義工更表、報名及時數記錄，適用於義務機構

Mythex 讓義務機構建立列出真實職位及所需時間承擔的網站、義工自行認領空缺班次的更表、記錄哪些義工已受訓及獲批准擔任哪些職位的紀錄、簡短的入職培訓模組，以及供資助者查閱的義工時數儀表板。描述你的運作方式，然後發布。

義務機構需要什麼樣的軟件

統籌員的一週，大多花在填補空缺上：食物銀行一個沒人認領的班次、一位早上七時才臨時缺席的司機，或是一天的活動人手不足。更表記在群組聊天及試算表內，報名表則寄到沒人查看的收件箱，而誰完成了保障培訓，唯一的記錄只是一個資料夾。資助者及信託人需要按項目列出的義工時數，但這些時數在當天無人計算。義工也常在數個月後悄然離開。最有幫助的，是一份可供認領的空缺班次名單、規定誰可以擔任哪些職位的規則，以及一份會自動累積的時數紀錄。

附要求的職位：培訓、審核、最低年齡
義工自行認領的空缺班次
每個班次的最少及最多人數
清楚可見的放棄班次方式
按義工及項目記錄時數
最後活躍日期，用以識別已停止參與的義工

義工自行認領的空缺班次

提前兩至四週公布班次，附上所需職位及最少與最多人數。義工認領適合自己的班次，固定的義工可以長期佔用每週二的時段，而只有獲批准擔任某職位的人才可以認領該職位。班次前一天會發出提醒，放棄班次的按鈕會通知統籌員，而不會變成無聲的缺席。

建立義工更表應用程式。班次包括日期、時間、職位以及最少和最多義工人數。義工登入後可認領獲批准擔任職位的空缺班次，可固定認領每週的定期班次，並可一鍵放棄班次，同時向統籌員發出電郵。統籌員可查看未來兩週的空缺班次。

誰獲批准擔任什麼職位，誰已停止參與

每位義工會由查詢、入職培訓，進展至活躍，並設有已停止參與的階段。紀錄會顯示獲批准的職位、審核有效期，以及駕駛、急救或語言等技能，以便在出現特定需要時搜尋。合作慈善機構及企業義工團體則有各自的紀錄。

建立義工客戶管理系統，階段包括查詢、入職培訓、活躍及已停止參與。記錄每位義工獲批准的職位、背景審核到期日、技能（駕駛、急救、語言）及最後活躍日期，並列出 90 天內沒有活動的人。企業義工團體及合作機構須另設獨立紀錄。

如實描述每個職位

列出每個職位實際涉及的工作、所需時長，以及是否需要搬運、駕駛或與兒童一起工作。在任何人申請前，標示需要審核或培訓的職位；報名時按星期及早、午、晚時段收集可用時間；並在義工服務旁提供捐款選項。

為我們的義務機構建立網站，列出每個職位的實際工作內容、時間承擔、體力要求，以及是否需要背景審核或培訓。報名表按星期及上午、下午、晚上收集可用時間。另加捐款頁面。

第一班之前先完成入職培訓

短小的模組先講解實際資訊，例如停車位置、向誰匯報、穿著要求，然後才是政策，最後附上簡短測驗。完成某個職位的模組（例如食物處理），便會在更表上解鎖該職位。複修培訓會按週期重新派發。

建立義工培訓平台，包括一般入職培訓（先講實際資訊，再講政策，並附簡短測驗）及食物衞生、保障等職位模組。完成模組後，義工即獲批准擔任該職位，複修培訓每 12 個月重新派發。

供資助者查閱的義工時數

按項目及月份列出的義工時數，是資助報告的核心數字。另可加入按星期及職位統計的班次填補率、加入後三個月及六個月的留任率，以及按來源劃分的新報名數目。

為我們的義務機構建立儀表板，顯示按項目及月份劃分的義工時數、按星期及職位統計的班次填補率、加入後 3 個月及 6 個月的留任率，以及按來源劃分的新報名數目。

附電話簽到的項目日

社區項目日及籌款活動需要有人數上限的報名，並且要能在戶外場地以電話簽到。出席記錄會自動計入義工時數。

為我們的社區項目日建立活動報名功能，設有人數上限、供統籌員於當日使用的電話簽到畫面，並自動記錄出席者的義工時數。

審核、兒童及個人資料

若任何職位涉及兒童或易受傷害的成年人，須記錄每位義工已完成哪些審核及其到期日，並在審核失效前阻止他們擔任該等職位。只儲存所需資料，按項目授予統籌員存取權，並在你營運的地區檢查保障及資料規則。Mythex 負責建立存取規則；制定政策則由你決定。

由群組聊天過渡到更表

先從你的試算表匯入義工及職位開始，然後公布一個月的班次，並請固定義工認領其班次。群組聊天保留作社交訊息之用，班次調換則移到應用程式內處理。一個月後，你便會掌握按星期劃分的填補率，從而知道應在哪裏招募。

匯入義工及職位
公布四週的班次
一個月後，按星期檢視填補率

一個可以用作起點嘅提示

為我們的義務機構建立應用程式。義工註冊時提供按星期及時段劃分的可用時間，完成入職培訓模組，並獲批准擔任特定職位。統籌員公布附職位及人數的班次，由獲批准的義工自行認領；設有一鍵放棄班次按鈕，並會通知統籌員。出席班次的時數會被記錄，並按項目及月份顯示，以供資助報告使用。

常見問題

義工可以自行報名班次嗎？

可以。義工登入後，可以認領獲批准擔任職位的空缺班次，每個班次可限制接納的人數。

它可以記錄義工時數嗎？

可以。時數會按出席班次及簽到記錄，義工亦可匯出自己的時數，作為服務證明。

慈善機構使用免費嗎？

免費方案無需信用卡，並提供每日點數，足夠建立及發布第一個版本。Pro 方案每月 $25，另加自訂網域及更多點數。

義工可以用手機使用嗎？

可以。應用程式可在手機瀏覽器中使用；Pro 方案另可提供 Android 及 iPhone 應用程式，開啟你已發布的應用程式。

我需要編寫程式碼嗎？

不需要。你只需描述應用程式，然後透過對話修改。