Jadwal Relawan, Pendaftaran, dan Pelacakan Jam untuk Organisasi Relawan

Mythex membantu organisasi relawan membangun situs yang mencantumkan peran nyata beserta komitmen waktunya, jadwal tempat relawan mengambil shift terbuka sendiri, catatan siapa yang sudah dilatih dan dicek untuk peran tertentu, modul induksi singkat, serta dasbor jam relawan untuk donor. Jelaskan cara Anda menjalankannya dan terbitkan.

Mulai membangun gratis

Apa yang dibutuhkan organisasi relawan dari perangkat lunak

Pekan koordinator habis untuk mengisi kekosongan: shift di bank makanan yang tidak ada yang ambil, sopir yang mundur pukul 7 pagi, hari proyek yang kekurangan tenaga. Jadwal ada di grup chat dan spreadsheet, formulir pendaftaran masuk ke kotak masuk yang tidak pernah dicek, dan satu-satunya catatan siapa yang telah menyelesaikan pelatihan perlindungan hanyalah sebuah map. Donor dan pengurus ingin jam relawan per proyek, yang tidak ada yang menghitung saat kejadian. Relawan sendiri perlahan menghilang setelah beberapa bulan. Yang membantu adalah daftar shift terbuka yang bisa diambil orang, aturan siapa yang boleh mengisi peran tertentu, dan catatan jam yang terbentuk dengan sendirinya.

Peran dengan persyaratan: pelatihan, pengecekan, usia minimum
Shift terbuka yang diambil relawan sendiri
Jumlah orang minimum dan maksimum per shift
Cara yang jelas untuk melepas shift
Jam dicatat per relawan dan proyek
Tanggal terakhir aktif untuk mengenali relawan yang sudah tidak aktif

Shift terbuka yang diambil sendiri

Publikasikan shift dua sampai empat minggu sebelumnya dengan peran yang dibutuhkan dan jumlah orang minimum serta maksimum. Relawan mengambil yang sesuai dengan mereka, relawan tetap memegang slot Selasa berulang, dan hanya orang yang sudah disetujui untuk peran tertentu yang bisa mengambilnya. Pengingat dikirim sehari sebelumnya, dan tombol lepas akan memberi tahu koordinator alih-alih ketidakhadiran tanpa kabar.

Buatkan aplikasi jadwal relawan. Shift memiliki tanggal, jam, peran, dan jumlah relawan minimum serta maksimum. Relawan masuk, mengambil shift terbuka untuk peran yang sudah disetujui, memegang shift mingguan berulang, dan melepas shift dengan satu ketukan yang mengirim email ke koordinator. Tampilkan kepada koordinator shift yang belum terisi untuk dua minggu ke depan.

Siapa yang disetujui untuk apa, dan siapa yang menghilang

Setiap relawan berpindah dari pertanyaan ke induksi ke aktif, dengan tahap tidak aktif. Catatan menampilkan peran yang disetujui, tanggal berakhir pengecekan, dan keterampilan seperti mengemudi, P3K, atau bahasa yang bisa dicari ketika ada kebutuhan tertentu. Yayasan mitra dan kelompok relawan korporat memiliki catatan sendiri.

Buatkan CRM relawan dengan tahap pertanyaan, induksi, aktif, dan tidak aktif. Catat peran yang disetujui setiap relawan, tanggal berakhir pengecekan latar belakang, keterampilan (mengemudi, P3K, bahasa), dan tanggal terakhir aktif, serta tampilkan siapa pun yang tidak aktif selama 90 hari. Simpan kelompok relawan korporat dan organisasi mitra sebagai catatan terpisah.

Peran dijelaskan sebagaimana adanya

Cantumkan setiap peran dengan apa yang sebenarnya dilakukan dalam shift, berapa lama berlangsungnya, dan apakah itu melibatkan mengangkat, mengemudi, atau bekerja dengan anak-anak. Tandai peran yang membutuhkan pengecekan atau pelatihan sebelum seseorang melamar, tangkap ketersediaan per hari dan bagian hari saat pendaftaran, serta letakkan opsi donasi di samping ajakan menjadi relawan.

Buatkan website untuk organisasi relawan kami yang mencantumkan setiap peran dengan apa yang dilakukan dalam satu shift, komitmen waktu, tuntutan fisik, dan apakah diperlukan pengecekan latar belakang atau pelatihan. Formulir pendaftaran menangkap ketersediaan per hari kerja dan pagi, siang, atau malam. Tambahkan halaman donasi.

Induksi sebelum shift pertama

Modul singkat dengan detail praktis terlebih dahulu: di mana parkir, kepada siapa melapor, apa yang dikenakan, lalu kebijakan dengan kuis singkat. Menyelesaikan modul peran, misalnya penanganan makanan, membuka peran itu di jadwal. Penyegaran ditugaskan ulang per siklus.

Buatkan platform pelatihan relawan dengan induksi umum (detail praktis dahulu, lalu kebijakan dengan kuis singkat) dan modul peran seperti higiene makanan dan perlindungan anak. Menyelesaikan modul menandai relawan telah disetujui untuk peran itu, dan penyegaran ditugaskan ulang setiap 12 bulan.

Jam relawan untuk donor

Jam relawan per proyek dan per bulan adalah angka utama untuk laporan pendanaan. Tambahkan tingkat keterisian shift per hari dalam seminggu, retensi pada tiga dan enam bulan, serta pendaftaran baru menurut sumber.

Buatkan dasbor untuk organisasi relawan kami yang menampilkan jam relawan per proyek dan per bulan, tingkat keterisian shift per hari dan peran, retensi 3 dan 6 bulan setelah bergabung, serta pendaftaran baru menurut sumber.

Hari proyek dengan check-in lewat ponsel

Hari proyek komunitas dan penggalangan dana membutuhkan pendaftaran dengan kapasitas, serta check-in lewat ponsel di lokasi terbuka. Kehadiran otomatis masuk ke jam relawan.

Buatkan pendaftaran acara untuk hari proyek komunitas kami dengan batas kapasitas, layar check-in ponsel untuk koordinator pada hari acara, dan kehadiran yang otomatis mencatat jam relawan.

Pengecekan, anak-anak, dan data pribadi

Jika ada peran yang melibatkan anak-anak atau orang dewasa rentan, catat pengecekan apa yang dimiliki setiap relawan dan kapan kadaluarsanya, lalu blokir peran tersebut sampai pengecekan masih berlaku. Simpan hanya yang Anda butuhkan, berikan akses koordinator per proyek, dan periksa aturan perlindungan serta data di tempat Anda beroperasi. Mythex membangun aturan aksesnya; menentukan kebijakannya tetap menjadi tanggung jawab Anda.

Dari grup chat ke jadwal

Mulailah dengan peran dan relawan yang diimpor dari spreadsheet Anda, lalu publikasikan satu bulan shift dan minta relawan tetap mengambil shift mereka. Simpan grup chat untuk pesan sosial dan pindahkan pertukaran shift ke aplikasi. Setelah sebulan, Anda akan memiliki tingkat keterisian per hari, yang menunjukkan di mana Anda perlu merekrut.

Impor relawan dan peran
Publikasikan empat minggu shift
Tinjau tingkat keterisian per hari dalam seminggu setelah sebulan

Prompt untuk memulai

Buatkan aplikasi untuk organisasi relawan kami. Relawan mendaftar dengan ketersediaan per hari dan bagian hari, menyelesaikan modul induksi, dan disetujui untuk peran tertentu. Publikasikan shift dengan peran dan jumlah orang yang diambil sendiri oleh relawan yang disetujui, dengan tombol lepas shift yang memberi tahu koordinator. Catat jam dari shift yang dihadiri dan tampilkan jam per proyek dan per bulan untuk laporan pendanaan kami.

Pertanyaan

Bisakah relawan mendaftar untuk shift sendiri?

Bisa. Relawan masuk dan mengambil shift terbuka untuk peran yang sudah disetujui, dengan batas jumlah orang yang bisa diterima setiap shift.

Bisakah aplikasi ini melacak jam relawan?

Bisa. Jam dicatat dari shift yang dihadiri dan check-in, dan relawan bisa mengekspor jam mereka sendiri sebagai bukti pengabdian.

Apakah gratis untuk yayasan?

Paket Gratis tidak memerlukan kartu kredit dan memberi kredit harian, cukup untuk membangun dan menerbitkan versi pertama. Pro adalah $25/bulan dan menambahkan domain kustom serta kredit lebih banyak.

Bisakah relawan menggunakannya di ponsel?

Bisa. Aplikasi berjalan di browser ponsel, dan di Pro Anda bisa mendapatkan aplikasi Android dan iPhone yang membuka aplikasi Anda yang sudah diterbitkan.

Apakah saya perlu coding?

Tidak. Anda mendeskripsikan aplikasinya dan mengubahnya dengan chat.

Cara lain membangun dengan AI

Mythex · Pricing · Bangun apa pun dengan AI · Template website dan aplikasi · Mythex dibandingkan · Glosarium membuat aplikasi dengan AI · Alat gratis untuk membuat aplikasi dengan AI · English