Créer avec l'IA

Plannings de bénévoles, inscriptions et suivi des heures pour les organisations bénévoles

Avec Mythex, une organisation bénévole crée un site qui présente de vrais rôles avec leur engagement en temps, un planning où les bénévoles réservent eux-mêmes les créneaux libres, un registre de qui est formé et vérifié pour quel rôle, de courts modules d'accueil, et un tableau de bord des heures bénévoles pour les financeurs. Décrivez votre fonctionnement et publiez.

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Ce dont une organisation bénévole a besoin d'un logiciel

La semaine du coordinateur se passe à combler les trous : un créneau de banque alimentaire que personne n'a pris, un chauffeur qui se désiste à 7 h, une journée de projet à court de monde. Les plannings vivent dans une conversation de groupe et un tableur, les formulaires d'inscription arrivent dans une boîte de réception que personne ne consulte, et la seule trace de qui a suivi la formation de protection de l'enfance est un dossier. Les financeurs et les administrateurs veulent les heures bénévoles par projet, que personne n'a comptées sur le moment. Les bénévoles eux-mêmes s'éloignent discrètement au bout de quelques mois. Ce qui aide, c'est une liste de créneaux ouverts que les gens peuvent réserver, des règles sur qui peut occuper quel rôle, et un registre d'heures qui se constitue tout seul.

• Rôles avec exigences : formation, vérifications, âge minimum
• Créneaux ouverts que les bénévoles réservent eux-mêmes
• Nombre minimum et maximum de personnes par créneau
• Un moyen visible de se désister d'un créneau
• Heures saisies par bénévole et par projet
• Dates de dernière activité pour repérer les bénévoles inactifs

Des créneaux ouverts que les gens réservent eux-mêmes

Publiez les créneaux deux à quatre semaines à l'avance avec le rôle requis et un effectif minimum et maximum. Les bénévoles choisissent ce qui leur convient, les habitués gardent un créneau récurrent le mardi, et seules les personnes habilitées pour un rôle peuvent le réserver. Un rappel part la veille, et un bouton de désistement prévient le coordinateur au lieu d'une absence silencieuse.

Créez une application de planning pour bénévoles. Les créneaux ont une date, une heure, un rôle et un nombre minimum et maximum de bénévoles. Les bénévoles se connectent, réservent les créneaux ouverts pour les rôles qu'ils sont habilités à tenir, gardent des créneaux hebdomadaires récurrents, et se désistent d'un simple clic, ce qui envoie un e-mail au coordinateur. Affichez aux coordinateurs les créneaux non pourvus des deux prochaines semaines.

Qui est habilité à quoi, et qui s'est fait discret

Chaque bénévole passe de la demande à l'accueil, puis à actif, avec une étape inactif. Les fiches indiquent les rôles pour lesquels il est habilité, les dates d'expiration des vérifications et les compétences comme la conduite, les premiers secours ou les langues, consultables quand un besoin précis se présente. Les partenaires associatifs et les groupes de bénévolat d'entreprise ont leurs propres fiches.

Créez un CRM pour bénévoles avec les étapes demande, accueil, actif et inactif. Enregistrez les rôles habilités de chaque bénévole, la date d'expiration de la vérification d'antécédents, ses compétences (conduite, premiers secours, langues) et sa dernière date d'activité, et listez toute personne inactive depuis 90 jours. Gardez les groupes de bénévolat d'entreprise et les organisations partenaires comme fiches distinctes.

Des rôles décrits tels qu'ils sont vraiment

Présentez chaque rôle avec ce que comprend réellement un créneau, sa durée, et s'il implique de porter des charges, de conduire ou de travailler avec des enfants. Signalez les rôles qui exigent une vérification ou une formation avant toute candidature, recueillez les disponibilités par jour et par demi-journée à l'inscription, et placez le don à côté du bénévolat.

Créez un site pour notre organisation bénévole présentant chaque rôle avec ce que comprend un créneau, l'engagement en temps, les contraintes physiques et si une vérification d'antécédents ou une formation est requise. Le formulaire d'inscription recueille les disponibilités par jour de semaine et par matin, après-midi ou soirée. Ajoutez une page de don.

L'accueil avant le premier créneau

De courts modules qui présentent d'abord les détails pratiques : où se garer, à qui se signaler, quoi porter, puis les règles, avec un petit quiz. Terminer un module de rôle, comme l'hygiène alimentaire, habilite le bénévole pour ce rôle dans le planning. Les mises à niveau sont réattribuées selon un cycle.

Créez une plateforme de formation pour bénévoles avec un accueil général (détails pratiques d'abord, puis règles avec un petit quiz) et des modules par rôle comme l'hygiène alimentaire et la protection de l'enfance. Terminer un module habilite le bénévole pour ce rôle, et les mises à niveau sont réattribuées tous les 12 mois.

Heures bénévoles pour les financeurs

Les heures bénévoles par projet et par mois sont le chiffre phare des rapports de financement. Ajoutez le taux de remplissage par jour de la semaine, la fidélisation à trois et six mois, et les inscriptions par source.

Créez un tableau de bord pour notre organisation bénévole affichant les heures bénévoles par projet et par mois, le taux de remplissage des créneaux par jour de semaine et par rôle, la fidélisation 3 et 6 mois après l'arrivée, et les nouvelles inscriptions par source.

Journées de projet avec pointage sur téléphone

Les journées de projet communautaires et les collectes de fonds demandent une inscription avec une capacité limitée, et un pointage sur téléphone sur site extérieur. La présence alimente automatiquement les heures bénévoles.

Créez une inscription à nos journées de projet communautaires avec des limites de capacité, un écran de pointage sur téléphone pour les coordinateurs le jour même, et une liste de présence qui enregistre automatiquement les heures bénévoles.

Vérifications, enfants et données personnelles

Si certains rôles concernent des enfants ou des adultes vulnérables, enregistrez les vérifications de chaque bénévole et leur date d'expiration, et bloquez ces rôles tant que la vérification n'est pas à jour. Ne stockez que le nécessaire, donnez aux coordinateurs un accès par projet, et vérifiez les règles de protection de l'enfance et de données applicables là où vous opérez. Mythex construit les règles d'accès ; la politique reste de votre responsabilité.

De la conversation de groupe au planning

Commencez par les rôles et les bénévoles, importés depuis votre tableur, puis publiez un mois de créneaux et demandez aux habitués de réserver les leurs. Gardez la conversation de groupe pour les messages conviviaux et déplacez les échanges de créneaux dans l'application. Après un mois, vous aurez les taux de remplissage par jour, ce qui vous indique où recruter.

• Importer les bénévoles et les rôles
• Publier quatre semaines de créneaux
• Analyser le taux de remplissage par jour de semaine après un mois

Une consigne pour commencer

Créez une application pour notre organisation bénévole. Les bénévoles s'inscrivent avec leurs disponibilités par jour et par demi-journée, suivent un module d'accueil, et sont habilités pour des rôles précis. Publiez des créneaux avec un rôle et un effectif que les bénévoles habilités réservent eux-mêmes, avec un bouton de désistement qui prévient le coordinateur. Enregistrez les heures des créneaux effectués et affichez les heures par projet et par mois pour nos rapports de financement.

Questions

Plus de façons de créer avec l'IA

• Une republication ratée ne supprime jamais un backend fonctionnel
• Une page de destination pour chaque type d'entreprise
• Un espace de travail privé et un aperçu en direct pour chaque projet
• Des alertes qui se déclenchent une seule fois, et non une fois par serveur
• Rechargement automatique : gardez votre application en marche quand les crédits sont bas
• Passer à des espaces de travail plus grands sans faire attendre qui que ce soit
• Facturer les bases de données selon leur utilisation réelle
• Créez des applications Mythex avec Claude, Cursor ou Codex
• Repérer les applications qui plantent juste après la publication
• Points de contrôle : annulez toute modification faite par l'agent

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