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Turnos de voluntarios, inscripciones y control de horas para organizaciones de voluntariado

Mythex permite a una organización de voluntariado crear una web con los roles reales y su dedicación, un calendario donde los voluntarios reservan los turnos libres por sí mismos, registros de quién está formado y verificado para cada rol, módulos cortos de acogida y un panel con las horas de voluntariado para los financiadores. Describe cómo funcionáis y publícalo.

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Lo que necesita una organización de voluntariado de un software

La semana del coordinador se pasa cubriendo huecos: un turno de banco de alimentos que nadie cogió, un conductor que se cayó a las 7 de la mañana, un día de proyecto con poca gente. Los calendarios viven en un grupo de chat y en una hoja de cálculo, los formularios de inscripción llegan a una bandeja de entrada que nadie revisa, y el único registro de quién ha completado la formación en protección de menores es una carpeta. Los financiadores y los patronos quieren las horas de voluntariado por proyecto, algo que nadie contó el día de la actividad. Y los propios voluntarios se van apagando tras unos meses. Lo que ayuda es una lista de turnos libres que la gente pueda reservar, reglas sobre quién puede ocupar cada rol y un registro de horas que se construya solo.

• Roles con requisitos: formación, comprobaciones, edad mínima
• Turnos libres que los voluntarios reservan por sí mismos
• Número mínimo y máximo de personas por turno
• Una forma visible de dejar un turno
• Horas registradas por voluntario y por proyecto
• Fechas de última actividad para detectar voluntarios inactivos

Turnos libres que la gente reserva por sí misma

Publica los turnos con dos a cuatro semanas de antelación, con el rol que necesitan y un mínimo y máximo de personas. Los voluntarios reservan los que les convienen, los habituales mantienen un hueco semanal recurrente de los martes, y solo pueden reservar un rol las personas autorizadas para él. El día anterior sale un recordatorio, y un botón de baja avisa al coordinador en lugar de una ausencia silenciosa.

Crea una app de turnos de voluntarios. Los turnos tienen fecha, hora, rol y un mínimo y máximo de voluntarios. Los voluntarios entran, reservan turnos libres para los roles en los que están autorizados, mantienen turnos semanales recurrentes y dan de baja un turno con un toque, lo que envía un correo al coordinador. Muestra a los coordinadores los turnos sin cubrir de las próximas dos semanas.

Quién está autorizado para qué, y quién se ha ido apagando

Cada voluntario pasa de consulta a acogida y a activo, con una fase de inactivo. Los registros muestran los roles para los que está autorizado, las fechas de caducidad de las comprobaciones y habilidades como conducir, primeros auxilios o idiomas, que se pueden buscar cuando surge una necesidad concreta. Las entidades colaboradoras y los grupos de voluntariado corporativo tienen sus propios registros.

Crea un CRM de voluntarios con las fases consulta, acogida, activo e inactivo. Registra los roles autorizados de cada voluntario, la fecha de caducidad de su comprobación de antecedentes, sus habilidades (conducir, primeros auxilios, idiomas) y la fecha de última actividad, y lista a quienes lleven 90 días inactivos. Mantén los grupos de voluntariado corporativo y las organizaciones colaboradoras como registros separados.

Roles descritos tal y como son

Enumera cada rol con lo que implica realmente un turno, cuánto dura y si supone levantar peso, conducir o trabajar con niños. Señala los roles que requieren una comprobación o formación antes de que nadie se apunte, recoge la disponibilidad por día y franja horaria al inscribirse, y pon la opción de donar junto a la de hacerse voluntario.

Crea una web para nuestra organización de voluntariado que enumere cada rol con lo que implica un turno, la dedicación, las exigencias físicas y si se requiere comprobación de antecedentes o formación. El formulario de inscripción recoge la disponibilidad por día de la semana y por mañana, tarde o noche. Añade una página para donar.

Acogida antes del primer turno

Módulos cortos con los detalles prácticos primero: dónde aparcar, a quién avisar, qué ponerse, y después las políticas con un breve cuestionario. Completar un módulo de rol, como manipulación de alimentos, habilita ese rol en el calendario. Los repasos se reasignan cada cierto tiempo.

Crea una plataforma de formación para voluntarios con una acogida general (primero los detalles prácticos y después las políticas con un breve cuestionario) y módulos de rol como higiene alimentaria y protección de menores. Completar un módulo marca al voluntario como autorizado para ese rol, y los repasos se reasignan cada 12 meses.

Horas de voluntariado para los financiadores

Las horas de voluntariado por proyecto y mes son la cifra principal de los informes para financiadores. Añade la tasa de cobertura por día de la semana, la retención a los tres y seis meses, y las inscripciones por origen.

Crea un panel para nuestra organización de voluntariado que muestre las horas de voluntariado por proyecto y mes, la tasa de cobertura de turnos por día de la semana y rol, la retención a 3 y 6 meses desde la incorporación y las nuevas inscripciones por origen.

Días de proyecto con registro desde el teléfono

Los días de proyecto comunitario y las recaudaciones necesitan inscripción con aforo, y un registro de asistencia desde el teléfono en un lugar al aire libre. La asistencia alimenta automáticamente las horas de voluntariado.

Crea una inscripción a eventos para nuestros días de proyecto comunitario con límites de aforo, una pantalla de registro de asistencia en el teléfono para los coordinadores el día del evento, y asistencia que registre automáticamente las horas de voluntariado.

Comprobaciones, menores y datos personales

Si algún rol implica a menores o a adultos vulnerables, registra qué comprobaciones tiene cada voluntario y cuándo caducan, y bloquea esos roles hasta que la comprobación esté vigente. Guarda solo lo necesario, da acceso a los coordinadores por proyecto y revisa las normas de protección de menores y de datos que se apliquen donde operas. Mythex crea las reglas de acceso; decidir la política es cosa tuya.

Del grupo de chat a un calendario

Empieza con los roles y los voluntarios, importados de tu hoja de cálculo, y después publica un mes de turnos y pide a los habituales que reserven los suyos. Deja el grupo de chat para mensajes sociales y pasa los cambios de turno a la app. Al cabo de un mes tendrás las tasas de cobertura por día, lo que te dirá dónde captar más gente.

• Importar voluntarios y roles
• Publicar cuatro semanas de turnos
• Revisar la cobertura por día de la semana tras un mes

Un prompt para empezar

Crea una app para nuestra organización de voluntariado. Los voluntarios se inscriben indicando su disponibilidad por día y franja horaria, completan un módulo de acogida y quedan autorizados para roles concretos. Publica turnos con un rol y un número de personas que los voluntarios autorizados reservan por sí mismos, con un botón de baja de turno que avisa al coordinador. Registra las horas de los turnos asistidos y muestra las horas por proyecto y mes para nuestros informes a financiadores.

Preguntas

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