месяцев. Помогает список открытых смен, на которые люди записываются сами, правила о том, кто может занять какую роль, и учёт часов, который ведётся сам.

Роли с требованиями: обучение, проверки, минимальный возраст
Открытые смены, на которые волонтёры записываются сами
Минимальное и максимальное число людей на смену
Видимый способ отказаться от смены
Часы по каждому волонтёру и проекту
Даты последней активности, чтобы видеть ушедших волонтёров

Открытые смены, на которые люди записываются сами

Публикуйте смены за две–четыре недели с нужной ролью и минимальным и максимальным числом людей. Волонтёры выбирают то, что им подходит, постоянные участники держат повторяющийся слот по вторникам, и занять смену может только тот, кто допущен к роли. Напоминание уходит накануне, а кнопка отказа предупреждает координатора вместо тихой неявки.

Создай приложение для графика волонтёров. У смен есть дата, время, роль и минимальное и максимальное число волонтёров. Волонтёры входят в систему, записываются на открытые смены для ролей, к которым допущены, держат повторяющиеся еженедельные смены и отказываются от смены одним нажатием, после чего координатору уходит письмо. Покажи координаторам незанятые смены на две недели вперёд.

Кто допущен к чему и кто пропал

Каждый волонтёр проходит путь от обращения к вводному обучению и затем к активному статусу, а также имеет этап «неактивен». В записях указаны роли, к которым он допущен, даты окончания проверок и навыки — вождение, первая помощь, языки, — по которым можно искать, когда появляется конкретная потребность. Партнёрские благотворительные организации и корпоративные группы ведутся отдельно.

Сделай CRM для волонтёров с этапами «обращение», «вводное обучение», «активный» и «неактивный». Записывай допущенные роли каждого волонтёра, дату окончания проверки, навыки (вождение, первая помощь, языки) и дату последней активности, и выводи тех, кто неактивен 90 дней. Корпоративные волонтёрские группы и партнёрские организации веди как отдельные записи.

Роли, описанные такими, какие они есть

Перечислите каждую роль с тем, что реально входит в смену, сколько она длится и связана ли с подъёмом тяжестей, вождением или работой с детьми. Отмечайте роли, для которых нужна проверка или обучение до подачи заявки, собирайте доступность по дням недели и времени суток при регистрации и поставьте кнопку пожертвования рядом с записью волонтёров.

Сделай сайт нашей волонтёрской организации: каждая роль с описанием смены, временными затратами, физическими нагрузками и тем, нужна ли проверка или обучение. Форма регистрации собирает доступность по дням недели и утру, дню или вечеру. Добавь страницу пожертвований.

Обучение до первой смены

Короткие модули, где сначала практическая информация — где парковаться, кому докладывать, что надеть, — затем правила и короткий тест. Прохождение модуля по роли, например по пищевой гигиене, открывает эту роль в графике. Повторные курсы назначаются по циклу.

Создай платформу обучения волонтёров с общим вводным курсом (сначала практическая информация, затем правила и короткий тест) и модулями по ролям, например пищевая гигиена и безопасность. После прохождения модуля волонтёр получает допуск к роли, а повторный курс назначается каждые 12 месяцев.

Часы волонтёров для грантодателей

Часы волонтёров по проектам и месяцам — главная цифра в отчётах для грантов. Добавьте заполняемость смен по дням недели, удержание через три и шесть месяцев и регистрации по источникам.

Сделай панель для нашей волонтёрской организации: часы волонтёров по проектам и месяцам, заполняемость смен по дням недели и ролям, удержание через 3 и 6 месяцев после вступления и новые регистрации по источникам.

Проектные дни с регистрацией по телефону

Общественные проектные дни и сборы требуют регистрации с ограничением мест и отметки на телефоне на открытой площадке. Посещаемость автоматически попадает в часы волонтёров.

Создай регистрацию на наши общественные проектные дни с лимитом мест, экраном отметки на телефоне для координаторов в день события и учётом посещаемости, который автоматически записывает часы волонтёров.

Проверки, дети и персональные данные

Если какие-то роли связаны с детьми или уязвимыми взрослыми, записывайте, какие проверки прошёл каждый волонтёр и когда они истекают, и блокируйте эти роли, пока проверка не актуальна. Храните только то, что нужно, давайте координаторам доступ по проектам и сверяйте правила по защите детей и персональным данным там, где работаете. Mythex строит правила доступа; политика остаётся за вами.

От группового чата к графику

Начните с ролей и волонтёров, перенесённых из таблицы, затем опубликуйте один месяц смен и попросите постоянных участников занять свои. Оставьте групповой чат для общения, а обмен сменами переведите в приложение. Через месяц у вас будет заполняемость по дням, и станет видно, где нужно набирать людей.

Импорт волонтёров и ролей
Публикация четырёх недель смен
Проверка заполняемости по дням недели через месяц

Промпт для старта

Создай приложение для нашей волонтёрской организации. Волонтёры регистрируются с доступностью по дням и времени суток, проходят вводный модуль и допускаются к конкретным ролям. Публикуй смены с ролью и числом людей, на которые допущенные волонтёры записываются сами, с кнопкой отказа от смены, которая предупреждает координатора. Записывай часы по отработанным сменам и показывай часы по проектам и месяцам для наших отчётов грантодателям.

Вопросы

Могут ли волонтёры сами записываться на смены?

Да. Волонтёры входят в систему и записываются на открытые смены для ролей, к которым допущены, с ограничением числа людей на каждую смену.

Может ли приложение учитывать часы волонтёров?

Да. Часы записываются по отработанным сменам и отметкам на месте, а волонтёры могут выгрузить свои часы как подтверждение участия.

Бесплатно ли это для благотворительной организации?

Тариф Free не требует банковской карты и даёт ежедневные кредиты, достаточные, чтобы создать и опубликовать первую версию. Pro стоит $25 в месяц и добавляет собственный домен и больше кредитов.

Могут ли волонтёры пользоваться этим с телефона?

Да. Приложение работает в браузере телефона, а на Pro можно получить приложения для Android и iPhone, которые открывают вашу опубликованную программу.

Нужно ли программировать?

Нет. Вы описываете приложение и меняете его в чате.

Другие способы создавать с ИИ

Mythex · Pricing · Создавайте что угодно с ИИ · Шаблоны сайтов и приложений · Сравнения Mythex · Глоссарий по созданию приложений с ИИ · Бесплатные инструменты для создания приложений с ИИ · English