Графіки волонтерів, реєстрація і облік годин для громадських організацій

Mythex дозволяє громадській організації створити сайт зі справжніми ролями та їхнім часовим внеском, графік, де волонтери самі обирають вільні зміни, облік того, хто навчений і перевірений на яку роль, короткі модулі онбордингу та панель годин волонтерів для донорів. Опишіть, як ви працюєте, і опублікуйте.

Почніть створювати безкоштовно

Чого громадській організації потрібно від софту

Тиждень координатора минає на заповнення прогалин: зміна у продуктовому банку, на яку ніхто не записався, водій, який відмовився о сьомій ранку, проєктний день без рук. Графіки ведуться в груповому чаті та таблиці, заявки потрапляють у скриньку, яку ніхто не перевіряє, а єдиний запис про те, хто пройшов навчання з безпеки, лежить у папці. Донори та наглядова рада хочуть знати години волонтерів за проєктами, яких ніхто не порахував на місці. Самі волонтери тихо зникають через кілька місяців. Допомагає список вільних змін, на які люди можуть записатися самі, правила щодо того, хто може займати яку роль, і облік годин, який веде себе сам.

Ролі з вимогами: навчання, перевірки, мінімальний вік
Відкриті зміни, на які волонтери записуються самі
Мінімальна і максимальна кількість людей на зміну
Видима можливість відмовитися від зміни
Години, записані для кожного волонтера і проєкту
Дати останньої активності, щоб помітити тих, хто зник

Відкриті зміни, на які люди записуються самі

Публікуйте зміни за два-чотири тижні наперед із роллю, яка потрібна, і мінімальною та максимальною кількістю людей. Волонтери обирають, що їм підходить, постійні учасники тримають регулярний слот по вівторках, а записатися на роль можуть лише ті, кого до неї допущено. Нагадування надходить за день до зміни, а кнопка відмови сповіщає координатора замість мовчазної неявки.

Створіть застосунок для графіка волонтерів. Зміни мають дату, час, роль і мінімальну та максимальну кількість волонтерів. Волонтери входять, записуються на відкриті зміни для ролей, до яких їх допущено, мають регулярні щотижневі зміни і відмовляються від зміни одним дотиком, що надсилає координатору лист. Показуйте координаторам незаповнені зміни на наступні два тижні.

Хто допущений до чого і хто зник

Кожен волонтер переходить від заявки до онбордингу та до активного стану, а також має етап «неактивний». Записи показують ролі, до яких його допущено, строки дії перевірок і навички, як-от водіння, перша допомога або мови, за якими можна шукати, коли виникає конкретна потреба. Партнерські благодійні фонди та корпоративні групи ведуться окремо.

Створіть CRM для волонтерів з етапами: заявка, онбординг, активний і неактивний. Записуйте, до яких ролей допущений кожен волонтер, строк дії перевірки на судимість, навички (водіння, перша допомога, мови) і дату останньої активності, та показуйте всіх, хто неактивний 90 днів. Групи корпоративного волонтерства і партнерські організації ведіть окремо.

Ролі, описані такими, якими вони є насправді

Для кожної ролі вкажіть, що насправді входить до зміни, скільки вона триває і чи є підйом ваг, водіння або робота з дітьми. Позначайте ролі, для яких потрібна перевірка або навчання до подання заявки, збирайте доступність за днями та частинами дня під час реєстрації і розмістіть кнопку пожертви поруч із записом у волонтери.

Створіть сайт для нашої громадської організації зі списком кожної ролі, у якому вказано, що входить до зміни, тривалість, фізичні навантаження і чи потрібна перевірка або навчання. Форма реєстрації збирає доступність за днем тижня і ранок, день або вечір. Додайте сторінку пожертв.

Онбординг до першої зміни

Короткі модулі, спочатку практичні деталі: де паркуватися, кому звітувати, що одягати, а потім політики з коротким тестом. Завершення модуля для ролі, як-от гігієна харчових продуктів, відкриває цю роль у графіку. Повторні курси призначаються за циклом.

Створіть платформу навчання волонтерів із загальним онбордингом (спочатку практичні деталі, потім політики з коротким тестом) і модулями для ролей, як-от гігієна харчування і безпека дітей. Завершення модуля позначає волонтера допущеним до цієї ролі, а повторні курси призначаються кожні 12 місяців.

Години волонтерів для донорів

Години волонтерів за проєктами і місяцями — головна цифра для звітів для фондів. Додайте заповнюваність змін за днями тижня, утримання волонтерів через три і шість місяців та реєстрації за джерелами.

Створіть дашборд для нашої громадської організації, який показує години волонтерів за проєктами і місяцями, заповнюваність змін за днем тижня і роллю, утримання через 3 і 6 місяців після приєднання та нові реєстрації за джерелами.

Проєктні дні з реєстрацією на телефоні

Громадські проєктні дні та збори потребують реєстрації з обмеженням місць і реєстрації відвідувачів на телефоні на відкритому майданчику. Відвідуваність автоматично йде в години волонтерів.

Створіть реєстрацію на наші громадські проєктні дні з лімітом місць, екраном реєстрації на телефоні для координаторів у день заходу та обліком відвідуваності, який автоматично записує години волонтерів.

Перевірки, діти та персональні дані

Якщо якісь ролі стосуються дітей або вразливих дорослих, записуйте, які перевірки має кожен волонтер і коли вони спливають, і блокуйте такі ролі, поки перевірка не актуальна. Зберігайте лише потрібне, давайте координаторам доступ за проєктами і перевіряйте правила щодо безпеки та персональних даних там, де ви працюєте. Mythex налаштовує правила доступу; політику визначаєте ви.

Від групового чату до графіка

Почніть з ролей і волонтерів, імпортованих із таблиці, потім опублікуйте один місяць змін і попросіть постійних учасників записатися. Залиште груповий чат для соціальних повідомлень, а обміни змінами перенесіть у застосунок. Через місяць у вас буде заповнюваність за днями, яка покаже, де потрібно набирати людей.

Імпорт волонтерів і ролей
Публікація чотирьох тижнів змін
Перегляд заповнюваності за днями тижня через місяць

Запит, з якого можна почати

Створіть застосунок для нашої громадської організації. Волонтери реєструються з доступністю за днями та частинами дня, проходять модуль онбордингу і допускаються до конкретних ролей. Публікуйте зміни з роллю та кількістю людей, на які допущені волонтери записуються самі, з кнопкою відмови, яка сповіщає координатора. Записуйте години за відвіданими змінами і показуйте години за проєктами та місяцями для наших звітів для фондів.

Запитання

Чи можуть волонтери самі записуватися на зміни?

Так. Волонтери входять і записуються на відкриті зміни для ролей, до яких їх допущено, з обмеженням кількості людей на кожну зміну.

Чи може це вести облік годин волонтерів?

Так. Години записуються за відвіданими змінами та реєстраціями, а волонтери можуть експортувати власні години як підтвердження служби.

Чи безкоштовно для благодійного фонду?

Безкоштовний тариф не потребує картки і дає щоденні кредити, достатні, щоб створити та опублікувати першу версію. Pro коштує $25 на місяць і додає власний домен та більше кредитів.

Чи можуть волонтери користуватися на телефонах?

Так. Застосунок працює у браузері телефону, а на Pro можна отримати застосунки для Android та iPhone, які відкривають ваш опублікований застосунок.

Чи потрібно вміти програмувати?

Ні. Ви описуєте застосунок і змінюєте його в чаті.

Інші способи створювати з ШІ

Mythex · Pricing · Створюйте що завгодно з ШІ · Шаблони сайтів і застосунків · Порівняння Mythex · Глосарій створення застосунків за допомогою ШІ · Безкоштовні інструменти для створення застосунків за допомогою ШІ · English