Escalas de voluntários, inscrições e controle de horas para organizações voluntárias

Com a Mythex, uma organização voluntária cria um site com funções reais e o tempo que exigem, uma escala em que os voluntários assumem os turnos abertos sozinhos, registros de quem está treinado e verificado para cada função, módulos curtos de integração e um painel com as horas dos voluntários para financiadores. Descreva como você administra e publique.

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O que uma organização voluntária precisa de um software

A semana do coordenador é gasta preenchendo lacunas: um turno do banco de alimentos que ninguém pegou, um motorista que desistiu às 7h, um dia de projeto com falta de gente. As escalas ficam em um grupo de mensagens e em uma planilha, os formulários de inscrição caem em uma caixa de entrada que ninguém confere, e o único registro de quem concluiu o treinamento de proteção é uma pasta. Financiadores e conselheiros querem as horas dos voluntários por projeto, algo que ninguém contou no dia. Os próprios voluntários se afastam em silêncio depois de alguns meses. O que ajuda é uma lista de turnos abertos que as pessoas podem assumir, regras sobre quem pode ocupar cada função e um registro de horas que se monta sozinho.

Funções com requisitos: treinamento, verificações, idade mínima
Turnos abertos que os voluntários assumem sozinhos
Número mínimo e máximo de pessoas por turno
Uma forma visível de largar um turno
Horas registradas por voluntário e por projeto
Datas da última atividade para identificar voluntários inativos

Turnos abertos que as pessoas assumem sozinhas

Publique os turnos com duas a quatro semanas de antecedência, com a função necessária e um número mínimo e máximo de pessoas. Os voluntários assumem os que combinam com eles, os habituais mantêm um horário recorrente de terça-feira, e só quem está habilitado para uma função pode assumi-la. Um lembrete é enviado no dia anterior, e um botão de desistência avisa o coordenador, em vez de uma falta silenciosa.

Crie um app de escala de voluntários. Os turnos têm data, horário, função e número mínimo e máximo de voluntários. Os voluntários entram, assumem turnos abertos nas funções para as quais estão habilitados, mantêm turnos semanais recorrentes e largam um turno com um toque, o que envia um e-mail ao coordenador. Mostre aos coordenadores os turnos sem preenchimento das próximas duas semanas.

Quem está habilitado para o quê, e quem sumiu

Cada voluntário passa de contato para integração, depois para ativo, com uma etapa de inativo. Os registros mostram as funções para as quais estão habilitados, as datas de validade das verificações e habilidades como direção, primeiros socorros ou idiomas, que podem ser pesquisadas quando surge uma necessidade específica. Instituições parceiras e grupos de voluntariado corporativo têm seus próprios registros.

Crie um CRM de voluntários com as etapas contato, integração, ativo e inativo. Registre as funções habilitadas de cada voluntário, a validade da verificação de antecedentes, habilidades (direção, primeiros socorros, idiomas) e a data da última atividade, e liste quem ficou inativo por 90 dias. Mantenha grupos de voluntariado corporativo e organizações parceiras como registros separados.

Funções descritas como são de fato

Liste cada função com o que um turno realmente envolve, quanto tempo dura e se exige levantar peso, dirigir ou trabalhar com crianças. Sinalize as funções que precisam de verificação ou treinamento antes de qualquer inscrição, registre a disponibilidade por dia e período na inscrição e coloque a opção de doação ao lado do voluntariado.

Crie um site para a nossa organização voluntária listando cada função com o que um turno envolve, tempo de dedicação, exigências físicas e se é preciso verificação de antecedentes ou treinamento. O formulário de inscrição captura a disponibilidade por dia da semana e por manhã, tarde ou noite. Adicione uma página de doação.

Integração antes do primeiro turno

Módulos curtos com os detalhes práticos primeiro: onde estacionar, a quem se reportar, o que vestir; depois as políticas, com um breve quiz. Concluir um módulo de função, como manipulação de alimentos, libera essa função na escala. Os reforços são reatribuídos em ciclos.

Crie uma plataforma de treinamento de voluntários com uma integração geral (primeiro os detalhes práticos, depois as políticas com um breve quiz) e módulos de função como higiene de alimentos e proteção de pessoas vulneráveis. Concluir um módulo marca o voluntário como habilitado para aquela função, e os reforços são reatribuídos a cada 12 meses.

Horas de voluntários para financiadores

As horas dos voluntários por projeto e mês são o principal número nos relatórios de financiamento. Inclua a taxa de preenchimento por dia da semana, a retenção em três e seis meses e as inscrições por origem.

Crie um painel para a nossa organização voluntária mostrando as horas dos voluntários por projeto e mês, a taxa de preenchimento dos turnos por dia da semana e função, a retenção em 3 e 6 meses após a entrada e as novas inscrições por origem.

Dias de projeto com check-in pelo celular

Dias de projeto comunitário e arrecadações exigem inscrição com limite de vagas, e check-in pelo celular em um local ao ar livre. A presença alimenta automaticamente as horas dos voluntários.

Crie uma inscrição para os nossos dias de projeto comunitário com limites de vagas, uma tela de check-in pelo celular para os coordenadores no dia, e uma lista de presença que registra as horas dos voluntários automaticamente.

Verificações, crianças e dados pessoais

Se alguma função envolver crianças ou adultos vulneráveis, registre quais verificações cada voluntário possui e quando vencem, e bloqueie essas funções até que a verificação esteja em dia. Guarde apenas o que for necessário, dê aos coordenadores acesso por projeto e confira as regras de proteção e de dados onde você atua. A Mythex cria as regras de acesso; decidir a política é com você.

Do grupo de mensagens à escala

Comece com as funções e os voluntários, importados da sua planilha, depois publique um mês de turnos e peça aos habituais que assumam os seus. Mantenha o grupo de mensagens para assuntos sociais e leve as trocas de turno para o app. Depois de um mês, você terá as taxas de preenchimento por dia, o que mostra onde recrutar.

Importar voluntários e funções
Publicar quatro semanas de turnos
Revisar a taxa de preenchimento por dia da semana depois de um mês

Um prompt para começar

Crie um app para a nossa organização voluntária. Os voluntários se inscrevem informando a disponibilidade por dia e período, concluem um módulo de integração e são habilitados para funções específicas. Publique turnos com função e número de vagas, que os voluntários habilitados assumem sozinhos, com um botão para largar o turno que avisa o coordenador. Registre as horas dos turnos frequentados e mostre as horas por projeto e por mês para os nossos relatórios de financiamento.

Perguntas

Os voluntários podem se inscrever nos turnos sozinhos?

Sim. Os voluntários entram e assumem turnos abertos nas funções para as quais estão habilitados, com limites de quantas pessoas cada turno aceita.

Dá para controlar as horas dos voluntários?

Sim. As horas são registradas a partir dos turnos frequentados e dos check-ins, e os voluntários podem exportar as próprias horas como comprovante de serviço.

É grátis para uma instituição de caridade?

O plano Free não exige cartão de crédito e oferece créditos diários, suficientes para criar e publicar uma primeira versão. O Pro custa $25/mês e adiciona um domínio personalizado e mais créditos.

Os voluntários podem usar pelo celular?

Sim. O app funciona no navegador do celular, e no Pro você pode ter apps para Android e iPhone que abrem o seu app publicado.

Preciso programar?

Não. Você descreve o app e o altera conversando.

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