Créer avec l'IA

Plannings de bénévoles, inscriptions et suivi des heures pour les associations

Mythex permet à une association de créer un site qui présente de vrais rôles avec leur engagement en temps, un planning où les bénévoles s'inscrivent eux-mêmes aux créneaux libres, un registre de qui est formé et habilité à quel rôle, de courts modules d'accueil, et un tableau de bord des heures bénévoles pour les financeurs. Décrivez votre fonctionnement et publiez.

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Ce dont une association a besoin dans un logiciel

La semaine du coordinateur se passe à combler les trous : un créneau de banque alimentaire que personne n'a pris, un chauffeur qui se désiste à 7 h, une journée de projet à court de bras. Les plannings vivent dans un groupe de discussion et un tableur, les formulaires d'inscription arrivent dans une boîte de réception que personne ne consulte, et le seul registre de qui a suivi la formation à la protection de l'enfance est un dossier. Les financeurs et les administrateurs veulent les heures bénévoles par projet, que personne n'a comptées sur le moment. Les bénévoles eux-mêmes s'éloignent en silence au bout de quelques mois. Ce qui aide, c'est une liste de créneaux ouverts que les personnes peuvent prendre, des règles sur qui peut tenir quel rôle, et un registre d'heures qui se constitue tout seul.

• Rôles avec prérequis : formation, contrôles, âge minimum
• Créneaux ouverts que les bénévoles prennent eux-mêmes
• Nombre minimum et maximum de personnes par créneau
• Un moyen visible de se désister d'un créneau
• Heures enregistrées par bénévole et par projet
• Dates de dernière activité pour repérer les bénévoles inactifs

Des créneaux ouverts que les personnes prennent elles-mêmes

Publiez les créneaux deux à quatre semaines à l'avance avec le rôle nécessaire et un nombre minimum et maximum de personnes. Les bénévoles prennent ce qui leur convient, les habitués gardent un créneau récurrent du mardi, et seules les personnes habilitées pour un rôle peuvent le prendre. Un rappel part la veille, et un bouton de désistement prévient le coordinateur au lieu d'une absence silencieuse.

Crée une application de planning pour bénévoles. Les créneaux ont une date, une heure, un rôle et un nombre minimum et maximum de bénévoles. Les bénévoles se connectent, prennent les créneaux ouverts pour les rôles pour lesquels ils sont habilités, réservent des créneaux hebdomadaires récurrents et se désistent d'un créneau en un clic, ce qui envoie un e-mail au coordinateur. Montre aux coordinateurs les créneaux non pourvus des deux prochaines semaines.

Qui est habilité pour quoi, et qui s'est éloigné

Chaque bénévole passe de la demande à l'accueil, puis à l'actif, avec une étape « inactif ». Les fiches indiquent les rôles pour lesquels il est habilité, les dates d'expiration des contrôles, et des compétences comme la conduite, les premiers secours ou les langues, qu'on peut rechercher quand un besoin précis se présente. Les associations partenaires et les groupes de bénévolat d'entreprise ont leurs propres fiches.

Crée un CRM pour bénévoles avec les étapes demande, accueil, actif et inactif. Enregistre les rôles habilités de chaque bénévole, la date d'expiration du contrôle d'honorabilité, ses compétences (conduite, premiers secours, langues) et sa date de dernière activité, et liste les personnes inactives depuis 90 jours. Garde les groupes de bénévolat d'entreprise et les organisations partenaires comme fiches distinctes.

Des rôles décrits tels qu'ils sont vraiment

Présentez chaque rôle avec ce que comprend réellement un créneau, sa durée, et s'il implique de porter des charges, de conduire ou de travailler avec des enfants. Signalez les rôles qui exigent un contrôle ou une formation avant toute candidature, recueillez les disponibilités par jour et par demi-journée lors de l'inscription, et placez l'option de don à côté du bénévolat.

Crée un site pour notre association de bénévoles présentant chaque rôle avec ce que comprend un créneau, l'engagement en temps, les contraintes physiques et la nécessité d'un contrôle d'honorabilité ou d'une formation. Le formulaire d'inscription recueille les disponibilités par jour de la semaine et par matin, après-midi ou soir. Ajoute une page de don.

Accueil avant le premier créneau

De courts modules, avec d'abord les informations pratiques : où se garer, à qui rendre compte, quoi porter, puis les règles avec un petit quiz. Terminer un module de rôle, comme l'hygiène alimentaire, habilite la personne à ce rôle dans le planning. Les piqûres de rappel sont réattribuées selon un cycle.

Crée une plateforme de formation pour bénévoles avec un accueil général (d'abord les informations pratiques, puis les règles avec un petit quiz) et des modules de rôle comme l'hygiène alimentaire et la protection de l'enfance. Terminer un module habilite le bénévole pour ce rôle, et les piqûres de rappel sont réattribuées tous les 12 mois.

Heures bénévoles pour les financeurs

Les heures bénévoles par projet et par mois sont le chiffre phare des rapports de financement. Ajoutez le taux de remplissage par jour de la semaine, la fidélisation à trois et six mois, et les inscriptions par source.

Crée un tableau de bord pour notre association de bénévoles affichant les heures bénévoles par projet et par mois, le taux de remplissage des créneaux par jour de la semaine et par rôle, la fidélisation 3 et 6 mois après l'arrivée, et les nouvelles inscriptions par source.

Journées de projet avec pointage sur téléphone

Les journées de projet communautaires et les collectes de fonds exigent une inscription avec une capacité limite, et un pointage sur téléphone sur un site en extérieur. Les présences alimentent automatiquement les heures bénévoles.

Crée une inscription aux événements pour nos journées de projet communautaires avec des limites de capacité, un écran de pointage sur téléphone pour les coordinateurs le jour même, et un suivi des présences qui enregistre automatiquement les heures bénévoles.

Contrôles, enfants et données personnelles

Si certains rôles concernent des enfants ou des adultes vulnérables, enregistrez les contrôles que chaque bénévole a obtenus et leurs dates d'expiration, et bloquez ces rôles tant que le contrôle n'est pas à jour. Ne conservez que ce dont vous avez besoin, donnez aux coordinateurs un accès par projet, et vérifiez les règles de protection de l'enfance et des données dans votre pays. Mythex construit les règles d'accès ; la politique reste à votre charge.

Du groupe de discussion au planning

Commencez par les rôles et les bénévoles, importés depuis votre tableur, puis publiez un mois de créneaux et demandez aux habitués de prendre les leurs. Gardez le groupe de discussion pour les messages sociaux et déplacez les échanges de créneaux dans l'application. Au bout d'un mois, vous disposerez des taux de remplissage par jour, ce qui indique où recruter.

• Importer les bénévoles et les rôles
• Publier quatre semaines de créneaux
• Analyser le taux de remplissage par jour après un mois

Un prompt pour démarrer

Crée une application pour notre association de bénévoles. Les bénévoles s'inscrivent en indiquant leurs disponibilités par jour et par demi-journée, suivent un module d'accueil et sont habilités pour des rôles précis. Publie des créneaux avec un rôle et un nombre de bénévoles, que les bénévoles habilités prennent eux-mêmes, avec un bouton de désistement qui prévient le coordinateur. Enregistre les heures des créneaux effectués et affiche les heures par projet et par mois pour nos rapports de financement.

Questions

Autres façons de créer avec l'IA

• Une republication ratée ne supprime jamais un backend qui fonctionne
• Une page d'accueil pour chaque type d'entreprise
• Un espace de travail privé et un aperçu en direct pour chaque projet
• Des alertes qui ne se déclenchent qu'une fois, et non une fois par serveur
• Rechargement automatique : gardez votre application publiée en marche quand les crédits baissent
• Passer à des espaces de travail plus grands sans faire attendre personne
• Facturer les bases de données selon ce qu'elles utilisent réellement
• Construire des applications Mythex avec Claude, Cursor ou Codex
• Détecter les applications qui plantent juste après la publication
• Checkpoints : annuler toute modification de l'agent

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